Учет кассовых операций

Учет кассовых операций — важный элемент работы любой компании. В статье мы расскажем, что такое кассовые операции, как организовать их учет в коммерческой организации, какие существуют правила работы в этой сфере.

Учет кассовых операций и денежных документов — это прием и выдача денежных средств, в том числе и пересчет. Это определение прямо указано в нормативно-правовых актах.

При организации учета кассовых операций необходимо знать, что они делятся на две большие группы:

• поступление наличных денежных средств;
• выдача наличных.

К операциям, связанным с поступлением денег, относятся:

• выручка и предоплаты (авансы) по реализации;
• оприходование наличных, полученных из банков;
• возврат займов, процентов по ним, а также излишне выданных средств;
• возвраты от поставщиков;
• поступления в счет вклада в уставный капитал;
• поступления от подразделений организации.

Учет кассовых операций в бухгалтерском учете определяет следующие случаи выдачи средств:

• сдача наличных на расчетный счет в банке;
• выплата заработной платы;
• выдача под авансовый отчет;
• расчеты с поставщиками;
• выдача займов;
• выдача наличных средств в кассы подразделений организации.

Организация бухгалтерского учета кассовых операций подразумевает кассовую дисциплину. Это требование со стороны законодательства для юридических лиц и ИП по ведению наличных расчетов.

Нормативно-правовой акт, устанавливающий:

• правила ведения кассовых операций - Указание Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У;
• правила расчетов наличными - Указание Банка РФ от 09.12.2019 N 5348-У.

Базовый набор правил следующий:

• Наличные денежные средства должны расходоваться на определенные цели.
• Важно соблюдать лимиты взаиморасчетов с контрагентами и лимит остатка денежных средств в кассе.
• Денежные средства, которые поступили в кассу, должны быть своевременно оприходованы.
• Для работы с кассой можно составить локальный нормативный акт: в нем будет указан регламент, регулирующий оформление документов учета кассовых операций.
• Для проведения кассовых операций нужно назначить кассира из штата работников компании. Специалист должен быть ознакомлен со своими правами и обязанностями, иметь печать и штамп. У него также должны быть образцы подписей лиц, у которых есть право подписывать кассовые документы.
• Необходимо определить место для хранения денег (место расположения кассы) и способы, при помощи которых обеспечивается сохранность денег.
• Нужно установить лимит остатка денег в кассе — эта информация должна быть документально зафиксирована.

Остановимся подробнее на некоторых моментах.

Порядок учета кассовых операций в организации определяет место хранения свободных денег в банке. В кассе есть только лишь наличные в пределах лимита, который установлен локальным нормативным актом. При превышении лимита наличные нужно передать в банк.

В дни зарплат, авансов, прочих выплат, в праздничные и выходные дни превышать кассовый лимит можно. Если у организации есть обособленные подразделения, которые самостоятельно сдают деньги в банк, то для них тоже нужно установить лимит.

Необходимо знать, что ИП и малым предприятиям разрешено не устанавливать лимит на остаток наличных средств в кассе.

Операции с наличными проводит кассир или любой другой работник, назначенный руководителем на основании соответствующего распоряжения. В нем необходимо указать:

• данные специалиста;
• название должности;
• сотрудника, который контролирует качество исполнения порядка ведения операций.

Если в компании работает сразу несколько кассиров, то нужно назначить одного из них старшим.

Ведением кассовых операций может и вовсе заниматься руководитель или ИП — в случае, если бизнес небольшой, но необходимо закрепить данное условие локальном нормативном акте.

Контролировать оборот наличных нужно, особенно, если он большой. Он позволяет организации и предпринимателю обладать информацией о том, сколько денег есть в наличии, как они передвигаются согласно документам.

Соблюдение требований к кассовой дисциплине и качество оформления документов проверяет налоговая инспекция. Если документации нет или она ведется неправильно, то следует штраф.

Важно обеспечить документальное подтверждение всех наличных денежных средств. Для этого используются три основных документа:

• приходный кассовый ордер — он составляется при поступлении денег в кассу;
• расходный кассовый ордер — он составляется при выдаче денег из кассы;
• кассовая книга — в ней отражаются записи по всем приходным и расходным кассовым ордерам.

ПКО, РКО и кассовая книга относятся к документам, для которых обязательны к применению только унифицированные формы. Вносить изменения в них нельзя.

Другие первичные документы по кассе могут создаваться как по унифицированным формам, так и по формам, разработанным самостоятельно.

ИП, ведущие налоговый учет в соответствии с правилами ведения учета доходов и расходов по своей предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформлять.

За ведение учета кассовых операций отвечает назначенный работник. Он наделен определенными полномочиями, у него есть печать, которую он проставляет на соответствующих документах для подтверждения выполнения операции.

Рассмотрим особенности учета каждой из кассовых операций.

Наличные средства принимает ответственный работник. Как было сказано выше, их прием осуществляется по приходному кассовому ордеру. Сотрудник должен проверить:

• наличие всех подписей на документах;
• совпадает ли сумма наличных средств с суммой, которая указана в ордере;
• есть ли все подтверждающие документы, указанные в приходном кассовом ордере.

