Электронные трудовые

книжки в 2026 году

Бумажная трудовая книжка осталась только у тех, кто выбрал её до конца 2020 года. На всех остальных работодатель ведёт сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ и передаёт их в Социальный фонд. Мы ведём кадровый учёт с 2014 года и чаще всего сталкиваемся с одной ошибкой — пропущенным сроком подачи отчёта при приёме и увольнении.

Кто на чём сейчас

Сотрудники, которые до 31 декабря 2020 года написали заявление о сохранении бумажной книжки, ведут её параллельно с электронными сведениями. Те, кто выбрал электронный формат, книжку получили на руки, и восстановить бумажный вариант уже нельзя.

А люди, впервые устроившиеся на работу с 2021 года, бумажную книжку не получают вовсе. Их трудовая история существует только в виде сведений в Социальном фонде.

Что подаёт работодатель

Сведения передаются подразделом 1.1 формы ЕФС-1. Он заменил прежнюю форму СЗВ-ТД и подаётся по кадровым событиям: приём, увольнение, перевод на другую постоянную работу, установление второй профессии, выбор формата книжки.

Срок при приёме и увольнении жёсткий — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. По переводам и остальным событиям срок ежемесячный, до 25-го числа следующего месяца, и именно эту разницу путают чаще всего.

А если срок выпал на выходной или праздник, отчёт подаётся в ближайший рабочий день.

Что выдаётся работнику

По запросу сотрудника работодатель выдаёт форму СТД-Р со сведениями о работе именно в этой компании. Срок — 3 рабочих дня, а при увольнении выдача идёт в день прекращения договора.

Отдать форму можно на бумаге с подписью и печатью или электронно с усиленной квалифицированной подписью. Полную историю по всем работодателям человек получает сам через Госуслуги или в Социальном фонде.

Чем электронный формат удобнее

Сведения не теряются и не портятся. При переезде или закрытии компании сотруднику не приходится искать бывшего работодателя, чтобы восстановить записи.

Работодателю не нужно хранить и вести чужие бумажные книжки, отвечать за их сохранность и оформлять вкладыши. А ошибку в электронных сведениях исправляют корректирующим отчётом, тогда как исправление в бумажной книжке всегда выглядит подозрительно.

Для удалённых сотрудников это вообще единственный рабочий вариант: пересылать бумажную книжку по почте в другой город не нужно.

Где обычно ошибаются

Мы собрали здесь то, что находим в кадровых аудитах у заказчиков.

Подают отчёт не на следующий рабочий день, а вместе с остальной отчётностью в конце месяца. Так теряется срок, а каждый пропуск — отдельное нарушение.

Забывают про приём совместителей и про перевод внутри компании. Событие произошло, а сведения не ушли.

Путают дату приказа и дату события. Срок считается от дня издания приказа, и если приказ оформлен задним числом, отчёт уже просрочен.

Не сверяют данные при увольнении. Человек уходит, получает СТД-Р, видит там неточность в должности и возвращается с претензией уже после расчёта.

Что делать при ошибке в сведениях

Ошибку исправляют корректирующим отчётом. В подразделе 1.1 подаётся запись с признаком отмены, а следом верная запись, и обе уходят одним файлом.

Срок на исправление отдельно не установлен, поэтому чем раньше, тем лучше. Мы правим такие вещи в день обнаружения, потому что при проверке сведений сотрудником через Госуслуги вопрос приходит уже от него, а не от фонда.

Если ошибка в бумажной книжке у тех, кто её сохранил, порядок другой: неверная запись признаётся недействительной отдельной строкой, а не замазывается.

Ответственность

Нарушение порядка ведения сведений о трудовой деятельности попадает под статью 5.27 КоАП РФ. По части 1 организация платит от 30 000 до 50 000 ₽, должностное лицо от 1 000 до 5 000 ₽, а при повторном нарушении суммы растут до 50 000–70 000 ₽ для юрлица с риском дисквалификации руководителя на срок от 1 года до 3 лет.

Отдельно за непредставление сведений в Социальный фонд предусмотрена ответственность по законодательству о персонифицированном учёте, и она считается по каждому застрахованному лицу. То есть при найме десяти человек за месяц пропущенный срок превращается в десять эпизодов, а не в один.

Что это меняет при приёме нового человека

Кандидат приносит не книжку, а выписку. Форму СТД-Р ему выдаёт прежний работодатель, а полную историю по всем местам работы он скачивает на Госуслугах.

Проверять стаж по выписке удобнее, чем по бумажной книжке: там нет нечитаемых печатей и записей от руки. Но и подделать выписку проще, поэтому на ключевых позициях мы всё равно берём рекомендации у прежних работодателей.

Как держать это в порядке

Мы завязываем подачу ЕФС-1 на приказ: как только он издан, отчёт уходит в тот же или следующий рабочий день, без ожидания конца месяца. Для заказчиков с частым наймом это единственный способ не собирать штрафы пачками.

Кадровый учёт, подачу сведений в Социальный фонд и восстановление пропущенных отчётов можно передать нам целиком или по участкам. Стоимость зависит от числа сотрудников и количества кадровых событий в месяц.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.