Услуги по ведению кадрового учета

Услуги по ведению кадрового учета и делопроизводства на аутсорсинге от компании ЭФИКС-ГРУП включают широкий комплекс административной работы, связанной с разработкой, заполнением, хранением документов и локальных нормативных актов. Не у каждого предприятия есть ресурсы для качественного кадрового администрирования. Из-за ошибок в ведении учета компания получает штрафы при проверках, инициированных Государственной инспекцией труда. Ведение кадрового делопроизводства сторонними специалистами на аутсорсинге позволяет избежать санкций со стороны контролирующих органов.

Кадровое делопроизводство включает кадровый учет (процесс документирования этапов трудовых отношений с сотрудником) и разработку локальных нормативных актов.

Ведение кадрового учета на аутсорсинге призвано решать комплекс следующих задач:

фиксация каждого этапа трудовых отношений во избежание нарушений законодательства в области труда;
начисление справедливой оплаты труда;
планирование потребностей в персонале, получение сведений о человеческих ресурсах;
планирование обучения и прочих мероприятий для развития профессиональных навыков и личностных качеств сотрудников;
получение материальных доказательств для ГИТ и других контролирующих органов по соблюдению законодательных норм в области труда в организации.

Разработка локальных нормативных актов (ЛНА), в которых будут содержаться нормы трудового права, а также будет прописан регламент трудовых отношений работника с работодателем с учетом специфики организации.

Какие документы требуются в кадровом учете?

Окончательного перечня документов нет. У каждой компании он свой, так как зависит от специфики организации. Причем список документов по кадровому учету может быть увеличен, если дополнительно специалисты занимаются воинским учетом, охраной труда, подачей отчетности в фонды.

Стандартизированных форм кадровой документации также нет практически во всех случаях. Формы, которые разрабатывает Министерство труда, преимущественно носят рекомендательный характер.

Перечислим примерный перечень документации:

Трудовой договор. Главный документ, фиксирующий трудовые отношения работодателя с сотрудником, права и обязанности сторон. Заключают в обязательной письменной форме непосредственно до того, как работник начнет выполнять свои обязанности. Унифицированная форма договора разработана только для НКО и микропредприятий, ее можно взять за основу и адаптировать под специфику конкретной компании.

Штатное расписание. Документ характеризует кадровый состав предприятия, его структуру, профессии, должности, количество сотрудников. Составляют до того, как первый работник будет принят в штат. В трудовом договоре указывают “работу по должности в соответствии со штатным расписанием”. Есть унифицированная форма Т-3, применение которой закрепляют приказом.

Приказы по личному составу. Включают организационно-распорядительную документацию, которая устанавливает кадровые процедуры в отношении одного или нескольких сотрудников. Это приказы на прием, увольнение, отпуск, командировки и т.д. Унифицированные формы приказов есть, можно на их основе разработать собственные бланки. Некоторые приказы составляют в свободной форме. В частности, об отзыве из отпуска, предоставлении дополнительных выходных.

Приказы по основной деятельности. Это письменные распоряжения руководства, которые не касаются сотрудников. Они бывают постоянными ― об утверждении, изменении или отмене ЛНА либо с ограниченным сроком действия ― до выполнения задач, которые предусмотрены в приказе.

Трудовые книжки. В них вносят данные о трудовой деятельности сотрудников. Разрабатывать бланки не нужно ― есть унифицированные формы. С 2020 года сотрудники могут использовать вместо бумажных электронные трудовые книжки.

График отпусков. Обязательный документ, который, согласно статье 123 ТК РФ, должен присутствовать в каждой организации. Утверждают график отпусков на очередной календарный год не позже, чем за две недели до его начала. Существует унифицированный бланк графика (форма Т-7), также можно разработать свою форму документа. При проверке инспекторы ГИТ всегда его запрашивают.

Табель учета рабочего времени. Обязательный документ для корректного начисления заработной платы сотрудникам. Есть унифицированные формы Т-12 и Т-13, также можно разработать собственные.

Журналы. Служат для учета трудовых книжек и вкладышей в них, а также для учета движения трудовых книг. Формы журналов разрабатывают самостоятельно. Кроме того, можно вести журналы с результатами вводных инструктажей в области ОТ, регистрации командированных сотрудников.

Какие нужно разработать ЛНА?

ПВТР. Правила внутреннего распорядка, где утверждены режим рабочего времени и времени отдыха, сроки выплаты зп, права и обязанности работодателя и сотрудников, меры премирования и взыскания, порядок приема и увольнения.

Положение о защите персональных данных работников. Статья 88 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает работодателя принять ЛНА, определяющий порядок обработки, передачи и хранения персональных данных работников в организации, определить права и обязанности работника и работодателя в этой области.

Инструкции по ОТ. Одна инструкция может действовать для всех сотрудников.

