Проведение кадрового аудита в организации ― это сплошная или выборочная проверка локальных нормативных актов (ЛНА), кадровых документов, процедур, корректности начислений в учетной базе на соответствие законодательным требованиям (трудового, миграционного, налогового законодательства), а также на наличие подтверждающей документации. Своевременно выполненный кадровый аудит в организациях Москвы помогает избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов и конфликтных ситуаций с сотрудниками.
К чему приводят ошибки кадрового учета?
Невозможность управлять сотрудниками
Персонал не выполняет должностные обязанности, но работодатель не может уволить или наказать сотрудника из-за ошибок в кадровых документах.
Персонал не выполняет должностные обязанности, но работодатель не может уволить или наказать сотрудника из-за ошибок в кадровых документах.
Штрафы
Ошибки в оформлении кадровой документации приводят к нарушению трудового законодательства и к штрафам в размере 50-200 тыс. рублей. Нарушение миграционного законодательства ― штраф от 300 тыс. до 1 млн рублей.
Ошибки в оформлении кадровой документации приводят к нарушению трудового законодательства и к штрафам в размере 50-200 тыс. рублей. Нарушение миграционного законодательства ― штраф от 300 тыс. до 1 млн рублей.
Судебные разбирательства
Из-за несоблюдения кадровых процедур нарушаются права сотрудников. Они могут подать в суд на работодателя, что приведет к необходимости выплат материального и морального ущерба и восстановления работника на должности.
Из-за несоблюдения кадровых процедур нарушаются права сотрудников. Они могут подать в суд на работодателя, что приведет к необходимости выплат материального и морального ущерба и восстановления работника на должности.
Важно! Ответственность в отношении кадрового учета
В положениях статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрена повышенная ответственность за отсутствие или неправильное оформление кадровой документации.
Контролирующие органы вправе наложить административный штраф на работодателя, который фактически допускает к работе соискателя без ведома или поручения работодателя или его уполномоченного представителя, а также за некорректное оформление или отсутствие трудового договора. В новой редакции части 2 ст. 5.27 КоАП РФ указано, что возникновение такой ситуации может привести к наложению административного штрафа на руководителя. Судебная практика показывает, что в большей части случаев суд принимает сторону работника, а не работодателя.
Фактически Государственной инспекцией труда были введены новые универсальные инструменты, которые призваны мотивировать руководство предприятий неукоснительно соблюдать законодательство в области ведения кадрового учета.
В статье 3.11 КоАП РФ предусмотрена возможность дисквалификации работодателя, если он повторно привлечен к ответственности. Несмотря на то, что срок давности увеличен с 2-х месяцев до года, за работниками остается возможность обратиться в инспекцию, если их права были нарушены. По факту обращения ГИТ может инициировать проверку.
Если в ГИТ обратился один работник, а затем другой с аналогичной жалобой в момент вступления в силу постановления от предыдущего обратившегося, юрлицу грозит штраф, а руководителю компании ― дисквалификация на период от 1 до 3 лет. То есть из-за одного неправильного действия работодателя может возникнуть несколько привлечений к ответственности.
Своевременный кадровый аудит существенно снижает возможные правовые риски и исключает возможность штрафных санкций со стороны проверяющих органов.
Контролирующие органы вправе наложить административный штраф на работодателя, который фактически допускает к работе соискателя без ведома или поручения работодателя или его уполномоченного представителя, а также за некорректное оформление или отсутствие трудового договора. В новой редакции части 2 ст. 5.27 КоАП РФ указано, что возникновение такой ситуации может привести к наложению административного штрафа на руководителя. Судебная практика показывает, что в большей части случаев суд принимает сторону работника, а не работодателя.
Фактически Государственной инспекцией труда были введены новые универсальные инструменты, которые призваны мотивировать руководство предприятий неукоснительно соблюдать законодательство в области ведения кадрового учета.
В статье 3.11 КоАП РФ предусмотрена возможность дисквалификации работодателя, если он повторно привлечен к ответственности. Несмотря на то, что срок давности увеличен с 2-х месяцев до года, за работниками остается возможность обратиться в инспекцию, если их права были нарушены. По факту обращения ГИТ может инициировать проверку.
Если в ГИТ обратился один работник, а затем другой с аналогичной жалобой в момент вступления в силу постановления от предыдущего обратившегося, юрлицу грозит штраф, а руководителю компании ― дисквалификация на период от 1 до 3 лет. То есть из-за одного неправильного действия работодателя может возникнуть несколько привлечений к ответственности.
Своевременный кадровый аудит существенно снижает возможные правовые риски и исключает возможность штрафных санкций со стороны проверяющих органов.
Какие виды кадрового аудита можно заказать?
По объему информации аудит бывает:
Полностью проверяется кадровая документация за указанный период. Это трудовые книжки, локальные нормативные акты, личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы, дополнительные соглашения и прочие документы. Проведение кадрового аудита помогает качественно подготовиться к проверкам Государственной инспекции труда.
Проверяют определенное количество документов или личных дел сотрудников. Услуги кадрового аудита в таком случае необходимы для выявления системных ошибок в ведении учета. Стоимость выборочного кадрового аудита в Москве обычно ниже, чем сплошного.
Сплошной
Выборочный
По способу проверки аудит делят на два типа:
Привлекают специализированную компанию, например, ЭФИКС- ГРУП, у которой есть опыт и лицензия на проведение проверок такого рода. Специалисты компании знакомы с методиками проведения анализа. У агентства есть необходимые ресурсы, чтобы проверить документацию досконально, быстро и качественно.