Если вся информация сходится и нет никаких ошибок, то ответственное лицо подписывает приходный-кассовый ордер, ставит печать на квитанции и предоставляет ее лицу, внесшему наличные средства. Вносить исправления в ПКО нельзя.

Кассир должен оценить состояние купюр: есть ли на них повреждения, насколько они значительны, настоящие ли деньги. Если купюры испорчены более чем на 60%, то принимать их нельзя — ни один банк их впоследствии не обменяет по номиналу.

Требования к учету и порядку ведения кассовых операций по выдаче средств строже. Специалист должен внимательно проследить, чтобы на банкнотах не было:

• загрязнений, в результате которых купюра ухудшилась на 8% и более;
• различных посторонних отметок, рисунков, надписей;
• оборванных краев более чем на 7 миллиметров;
• сквозных разрывов купюры более чем на 4 миллиметра;
• склеенных частей;
• потертостей, сильно испортивших краску.

Если такие купюры обнаружены, то они в обязательном порядке передаются в банк.

Каждый случай выдачи наличных из кассы сопровождается заполнением расходного кассового ордера. Порядок действий следующий:

• Сначала кассир идентифицирует личность — для этого нужен паспорт или другой документ, подтверждающий личность.
• После этого кассир проверяет расходный кассовый ордер на наличие всех подписей, соответствие сумм денег с указанной в документе.
• Специалист пересчитывает деньги в присутствии получателя, предоставляет ему возможность подписать РКО, выдает средства и ставит свою подпись.

РКО, как и ПКО, хранятся по правилам, которые установлены в организации. Эту документацию разрешено утилизировать в течение пяти лет.

Ведение учета кассовых операций подразумевает контроль над выдачей подотчетных средств. Они выдаются работникам компании на основании какого-либо распорядительного документа. Он может быть составлен в произвольной форме на одного или нескольких сотрудников.

Документ должен содержать информацию о:

• запрашиваемой сумме;
• цели, на которую предоставляются деньги;
• сроке, в течение которого они будут использоваться.

В документе должны быть подписи руководства.

После того как период использования денежных средств закончится, сотрудник компании должен подать авансовый отчет. Сроки его предоставления определяются руководством компании. Исключение составляют командировочные отчеты — они подаются в первые три дня после возвращения работника.

Для учета кассовых операций на предприятии важно вести кассовую книгу. Исключение составляют только лишь предприниматели — законодательство разрешает им обходиться без нее.

В книгу вносится любая операция, которая связана с передвижением средств в кассе. В конце смены обязательно выполняется проверка, во время которой реальная сумма наличных сравнивается с указанной в документации. Сначала проверку выполняет кассир, после него — главный бухгалтер. Затем они оставляют свои подписи в книге.

Ведение учета кассовых операций предполагает определение руководителем организации правил хранения денежных средств. Для этого можно составить локальный нормативный акт.

К хранению в кассе организации подлежат:

• наличные средства в пределах, не превышающих лимит;
• денежные документы.

В локальном нормативном акте прописываются:

• правила, согласно которым осуществляется прием и выдача денежных средств;
• правила выдачи и хранения ключей;
• требования к помещению, в котором планируется расположить кассу;
• требования к шкафам и сейфам;
• степень материальной ответственности кассира;
• инструкцию по инвентаризации кассы;
• порядок действий, если выявлен случай хищения денежных средств;
• прочие правила и инструкции.

Центробанк разрешает рассчитываться наличностью для следующих целей:

• выплата зарплат, премий, всех составляющих фонда оплаты труда;
• выплата пособий по социальному страхованию;
• выплата материальной помощи и других выплат социального характера;
• для оплаты товаров, работ, услуг;
• для возврата за оплаченные ранее наличными деньгами товары, работы, услуги;
• выдача под отчет.

Возврат покупателю за товары и услуги, которые он оплачивал наличными.

Налоговая инспекция время от времени проверяет организацию ведения учета кассовых операций в компании. Если нарушения будут выявлены, то будет наложено взыскание по статье 15.1 КоАП РФ:

• Для должностных лиц и ИП размер штрафа составляет от 4 до 5 тысяч рублей.
• Для организаций — от 40 до 50 тысяч рублей.

Налоговая инспекция внимательно следит за тем, чтобы не было следующих нарушений:

• превышение лимитов расчетов наличными и остатка кассы;
• несоответствие фактических остатков в кассе суммам, которые указаны в документах;
• несвоевременность оприходования выручки и неполнота отражения информации об этом;
• выдача больших денежных сумм под авансовый отчет на очень длительный срок.

Руководству предприятия необходимо следить за наличием всех документов по кассовым операциям. Это могут быть как оригиналы, так и заверенные копии.

Мы рассказали вам об учете и порядке ведения кассовых операций. Для того чтобы упростить его, используйте специализированное программное обеспечение или обратитесь за помощью профессионалов.