Электронные трудовые

книжки в 2026 году

Переход на электронные трудовые книжки стал одним из наиболее значимых изменений в трудовом законодательстве последних лет. Несмотря на то, что процесс был запущен ещё в 2020 году, вопросы о порядке действий, обязанностях работодателя и сроках исполнения требований до сих пор остаются актуальными. Одни компании всё ещё ведут параллельный учёт бумажных и электронных сведений, другие столкнулись с ошибками при подаче данных в Социальный фонд России, третьи не до конца понимают, что именно и когда они обязаны делать. Разобраться в этих вопросах — значит исключить для себя целый класс рисков, связанных с проверками и претензиями со стороны контролирующих органов.

Что такое электронная трудовая книжка и как она устроена

Электронная трудовая книжка — это не файл на компьютере работодателя и не документ в привычном смысле слова. Это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в информационной системе Социального фонда России. Работодатель не хранит эти данные у себя — он лишь формирует и передаёт их в фонд по установленным формам и в установленные сроки.

Юридическое название документа, которым оперирует законодательство, — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Именно эту форму работодатель выдаёт сотруднику при увольнении или по его запросу в период работы. Сведения в Социальный фонд передаются по форме ЕФС-1 с заполнением соответствующего подраздела.

Важно понимать, что электронная трудовая книжка не заменяет бумажную автоматически для всех работников. Для тех, кто впервые вступил в трудовые отношения начиная с 2021 года, бумажная книжка не оформляется в принципе — только электронный формат. Для сотрудников с более ранним стажем ситуация иная: они сделали выбор между сохранением бумажной книжки и переходом на электронный формат. Работодатель обязан уважать этот выбор и действовать в соответствии с ним.

Обязанности работодателя: полный перечень

Первая и основная обязанность — своевременная подача сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд России. Это требование распространяется на все кадровые события: приём на работу, перевод на другую должность, изменение наименования организации, установление второй профессии или специальности, а также увольнение. Каждое из этих событий требует отдельной подачи сведений в установленный срок.

По общему правилу сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего кадрового документа. Это означает, что если приказ о приёме сотрудника подписан в понедельник, то уже во вторник работодатель обязан передать соответствующие сведения в фонд. Исключение составляет только одно кадровое событие — приём на работу и увольнение: по этим двум позициям срок подачи сведений составляет не следующий рабочий день, а день издания приказа либо последний рабочий день при увольнении.

Вторая обязанность — выдача сведений о трудовой деятельности работнику. При увольнении форма СТД-Р выдаётся в последний рабочий день вместе с остальными документами. Задержка выдачи является нарушением трудового законодательства и может повлечь материальную ответственность работодателя. В период работы сотрудник вправе в любой момент запросить сведения о своей трудовой деятельности, и работодатель обязан предоставить их в течение трёх рабочих дней.

Третья обязанность касается работников, сохранивших бумажную трудовую книжку. Работодатель продолжает вести её в прежнем порядке: вносит записи о приёме, переводах и увольнении, хранит книжку в период работы и выдаёт под подпись при расторжении договора. При этом параллельно он всё равно подаёт электронные сведения в Социальный фонд — оба формата ведутся одновременно.

Типичные ошибки и как их избежать

Практика показывает, что большинство нарушений в части электронных трудовых книжек носит не умышленный, а технический характер. Работодатели опаздывают с подачей сведений из-за загруженности, допускают ошибки в кодах причин увольнения, указывают неверные даты или некорректно отражают наименование должности.

Особого внимания заслуживает корректность указания оснований увольнения. Формулировка в сведениях, передаваемых в фонд, должна точно соответствовать формулировке в приказе и трудовом договоре, а также норме Трудового кодекса, на основании которой прекращаются отношения. Расхождение между этими документами создаёт риски как для работодателя при проверке, так и для работника при оформлении пособий или подтверждении стажа.

Именно в этом контексте профессиональные услуги ведения кадрового учёта приобретают особое значение: специалист, который занимается кадровым делопроизводством на постоянной основе, отслеживает изменения в требованиях к формам и срокам подачи сведений, знает актуальные коды увольнений и не допускает технических ошибок, которые впоследствии приходится исправлять через корректирующие формы.

Исправление ошибок в ранее поданных сведениях

Если работодатель обнаружил ошибку в ранее поданных сведениях — неверную дату, некорректный код события или ошибку в наименовании должности — он обязан подать корректирующие сведения. Для этого используется та же форма ЕФС-1, но с признаком отмены или исправления ранее поданных данных.

Важно понимать, что самостоятельное исправление ошибки до того, как её выявил контролирующий орган, является смягчающим обстоятельством при оценке нарушения. Работодатель, который обнаружил и исправил ошибку по собственной инициативе, находится в значительно лучшем положении, чем тот, у кого эту ошибку нашли в ходе проверки.

Сроки хранения документов, связанных с электронными сведениями

Несмотря на то, что сами сведения хранятся в системе Социального фонда, работодатель обязан хранить документы-основания для каждой поданной записи. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним являются первичными документами, подтверждающими правомерность и корректность поданных сведений. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения составляет пятьдесят лет.

Бумажные трудовые книжки работников, выбравших электронный формат, должны быть выданы им на руки. Если сотрудник не забрал книжку, работодатель обязан хранить её до момента востребования и уведомить работника о необходимости её получить.

Что изменилось в 2025 и 2026 году

Законодательство в сфере кадрового учёта продолжает развиваться, и работодателям важно отслеживать актуальные изменения. В части электронных трудовых книжек продолжается совершенствование технической инфраструктуры взаимодействия с Социальным фондом: обновляются форматы передачи данных, уточняются требования к заполнению отдельных полей формы ЕФС-1. Компании, использующие кадровые программы, должны следить за актуальностью версий программного обеспечения — устаревшие форматы выгрузки могут привести к техническим ошибкам при подаче сведений.

Отдельного внимания заслуживает тема электронного документооборота в кадровой сфере в целом. Законодательство последовательно расширяет возможности для ведения кадровых документов в электронном виде: трудовые договоры, приказы, согласия и уведомления могут подписываться электронной подписью без дублирования на бумаге. Для компаний с распределённым персоналом или большой долей дистанционных сотрудников это открывает возможности для существенного упрощения кадрового документооборота.

Электронная трудовая книжка — это не просто технологическое новшество, а элемент более широкой системы цифровизации трудовых отношений. Работодатель, который выстроил корректный процесс подачи сведений, понимает свои обязанности и соблюдает установленные сроки, создаёт для себя надёжную защиту от претензий и одновременно формирует достоверную историю трудовой деятельности для каждого своего сотрудника.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.