Обязательные кадровые документы

для ООО и ИП

Список обязательных кадровых документов короче, чем принято думать, но каждый пункт в нём проверяется инспекцией и стоит денег при отсутствии. Мы ведём кадровый учёт с 2014 года и в кадровых аудитах у заказчиков чаще всего не находим двух вещей: положения о персональных данных и внятных правил внутреннего трудового распорядка.

Что обязательно для всех работодателей

Трудовые договоры с каждым сотрудником. По статье 57 ТК РФ в договоре обязательно указываются место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты с конкретной суммой, режим работы, если он отличается от общего, и условия труда на рабочем месте.

Приказы о приёме, переводах и увольнении. Приказ о приёме издаётся на основании договора и объявляется работнику под роспись в трёхдневный срок с начала работы, это статья 68 ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Обязательны для организаций, и знакомить с ними нужно под роспись до подписания трудового договора. Там же задаются конкретные даты выплаты зарплаты.

Штатное расписание. Прямого требования в кодексе нет, но оно упоминается в статье 57 и в подзаконных актах, и без него инспекция не сможет проверить обоснованность окладов. Мы советуем вести его всем, включая ИП с двумя сотрудниками.

График отпусков. Утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года и обязателен и для работодателя, и для работника.

Табель учёта рабочего времени. Без него невозможно доказать, сколько человек отработал, а значит, и правильность расчёта зарплаты.

Документы по персональным данным. Положение об обработке и согласия сотрудников нужны по главе 14 ТК РФ и 152-ФЗ, и это самая частая дыра в небольших компаниях.

Что нужно не всем

А дальше начинается зона, где решает специфика компании, и тут мы обычно спорим с заказчиками дольше всего.

Положение об оплате труда обязательно, если система оплаты сложнее оклада. Когда есть премии, доплаты за совмещение или процент от результата, правила их начисления должны быть описаны, иначе спорить с работником будет не о чем.

Должностные инструкции закон напрямую не требует. Но когда трудовая функция в договоре описана одной строкой, инструкция становится единственным документом, который объясняет, за что человек отвечает.

Документы по воинскому учёту нужны каждой организации, где работают военнообязанные. Это отдельный пласт: приказ о назначении ответственного, план работы, карточки по форме 10, журнал проверок.

Личные карточки формы Т-2 с 2021 года обязательными не являются, хотя многие компании продолжают их вести по привычке.

Сведения о трудовой деятельности

Бумажные трудовые книжки остались только у тех, кто выбрал их до 2021 года. На всех остальных работодатель ведёт сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ и передаёт их в Социальный фонд подразделом 1.1 формы ЕФС-1.

Срок жёсткий: при приёме и увольнении отчёт подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. При переводе или выборе формата книжки срок другой, ежемесячный, и это различие путают чаще всего.

По запросу работника выдаётся форма СТД-Р со сведениями о работе именно в вашей компании, на бумаге или электронно с подписью.

Сколько хранить

Нам этот вопрос задают каждый раз, когда в офисе заканчивается место под папки.

Сроки хранения задаёт перечень Росархива. Трудовые договоры, личные дела и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним начато после 2003 года, и 75 лет для более ранних. Табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, а при вредных условиях труда — 50.

И уничтожать документы по истечении срока нужно актом, а не просто выбрасывать папки.

Что бывает за отсутствие

Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ стоит организации от 30 000 до 50 000 ₽, должностному лицу от 1 000 до 5 000 ₽. Повторное нарушение по части 2 — от 50 000 до 70 000 ₽ для юрлица и дисквалификация руководителя на срок от 1 года до 3 лет.

Ненадлежащее оформление трудового договора выделено в часть 4 и обходится организации в 50 000–100 000 ₽. А за нарушения по воинскому учёту статьи 21.1 и 21.2 КоАП РФ дают штраф на юридическое лицо от 350 000 до 400 000 ₽ и на должностное лицо от 40 000 до 50 000 ₽.

С чего начать, если документов нет

Начните с людей, а не с папок. Сверьте список фактически работающих сотрудников с подписанными договорами и приказами: в небольших компаниях расхождение находится почти всегда.

Дальше восстанавливается базовый набор — правила распорядка, штатное расписание, график отпусков, положение о персональных данных. Потом закрываются сведения в Социальный фонд за прошлые периоды, если они не сдавались.

Такой разбор мы делаем кадровым аудитом и дальше либо передаём вам список правок, либо восстанавливаем документы сами и ведём учёт дальше. Стоимость зависит от числа сотрудников и состояния документов, и называем мы её после осмотра.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.