Программа вводного инструктажа по ОТ. Документ должен присутствовать во всех организациях, в частности у микропредприятий и НКО. Его утверждают с учетом мнения профсоюза.

Порядок временного перевода на дистанционную работу. Требуется при аварии на производстве, возникновении чрезвычайной ситуации.

Должностные инструкции. Дополнение к трудовому договору, где подробно описывают обязанности сотрудника, устанавливают квалификационные требования к должностям.

ДАВАЙТЕ ОБСУДИМ ВАШ ВОПРОС

ОСТАВИТЬ КОНТАКТЫ

В каких случаях актуально ведение кадрового учета на аутсорсинге?

На предприятии не выстроена система оформления при найме в штат первых работников

Нанимать специалиста по кадрам в штат невыгодно, так как в компании мало сотрудников и задач в сфере кадрового администрирования

Не хватает ресурсов HR-отдела ― специалисты тратят много времени на решение других, более важных вопросов

Организация хочет снизить расходы за счет оптимизации отдела кадров или его ликвидации

В штате компании отсутствует кадровик-универсал, который мог бы справиться с кадровыми задачами для разных бизнес-направлений

Отсутствует единая система учета и ведения кадров в филиалах и подразделениях компании

Какие проблемы решает передача ведения кадрового делопроизводства сторонним специалистам на аутсорсинг

Передача задач сторонним исполнителям позволяет снизить количество сотрудников и освободить время персонала на решение других рабочих вопросов.

Опытный кадровик поможет в восстановлении документации.

Сторонние исполнители своевременно и корректно оформляют кадровые документы, помогают пересмотреть их объем, отказаться от необязательных и в целом оптимизировать кадровые процессы.

Благодаря автоматизации процессов можно ускорить формирование различных бланков и журналов.

Существенные расходы на содержание отдела кадров

Отсутствие учета за предыдущие периоды

Отсутствие порядка в документах

Задержки в оформлении документов

К сожалению, не весь кадровый персонал обладает должным уровнем квалификации. Сотрудники аутсорсера компетентны в разных вопросах.

Благодаря поддержке экспертов организации без проблем проходят плановые и внеплановые проверки, инициированные ГИТ, что исключает риск получения штрафных санкций.

Некомпетентность

Сложности при проверках

Что включает услуга?

Аудит текущего состояния кадрового учета.
Оформление приема/увольнения сотрудников, изменений условий труда.
Оформление командировок, отпусков, сверхурочной работы или работы в выходные и праздничные дни.
Формирование и ведение графика отпусков, штатного расписания, табеля учета рабочего времени.
Ведение журналов регистрации документов.
Оформление справок с места работы.
Ведение кадрового и миграционного учета граждан другой страны.
Консультации по применению законодательства в области трудовых отношений.
Создание архива личных дел.
Подготовка сведений к форме статистической отчетности по кадрам.
Сдача отчетности СЗВ-М, ЕФС-1, сведения о застрахованных лицах.
Отслеживание изменений в ТК РФ, контроль за соблюдением законодательства.

ДАВАЙТЕ ОБСУДИМ ВАШ ВОПРОС

ОСТАВИТЬ КОНТАКТЫ

Преимущества кадрового учета на аутсорсинге от ЭФИКС-ГРУП

Экономия затрат на содержание специалистов в штате

Подберем решения индивидуально для каждого клиента. Обсудим стоимость ведения кадрового учета на аутсорсинге, найдем решение под бюджет Заказчика.

Отсутствие финансовых и репутационных рисков

Защитим от неприятных ситуаций и штрафов, к которым могут привести ошибки в области кадрового учета.

Соблюдение стандартов

Предоставляем услуги с учетом корпоративной политики Заказчика, Трудового кодекса РФ и нормативных актов.

Конфиденциальность

Отвечаем за сохранность данных и коммерческой тайны клиента.

Оплата по факту

Стоимость ведения кадрового учета зависит от фактически выполненных задач. Заказчику не нужно оплачивать социальные взносы и налоги на наших сотрудников. Мы не завышаем цены на услуги по ведению кадрового делопроизводства и учета.

Регулярное информирование

Мониторим последние изменения в законодательстве, рассказываем о них клиентам.

Экспертность

В штате ЭФИКС-ГРУП работают эксперты в разных нишах, способные решать большое количество вопросов, возникающих в ходе ведения кадрового учета.

Стоимость ведения кадрового учета на аутсорсинге

Стоимость ведения кадрового учета на аутсорсинге зависит от следующих факторов:

численность сотрудников в компании клиента;
наличие работников из особых категорий, иностранцев;
особенность режима работы на предприятии;
количество документов и ЛНА, требующих пересмотра.

Точную стоимость ведения кадрового учета озвучит наш специалист после обсуждения всех деталей заказа и оценки текущей ситуации на предприятии.

ДАВАЙТЕ ОБСУДИМ ВАШ ВОПРОС

ОСТАВИТЬ КОНТАКТЫ