Проводки при возврате товара поставщику

При обнаружении брака компания вправе вернуть товар контрагенту, который его поставил. Но если товар надлежащего качества ― могут возникнуть проблемы. Расскажем, в каких ситуациях возможен возврат оплаченного товара поставщику, как его провести и какие проводки использовать.

Будет зависеть от того, какая продукция возвращается ― некондиционная или качественная, и при каких условиях.

Компании и индивидуальные предприниматели вправе возвращать товар в нескольких ситуациях:

• поставщик поставил продукцию позже оговоренного срока;
• товар привезен в меньшем или большем количестве, чем было указано в договоре;
• комплектация товара не соответствует заявленной;
• товар передан в другой модификации или другом ассортименте;
• продукция доставлена без упаковки, которая была указана при заключении договора.

Такой тип возврата не имеет отношения к качеству. Продукцию возвращают, так как контрагент нарушил свои обязательства.

Также компания и поставщик вправе договориться о возврате, если:

• у покупателя не получилось продать товар до завершения срока годности;
• у компании нет необходимости покупать продукцию ― она отпала, а также в других оговоренных обеими сторонами случаях.

Порядок, сроки возврата определяют в дополнительном соглашении, которое прилагается к заключенному договору.

Бывают ситуации, когда вернуть качественный товар не получится. Например, если речь идет об определенных продовольственных товарах, и покупателем является торговая сеть. Основание ― п. 6, ч.1, ст. 13 ФЗ-381 от 28 декабря 2009 года.

Для компаний срок возврата качественной продукции не устанавливается, но они могут указать его в договоре. Если партия принята на ответственное хранение ― покупатель имеет право сдать ее назад поставщику до окончания разумного периода. Причем этого периода должно быть достаточно для того, чтобы контрагент смог распорядиться товаром или вывезти его.

Если срок возврата не указан в договоре ― необходимо руководствоваться общими нормативами по срокам выполнения обязательств. Основание ― п.2, статьи 314 и п. 1 статьи 810 ГК России.

В ситуациях, когда поставщик не предупредил заблаговременно о браке, покупатель может потребовать от него:

• возмещение затрат на ликвидацию недостатков;
• безвозмездное устранение дефектов;
• соразмерное снижение стоимости покупки.

При обнаружении существенных или неустранимых дефектов компания или ИП имеют право отказаться исполнять обязательства, прописанные в договоре. То есть они могут прекратить сделку купли-продажи, вернуть бракованную продукцию контрагенту и потребовать свои деньги обратно. Исключение ― ситуации, при которых поставщик, узнавший о браке, сразу выдает вместо него качественный товар.

Предъявить требование об отказе от покупки допускается в течение гарантийного срока или срока годности. Если этот срок не установлен ― тогда в разумные сроки, которые не превышают 2 года с даты передачи продукции. Более продолжительные сроки стороны могут установить в договоре купли-продажи.

Чтобы подтвердить наличие дефектов в продукции, необходимо собрать доказательства. Чем больше ― тем лучше. Можно сделать фото или снять видео товара или материалов, вызвать нотариуса, провести экспертизу. Это поможет защитить интересы покупателя, если дело дойдет до арбитражного суда.

Чтобы известить поставщика о браке, недостаточно только отправить письмо по электронной почте и попросить контрагента устранить дефекты или заменить продукцию. Если дело дойдет до суда, где компании придется защищать собственные интересы, необходимо отправить поставщику письмо с обратным уведомлением и описью вложения по почте либо письмо доставкой курьером и получить отметку о доставке. Также возможна отправка сообщения нарочным с отметкой о вручении. Отправляют письмо на юридический и фактический адрес контрагента, если они различаются. Если нет ― только на юридический.

Оформление возврата продукции зависит от того, по какому договору ее сдают обратно контрагенту. То есть по старому соглашению, по которому осуществлялась поставка, или по новому договору купли-продажи. Разберемся подробнее.

В данном случае покупатель должен оформить документы, отменяющие сделку. Это уведомление о расторжении соглашения в одностороннем порядке, договор о расторжении. Кроме того, понадобятся следующие документы:

• при возврате принятой продукции ― накладная на возврат собственной разработки или унифицированной формы ТОРГ-12;
• при возврате товара в ходе приемки ― достаточно указать информацию в отгрузочной накладной контрагента, собственную накладную оформлять не нужно.

