КАК ОРГАНИЗОВАТЬ

ВОИНСКИЙ УЧЕТ

СОТРУДНИКОВ

С НУЛЯ

Воинский учёт в организации — одна из тех обязанностей работодателя, которую небольшие компании нередко игнорируют до первой проверки. Между тем законодательство не делает исключений ни для микропредприятий, ни для индивидуальных предпринимателей с наёмными работниками: обязанность вести воинский учёт возникает у каждого работодателя с момента найма первого сотрудника, подлежащего такому учёту. Штрафы за нарушения в этой сфере планомерно растут, а контроль со стороны военных комиссариатов становится всё более системным. Организовать учёт с нуля несложно — если действовать последовательно и понимать, что именно требует закон.

Кто подлежит воинскому учёту

Прежде чем выстраивать систему учёта, необходимо понять, в отношении каких именно сотрудников возникает соответствующая обязанность.

Воинскому учёту подлежат:

— мужчины в возрасте от 18 до 30 лет, не прошедшие военную службу и не имеющие права на отсрочку или освобождение — они относятся к категории призывников;

— граждане, пребывающие в запасе: мужчины, прошедшие военную службу или освобождённые от неё по установленным основаниям, а также женщины, имеющие военно-учётные специальности.

Не подлежат воинскому учёту по месту работы: женщины, не имеющие военно-учётной специальности, иностранные граждане, а также лица, постоянно проживающие за пределами России.

При приёме каждого нового сотрудника кадровая служба обязана проверить его документы воинского учёта и определить, относится ли он к категории военнообязанных. Для этого у мужчин запрашивается военный билет или приписное свидетельство.

Шаг первый: назначение ответственного лица

Организация воинского учёта начинается с издания приказа о назначении ответственного за его ведение. В небольших компаниях эту функцию, как правило, совмещает кадровый специалист или бухгалтер. В организациях с численностью от пятисот до двух тысяч военнообязанных сотрудников функция закрепляется за освобождённым специалистом — человеком, для которого воинский учёт является основной должностной обязанностью.

Приказ о назначении ответственного согласовывается с военным комиссариатом по месту нахождения организации. Это важный момент, который многие упускают: военный комиссариат должен быть уведомлён о том, кто в организации отвечает за взаимодействие по вопросам воинского учёта.

Шаг второй: постановка на учёт в военном комиссариате

Организация обязана встать на учёт в военном комиссариате по месту своего нахождения. Для этого в комиссариат представляются сведения об организации: юридический адрес, контактные данные, численность военнообязанных сотрудников и данные об ответственном лице.

В дальнейшем взаимодействие с комиссариатом носит регулярный характер. Организация обязана ежегодно представлять сведения о численности военнообязанных работников по состоянию на первое января, а также сообщать об изменениях в составе военнообязанных сотрудников — в течение двух недель с момента соответствующего события.

Шаг третий: ведение карточек воинского учёта

Основным учётным документом является карточка воинского учёта по форме № 10. Она заполняется на каждого военнообязанного сотрудника на основании документов воинского учёта: военного билета, временного удостоверения или приписного свидетельства.

В карточке отражаются: личные данные сотрудника, категория запаса, воинское звание, военно-учётная специальность, состав и данные о прохождении военной службы. Карточки хранятся в отдельной картотеке, систематизированной в установленном порядке.

Актуальность данных в карточках — одно из ключевых требований. Если сотрудник сменил место жительства, семейное положение или получил изменения в своём воинском статусе, соответствующие сведения должны быть незамедлительно обновлены.

Именно в части поддержания актуальности данных профессиональные услуги по ведению воинского учёта дают наибольший практический эффект: специалист, который занимается этим направлением на постоянной основе, выстраивает систему контроля изменений и не допускает накопления расхождений между реальным положением дел и данными в карточках.

Шаг четвёртый: оповещение и взаимодействие с военным комиссариатом

Организация обязана оповещать сотрудников о вызовах в военный комиссариат и обеспечивать их своевременную явку. Это означает, что повестки, поступающие в адрес организации, должны вручаться сотрудникам под подпись в сроки, позволяющие им явиться в комиссариат в указанное время.

Помимо этого, работодатель обязан сообщать в военный комиссариат о сотрудниках, которые при проверке документов оказались не состоящими на воинском учёте или состоящими на учёте не по месту фактического проживания. Срок для такого сообщения составляет три рабочих дня.

Ежегодная сверка с военным комиссариатом — обязательная процедура, в ходе которой данные организации сопоставляются с данными комиссариата. По результатам сверки составляется акт, который хранится в организации.

Типичные нарушения и как их избежать

Практика проверок показывает, что большинство нарушений носит не умышленный, а системный характер: компания просто не выстроила процесс, и ошибки накапливаются сами собой. Наиболее распространённые из них:

— отсутствие приказа о назначении ответственного или его неактуальность после смены сотрудника;
— незаполненные или устаревшие карточки воинского учёта;
— отсутствие сверки с военным комиссариатом;
— несообщение о сотрудниках, не состоящих на воинском учёте;
— нарушение сроков вручения повесток.

Каждое из этих нарушений является самостоятельным составом административного правонарушения. При этом в ходе одной проверки может быть выявлено несколько нарушений одновременно, что кратно увеличивает общую сумму штрафов.

Ответственность за нарушения в 2026 году

Законодательство в сфере воинского учёта последовательно ужесточается. Размеры штрафов за нарушения, которые ещё несколько лет назад казались символическими, сегодня достигают значительных сумм. Штраф за непредставление сведений о гражданах, не состоящих на воинском учёте, для должностных лиц составляет от сорока до пятидесяти тысяч рублей. За не оповещение сотрудника о вызове в военный комиссариат предусмотрен штраф в аналогичном диапазоне.

Помимо административной ответственности, систематические нарушения в сфере воинского учёта могут стать основанием для более пристального внимания к организации со стороны контролирующих органов в целом.

Воинский учёт — это не самая сложная область кадрового делопроизводства, однако она требует чёткого понимания требований, дисциплины в соблюдении сроков и регулярного взаимодействия с военным комиссариатом. Компания, которая однажды выстроила этот процесс правильно и поддерживает его в актуальном состоянии, практически полностью исключает для себя риск штрафов и предписаний по данному направлению.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.