Аудит проводится внутри организации сотрудниками, которые в ней работают.
Внешний
Внутренний
По частоте проведения аудит бывает:
Проводят в целях постоянного контроля соответствия ведения учета требованиям законодательства, а также наличия необходимых документов по завершению определенного периода ― полугодия, квартала, месяца или года.
Проводят, чтобы выявить несоответствия или нарушения и получить рекомендации по их устранению.
Регулярный
Единоразовый
Что делают специалисты во время оказания услуг кадрового аудита компаниям из Москвы?
- Проверяют корректность оформления кадровых документов при приеме и увольнении работников, изменений, внесенных в трудовые договоры.
- Анализируют правильность оформления приказов о командировках, отпусках, работы в выходные дни.
- Смотрят, правильно ли оформлены, ведутся и соблюдаются графики отпусков.
- Проверяют оформление штатного расписания, приказа об утверждении или внесении в расписание изменений.
- Анализируют корректность ведения журналов регистрации документов.
- Проверяют работу с иностранными гражданами, ведение личных дел сотрудников.
- Проверяют документацию на пособия, отпуск по уходу за ребенком, матпомощь, подарки и доходы в натуральной форме.
- Анализируют и выполняют аудит локальных нормативных актов.
- Проверяют, как оформлены табели учета рабочего времени.
Какие документы и ЛНА подлежат проверке?
- Личные дела сотрудников. Выясняют наличие необходимых документов, соответствующих требованиям сферы бизнеса ― медосмотров, справок, медицинских книжек, сертификатов, требований к образованию и квалификации работников.
- Трудовые договоры. Смотрят, соответствует ли форма трудового договора локальным нормативным актам и трудовому кодексу РФ.
- Начисления в учетной базе ― БУХ, ЗУП, SAP и т.д. Определяют наличие документов, которые подтверждают соответствующее начисление, удержание, изменение рабочих условий, сроки выплат отпускных и расчетных для уволившихся сотрудников.
- СОУТ. Проверяют наличие специальной оценки условий труда, корректность формулировок в трудовых договорах, соблюдение условий и предоставление льгот.
- Штатное расписание. Проверяют на возможную дискриминацию ― инспекторы всегда обращают на это внимание. Если сотрудники занимают одинаковую должность, выполняют аналогичные обязанности в рамках должностной инструкции ― устанавливать им разные оклады запрещено.
- Графики отпусков. Их утверждают не позже, чем за 14 дней до начала календарного года. Используют свою или унифицированную форму. ГИТ проверяет, все ли сотрудники присутствуют в графике, по каждому ли из них указаны даты отпусков, нет ли нарушений в количестве дней отпуска.
- Табели учета рабочего времени. Определяют фактическое количество часов, которые отработал каждый сотрудник. При аудите его сверяют с другой документацией. Например, с трудовым договором или трудовым распорядком, чтобы увидеть, нет ли превышения по норме часов, правильно ли выплачены работнику денежные средства.
- График сменности. Обязательный документ для предприятий со сменным режимом работы. Важное требование ― независимо от режима у каждого работника должно быть не менее 42 часов непрерывного отдыха. Данное правило должно соблюдаться неукоснительно, но его часто нарушают. Например, определяя норму, закладывают в график больше часов, чем положено.
- Заявления об увольнении, отпусках. Согласно статья 80, 127, 128, 255, 255 ТК РФ, заявления могут быть обязательными и необязательными. Юристы правильно распределяют их и проверяют обязательные заявления на корректность оформления.
- Приказы руководителя о приеме или увольнении, назначении дисциплинарного взыскания, привлечении к работе в выходные и праздничные дни, направлении в командировку. Такие приказы должны быть в компании в обязательном порядке.
Что получает заказчик после кадрового аудита?
Чек-листы по каждому сотруднику с подробным разбором оформленных документов, начислений, удержаний. В чек-листах также указаны ошибки, недочеты и советы по их устранению.
Заключение в письменной форме с понятным описанием обнаруженных ошибок и нарушений, а также последствий, к которым эти недочеты могут привести. В заключении указаны рекомендации по устранению ошибок ― только полезная информация, без воды.
Рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства, которые помогут сэкономить время на оформлении документооборота.
Разъяснения по применению положений трудового законодательства.
Персональное предложение по итогам кадрового аудита с ценами на восстановление документации, разработку и актуализацию локальных нормативных актов, должностных инструкций и регламентов.
Сколько стоит кадровый аудит?
Стоимость проведения кадрового аудита в Москве зависит от разных факторов:
специфика деятельности организации:
Компания ЭФИКС-ГРУП гарантирует выгодную стоимость услуг на проведение кадрового аудита в Москве. Точную цену клиент узнает после обсуждения деталей предстоящей проверки и предоставления информации о своей компании.
специфика деятельности организации:
- численность штата сотрудников;
- тип аудита ― сплошной или выборочный;
- период проверки ― за 3, 6, 12 месяцев;
- объем документов ― при выборочной проверке;
- наличие особых условий, например, дистанционный труд или разъездной характер работ;
- необходимость проверки локальных нормативных актов.
Компания ЭФИКС-ГРУП гарантирует выгодную стоимость услуг на проведение кадрового аудита в Москве. Точную цену клиент узнает после обсуждения деталей предстоящей проверки и предоставления информации о своей компании.
Обсудить проект
Обсудить проект
Обсудить проект
Обсудить проект