Если продажа оформлялась универсальным передаточным документом, имеющим статус 1, контрагент, который поставил продукцию, должен выставить корректировочный УПД или счет-фактуру с корректировками.

При возврате брака составляют не только перечисленные документы, но и акт о том, что товар не соответствует по качеству. Можно использовать для составления акта унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 или бланк собственной разработки.

Контрагент, который забирает брак, должен составить счет-фактуру с корректировками на уменьшение или обнуление поставки.

Если возврат проводится по новому договору (обратный выкуп), составлять корректировочный счет-фактуру не понадобится. Такая сделка является новой, только теперь в ней покупатель ― это поставщик, а контрагент, напротив, заказчик.

Если поставщик (бывший покупатель) уплачивает НДС ― ему нужно сформировать счет-фактуру как при стандартной продаже товара. Если не уплачивает ― составлять документ не требуется. То есть у нового покупателя в этом случае не получится принять НДС к вычету по товарам, которые он же и выкупает.

Чтобы снизить налоговые риски ― лучше заключить новое соглашение. Особенно в ситуациях, если у покупателя отсутствуют претензии по качеству, количеству или комплектации. То есть при передаче качественной продукции, исполнении обязательств поставщиком и возврате по другим причинам (например, если продукция стала не нужна покупателю).

Если же продукция бракованная ― возвращать ее можно по старому договору, так как покупатель имеет полное право отказаться от нее. Но также налоговые органы говорят о том, что при возврате брака можно использовать обратный выкуп. Это указано в письме ФНС № СД-4-3/10321@ от 29 мая 2019 года.

Разберемся, как отразить возврат товара поставщику, и какие проводки использовать. Отметим, что проводки для операций по возврату качественного и некондиционного товара у поставщика и покупателя ― разные.

Операции для некачественного и качественного товара различаются.

Если товар приняли на учет на счет 41 (Товары) или 10 (Материалы) ― покупателю нужно сторнировать при возврате проводки по приобретению.

Порядок бухгалтерского учета зависит от того, когда был обнаружен брак продукции:

• При приемке, при этом товар поставлен на учет на забалансовом счете 003 ― его списывают с забаланса.
• После приемки, при этом товар учтен на счетах 41 или 10. Стоимость товара по договору (без НДС) и восстановленный НДС на дату признания претензии контрагентом относят на счет 76, субсчет 76.2. Пока продукция не возвращена поставщику, можно хранить его за балансом на счете 002.

В таблице указаны проводки, которые используют при возврате бракованного товара поставщику.

Если контрагент забирает некондиционный товар в гарантийный период ― в бухучете делают аналогичные записи. Если контрагент меняет брак на продукцию другого производителя или надлежащего качества ― операцию отражают как поступление. Прописывают проводку Дт 41 (10) Кт 60.

Возврат товара контрагенту нужно всегда сопровождать записями на счетах бухучета. Если продукция некондиционная ― проводки по ее возврату у покупателя будут отражать забалансовый учет товара до момента, пока поставщик его не заберет. В этой ситуации право собственности на брак не переходит к покупателю, но он обязан обеспечить его сохранность ― это указано в законодательстве. Если некондиция уже поставлена на учет ― обе стороны сделки производят сторнировочные записи.

При возврате товара надлежащего качества проводки у покупателя будут отражать операцию обратного выкупа.

Когда покупатель сдает товар по старому договору ― контрагент выставляет корректировочный счет-фактуру на уменьшение.

Отражать возврат в декларации по НДС нужно с учетом того, принимали или нет налог к вычету.

Если до этого НДС по возвращаемой продукции был принят к вычету ― его необходимо восстановить, а затем отразить это в декларации. Делают это следующим образом:

• В раздел 9 переносят сведения из книги продаж по корректировочному счету-фактуре на уменьшение, который используют для восстановления налога. Либо отражают данные о первичном документе при условии, что он зарегистрирован в книге продаж.
• В разделе 3 (строка 080) прописывают сумму, на которую восстановлен НДС.
• В разделе 3 (строка 118) ― отражают сумму налога с учетом восстановленного НДС. По сути здесь нужно указать сумму строк с 010 по 042, с 045 по 080, а также со 105 по 115 раздела 3.

Если налог не был принят к вычету ― отражать возврат в декларации не нужно. Это относится и к неучтенным, и к принятым на учет товарам.