КАК ОРГАНИЗОВАТЬ

ВОИНСКИЙ УЧЕТ

СОТРУДНИКОВ

С НУЛЯ

Воинский учёт ведут все организации, где работает хотя бы один военнообязанный, и размер компании тут ничего не меняет. Штраф для юридического лица по статьям 21.1 и 21.2 КоАП РФ доходит до 400 000 ₽, поэтому «у нас всего пять человек» не аргумент. Мы ставим воинский учёт с нуля и ведём его для заказчиков, и ниже порядок действий, который у нас сложился.

Шаг 1. Назначьте ответственного

Работу ведёт конкретный человек по приказу руководителя. В маленькой компании это обычно кадровик или бухгалтер по совместительству, и совмещение оформляется дополнительным соглашением с доплатой.

И приказ согласовывается с военным комиссариатом по месту регистрации организации. Там же вам скажут, какие формы и в каком виде принимают именно в этом военкомате, потому что практика на местах различается.

Шаг 2. Разберитесь, кого учитывать

На воинском учёте состоят призывники и военнообязанные в запасе. Это не только мужчины: женщины с военно-учётными специальностями, например врачи и связисты, тоже подлежат учёту.

А дальше поднимите документы всех сотрудников и отдельно выпишите тех, кто обязан состоять на учёте, но не состоит. По ним сведения подаются в военкомат отдельно, и это самая частая находка при первой постановке учёта.

Шаг 3. Заведите документы

Базовый набор состоит из приказа об организации воинского учёта, плана работы на год, карточек по форме 10 на каждого военнообязанного, журнала проверок и папки для переписки с военкоматом. План работы согласовывается с военным комиссариатом.

Карточка формы 10 заполняется по документам воинского учёта работника: военному билету, справке или удостоверению гражданина, подлежащего призыву. Данные в ней должны совпадать с тем, что вы подаёте в военкомат, иначе сверка превращается в переписку на месяцы.

Шаг 4. Настройте обмен с военкоматом

Организация сообщает о приёме и увольнении военнообязанных, об изменении их данных, о сотрудниках, которые обязаны состоять на учёте, но не состоят, а также отвечает на запросы комиссариата. Сроки и форматы установлены Положением о воинском учёте — постановление Правительства от 27.11.2006 № 719, и его редакцию стоит проверять перед подачей: за последние два года документ правили несколько раз, последняя редакция от 24.03.2026.

С 2026 года работает электронный реестр воинского учёта и реестр повесток, поэтому часть обмена ушла в цифровой вид. Уточните в своём военкомате, какой канал у вас действует сейчас, и зафиксируйте это в плане работы.

Что запросить у сотрудников

Для карточек нужны документы воинского учёта: военный билет у военнообязанных, удостоверение гражданина, подлежащего призыву, у призывников. С них снимаются копии, а данные переносятся в карточку.

Мы просим заказчика собрать документы одним письмом по всем сотрудникам сразу, с указанием срока. Поштучный сбор растягивается на месяцы, а без полного комплекта учёт считается непоставленным, даже если приказ и план уже есть.

Шаг 5. Ежегодная сверка

Раз в год данные карточек сверяются с картотекой военкомата. К сверке компания готовит пакет по каждому военнообязанному, и в крупных организациях это отдельный проект на несколько недель.

Мы делаем сверку как отдельную услугу: пакет документов для сверки почтой стоит 2 500 ₽ за сотрудника, документы для ежегодной сверки за организацию — 7 500 ₽. Постановка учёта с нуля с полным пакетом документов обходится в 7 500 ₽, карточка формы 10 на сотрудника — 1 500 ₽, её ежегодная актуализация — 1 000 ₽.

Что чаще всего делают неправильно

Нам за годы работы попадались одни и те же три ошибки, и все они дорогие.

Ведут учёт формально: карточки заведены, а изменения в них не вносятся. При первой же сверке расхождения всплывают все разом.

Не оповещают работника о повестке. По статье 21.2 КоАП РФ это стоит организации от 350 000 до 400 000 ₽, и отговорка «он был в отпуске» не спасает, потому что закон требует обеспечить своевременную явку.

И забывают про совместителей и удалённых сотрудников. Они такие же работники, и учёт по ним ведётся на общих основаниях.

Кто проверяет и как это проходит

Проверяют военные комиссариаты, и периодичность зависит от числа работников. Организации с небольшим штатом смотрят реже, но это не значит, что проверки не будет вовсе.

Смотрят приказ об ответственном, план работы, карточки, журнал и переписку с военкоматом. Отдельно сверяют список военнообязанных с фактическим составом сотрудников, поэтому расхождения между кадровыми документами и карточками всплывают сразу.

По итогам составляется акт, а нарушения уходят в дела по статьям 21.1, 21.2 и 21.4 КоАП РФ. Срок давности по ним 3 года, так что за старые пропуски тоже спрашивают.

Сколько это занимает времени

Постановка учёта в компании до 50 человек занимает у нас 2–3 недели: неделя на сбор документов у сотрудников, несколько дней на карточки и план, остальное на согласование с военкоматом.

Дальше нужно только сопровождение: уведомления по событиям, ответы на запросы и ежегодная сверка. Это можно вести внутри или передать нам вместе с кадровым учётом. Мы берём такие участки отдельно от бухгалтерии, если весь учёт передавать не планируется, и в этом случае отвечаем именно за воинский блок.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.