Как составить должностную инструкцию

Должностная инструкция не входит в перечень обязательных документов, и именно поэтому её пишут по шаблону из интернета. А потом не могут ни спросить с человека за результат, ни доказать в суде, что он не выполнял свои обязанности. Мы ведём кадровый учёт с 2014 года и разбираем здесь, как собрать инструкцию, которой можно пользоваться.

Зачем она нужна, если закон её не требует

Трудовая функция относится к обязательным условиям трудового договора по статье 57 ТК РФ, но в договоре её обычно описывают одной строкой. Инструкция расшифровывает эту строку.

Дальше она работает в четырёх местах. При подборе задаёт требования к кандидату, при адаптации объясняет новичку границы его зоны, при оценке служит основанием для разговора о результатах, а при конфликте становится доказательством.

И ещё один практический смысл: когда человек увольняется, инструкция превращается в описание передаваемых дел.

С чего начинать

Не с шаблона, а с реального дня сотрудника. Мы просим руководителя расписать, что человек делает за неделю, и уже из этого списка собираем документ.

Дальше отделите постоянные задачи от разовых. В инструкцию идут первые, а разовые поручения закрываются формулировкой про выполнение отдельных заданий руководителя в рамках трудовой функции.

А если должности в компании ещё нет, напишите инструкцию до публикации вакансии. Из неё же получится и текст объявления, и вопросы на интервью.

Что внутри

Общие положения: название должности, кому подчиняется, кто замещает на время отсутствия, порядок назначения и освобождения.

Требования к квалификации: образование, опыт, знание программ и нормативных документов. Здесь полезно свериться с профстандартом, если он есть для этой профессии, но переписывать его целиком не нужно.

Обязанности — самая объёмная часть. Формулируйте их глаголами и с указанием периодичности. «Ведёт табель учёта рабочего времени и закрывает его до 3-го числа следующего месяца» работает, а «осуществляет кадровое делопроизводство» не значит ничего.

Права: запрашивать документы у других отделов, подписывать что-то, представлять компанию во внешних органах.

Ответственность: за что отвечает и в каких пределах. Расширять её сверх того, что предусмотрено законом, бессмысленно, такие пункты не работают.

Критерии результата. Необязательный раздел, но именно он превращает инструкцию из формальности в рабочий документ.

Как оформить

Форма свободная, но от способа оформления зависит, насколько тяжело будет менять документ дальше.

Инструкция бывает приложением к трудовому договору или отдельным локальным актом. Второй вариант удобнее: чтобы поменять документ, не нужно подписывать дополнительное соглашение с каждым сотрудником.

Работника знакомят с инструкцией под роспись до подписания трудового договора, как и с остальными локальными актами по статье 68 ТК РФ. Лист ознакомления хранится вместе с личными документами.

И сразу решите, кто и как часто будет её пересматривать. Раз в год достаточно, если структура не меняется.

Частые ошибки

Нам эти четыре попадаются почти в каждом наборе документов, который приносят на аудит.

Пишут на всю компанию одну инструкцию «менеджера». В результате у трёх человек с разными задачами один документ, который не описывает ни одного из них.

Копируют профстандарт целиком. Получается список на четыре страницы, где половина функций в компании вообще не выполняется, и при споре это работает против работодателя.

Забывают про подчинение и замещение. Когда сотрудник в отпуске, начинается поиск того, кто подпишет документы.

Не обновляют после изменения задач. Человек два года делает другое, а инструкция описывает старую роль, и при разговоре о результатах обе стороны ссылаются на разные документы. Мы в таких случаях сначала переписываем инструкцию под реальные обязанности и только потом обсуждаем с сотрудником, что изменится в оценке его работы.

Как инструкция помогает в споре

Когда работник оспаривает увольнение или дисциплинарное взыскание, суд смотрит, что именно входило в его обязанности и был ли он с этим ознакомлен. Мы видели, как дело разваливалось из-за одной детали: инструкция была, а листа ознакомления к ней не нашлось.

Поэтому у нас правило простое. Документ подписан до начала работы, лист ознакомления хранится вместе с трудовым договором, а при изменении обязанностей подписывается заново.

И формулировки должны быть проверяемыми. «Своевременно сдаёт отчётность» проверить нельзя, а «сдаёт расчёт по страховым взносам не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом» можно.

Что делать, если инструкций нет вовсе

Начните с ключевых позиций: тех, где ошибка стоит денег, и тех, где высокая текучка. Остальным должностям документ можно написать позже.

Мы делаем это в рамках кадрового аудита или отдельной задачей. Сначала разбираем с руководителями реальные обязанности, потом пишем документы, а дальше подшиваем их к процессу приёма, чтобы новые сотрудники знакомились с инструкцией сразу.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.