Обязательные кадровые документы

для ООО и ИП

Кадровое делопроизводство — одна из тех областей, в которых незнание закона не освобождает от ответственности. Государственная инспекция труда проводит проверки как планово, так и по жалобам сотрудников, и отсутствие даже одного обязательного документа может повлечь штраф. При этом многие руководители небольших компаний искренне убеждены, что кадровая документация — это удел крупного бизнеса с многочисленным персоналом. На практике же обязанность вести определённый набор документов возникает с момента найма первого сотрудника — вне зависимости от организационно-правовой формы и масштаба бизнеса.

Чем отличаются требования к ООО и ИП

Прежде чем переходить к конкретному перечню документов, важно обозначить принципиальное различие между обществом с ограниченной ответственностью и индивидуальным предпринимателем в части кадровых обязательств.

ООО является юридическим лицом и обязано вести полноценный кадровый учёт в соответствии с Трудовым кодексом и подзаконными актами. Руководитель ООО, будучи работником собственной компании, также оформляется по всем правилам и является полноценным субъектом трудовых отношений.

Индивидуальный предприниматель, не имеющий наёмных работников, от кадровой документации освобождён полностью. Однако с момента найма первого сотрудника он приобретает статус работодателя и обязан соблюдать большинство требований трудового законодательства наравне с юридическими лицами. Единственное существенное исключение: микропредприятия с численностью до пятнадцати человек и годовым доходом до 120 миллионов рублей вправе отказаться от локальных нормативных актов, заменив их типовым трудовым договором по форме, утверждённой Правительством РФ.

Основные кадровые документы: что должно быть в каждой компании

1. Трудовой договор — фундаментальный документ, без которого никакие трудовые отношения не могут считаться оформленными надлежащим образом. Он заключается в письменной форме в двух экземплярах до начала работы сотрудника или не позднее трёх рабочих дней с момента фактического допуска к работе. В договоре в обязательном порядке указываются место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, а также гарантии и компенсации за работу в особых условиях при их наличии. Отсутствие письменного трудового договора является одним из наиболее часто выявляемых нарушений при проверках и влечёт административную ответственность как для ООО, так и для ИП.

2. Приказ о приёме на работу издаётся на основании заключённого трудового договора и фиксирует факт возникновения трудовых отношений во внутреннем документообороте компании. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в течение трёх дней с момента его подписания.

3. Трудовая книжка ведётся на каждого сотрудника, проработавшего в компании свыше пяти дней, если эта работа является для него основной. В 2020 году в России введены электронные трудовые книжки, и работники, впервые вступающие в трудовые отношения с 2021 года, ведут исключительно электронный формат. Для сотрудников, начавших карьеру ранее, выбор между бумажным и электронным форматом остаётся за работником. Работодатель обязан своевременно вносить сведения в выбранный формат и подавать их в Социальный фонд России.

4. Личная карточка сотрудника исторически являлась обязательным документом, однако с 2013 года унифицированная форма Т-2 перестала быть обязательной. Тем не менее большинство специалистов рекомендуют её вести: она систематизирует персональные данные сотрудника и существенно упрощает работу при проверках и запросах.

5. Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, который регулирует порядок приёма и увольнения, основные права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и дисциплинарной ответственности. Этот документ обязателен для всех работодателей, кроме микропредприятий, перешедших на типовой трудовой договор. Сотрудник должен быть ознакомлен с правилами до подписания трудового договора.

6. Штатное расписание фиксирует структуру компании, перечень должностей и соответствующие им оклады. Оно не является строго обязательным с точки зрения буквы закона, однако на практике его отсутствие создаёт сложности при проверках, поскольку именно штатное расписание подтверждает обоснованность размеров оплаты труда.

7. Табель учёта рабочего времени — документ, без которого невозможно корректно начислить заработную плату. Он фиксирует фактически отработанное каждым сотрудником время и является первичным документом для расчётного отдела. Его отсутствие автоматически ставит под сомнение правильность начисления зарплаты и уплаты страховых взносов.

Документы по охране труда и персональным данным

Отдельную группу составляют документы в области охраны труда. С 2022 года требования в этой сфере существенно обновились. Каждый работодатель обязан иметь политику в области охраны труда, программу вводного инструктажа, журнал регистрации инструктажей и документы о проведении специальной оценки условий труда. Для компаний с численностью свыше пятидесяти человек обязательно наличие специалиста по охране труда или договора со сторонней организацией, имеющей соответствующую аккредитацию.

Политика обработки персональных данных и согласие сотрудников на обработку их персональных данных стали обязательными после ужесточения требований Федерального закона № 152-ФЗ. Без этих документов любые действия работодателя с персональными данными сотрудников — даже хранение копий паспортов — являются нарушением законодательства.

Здесь особенно важно понимать, что качественное ведение кадрового учёта — это не просто хранение папок с бумагами, а выстроенная система, в которой каждый документ создаётся своевременно, хранится в установленном порядке и актуализируется при изменении условий труда или законодательных требований. Компании, которые относятся к этому системно, проходят проверки без замечаний и избегают конфликтных ситуаций с сотрудниками.

Документы при увольнении

Процедура расставания с сотрудником также требует строгого документального оформления. Основанием для прекращения трудовых отношений служит приказ об увольнении, с которым работник знакомится под подпись. В последний рабочий день сотруднику выдаётся трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности в электронном формате, а также справка о сумме заработка за два последних календарных года — она необходима для расчёта пособий по временной нетрудоспособности у нового работодателя.

Сроки хранения кадровых документов

Законодательство устанавливает дифференцированные сроки хранения для различных категорий кадровых документов. Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки сотрудников хранятся в течение пятидесяти лет для документов, созданных после 2003 года, и семидесяти пяти лет — для более ранних. Документы по охране труда, табели учёта рабочего времени и расчётные ведомости хранятся от пяти до пятидесяти лет в зависимости от вида документа и условий труда. Нарушение сроков хранения является самостоятельным составом административного правонарушения.

Кадровая документация — это не бюрократическая нагрузка, а инструмент защиты интересов как работодателя, так и сотрудника. Компания с грамотно выстроенным документооборотом защищена от трудовых споров, успешно проходит проверки и демонстрирует контрагентам и партнёрам признаки зрелого и ответственного бизнеса.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.