Штрафы за нарушения в кадровом учёте

в 2026 году

Штраф за кадровые нарушения приходит не отдельной строкой за каждую бумагу, а по составам КоАП, и суммы там разные на порядок. Мы ведём кадровый учёт и кадровые аудиты с 2010 года, поэтому собрали здесь действующие размеры с указанием статей, чтобы вы видели, где риск в десятки тысяч, а где в сотни.

Общие нарушения трудового законодательства

Основной состав — статья 5.27 КоАП РФ. По части 1 организация платит от 30 000 до 50 000 ₽, должностное лицо и ИП от 1 000 до 5 000 ₽. Сюда попадает почти всё: нет правил внутреннего трудового распорядка, не ознакомили сотрудника под роспись, нарушили срок выплаты зарплаты, не оформили приказ.

Повторное нарушение идёт по части 2 и стоит дороже. Юридическое лицо платит от 50 000 до 70 000 ₽, должностное от 10 000 до 20 000 ₽, а руководителя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.

Отдельно наказывают фактический допуск к работе человеком, у которого нет на это права. Это часть 3, и гражданин платит от 3 000 до 5 000 ₽, должностное лицо от 10 000 до 20 000 ₽.

Договор оформлен неправильно

Уклонение от оформления трудового договора, подмена его гражданско-правовым или ненадлежащее оформление — это часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Организация платит от 50 000 до 100 000 ₽, должностное лицо от 10 000 до 20 000 ₽, ИП от 5 000 до 10 000 ₽.

А повторение того же по части 5 обходится юридическому лицу уже в 100 000–200 000 ₽, должностное лицо получает дисквалификацию на 1–3 года, ИП платит от 30 000 до 40 000 ₽.

Нам этот состав попадается чаще других у компаний, которые оформляли исполнителей по договору подряда, хотя те работали по графику и на рабочем месте заказчика.

Воинский учёт стоит дороже всего

Здесь суммы другого порядка, и многие работодатели об этом не знают.

Непредставление в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, идёт по статье 21.1 КоАП РФ. Должностное лицо платит от 40 000 до 50 000 ₽, организация от 350 000 до 400 000 ₽.

Неоповещение работника о вызове по повестке или необеспечение его своевременной явки — статья 21.2 КоАП РФ. Суммы те же: 40 000–50 000 ₽ на должностное лицо и 350 000–400 000 ₽ на организацию.

Непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта, наказывается по статье 21.4 КоАП РФ штрафом на должностное лицо от 40 000 до 50 000 ₽.

Эти размеры установлены Федеральным законом от 31.07.2023 № 404-ФЗ, и дела по ним возбуждают военные комиссары.

Персональные данные

А про этот блок вспоминают в последнюю очередь, хотя проверяют его всё чаще.

Кадровый учёт — это обработка персональных данных, и за неё отвечает статья 13.11 КоАП РФ. Обработка без согласия там, где оно требуется, стоит организации десятки тысяч рублей, а утечка данных с 2025 года наказывается по отдельным составам с оборотными штрафами.

Самая простая профилактика — положение об обработке персональных данных, согласия сотрудников и порядок доступа к кадровым документам внутри компании.

Откуда инспекция узнаёт о нарушениях

Плановых проверок у большинства компаний сейчас нет: мораторий по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 продлён до 2030 года. Но это не значит, что проверок не бывает.

Основных поводов три. Жалоба работника или бывшего сотрудника, срабатывание индикатора риска по данным отчётности, обращение из другого ведомства. Любого из них достаточно для внеплановой проверки, а профилактический визит инспектор может провести и без повода.

Нам чаще всего заказывают аудит именно после жалобы уволенного сотрудника, хотя дешевле было бы сделать его до неё.

Как считают штрафы

Штраф по статье 5.27 обычно назначается не один раз, а за каждое нарушение. Если в компании 20 человек и ни с кем не подписано ознакомление с правилами распорядка, инспектор вправе оформить это как 20 эпизодов.

Малое предприятие при первом нарушении может отделаться предупреждением по статье 4.1.1 КоАП РФ, но только если нет вреда и нарушение выявлено впервые. Мы на это не рассчитываем и советуем заказчикам не проверять норму на себе, потому что решение о замене штрафа предупреждением принимает инспектор, а не компания.

И важно помнить про давность. По нарушениям трудового законодательства она составляет 1 год со дня совершения, а по воинскому учёту военный комиссар вправе привлечь в течение 3 лет.

Кто платит штраф

Наказать могут одновременно организацию и должностное лицо: это разные субъекты ответственности, и один штраф не заменяет другой. Должностным лицом обычно признают руководителя, а при наличии приказа о назначении ответственного — того, кому эта работа поручена.

Поэтому приказ о назначении ответственного за кадровый или воинский учёт стоит оформлять аккуратно, с реальными полномочиями и доступом к документам. Человек, назначенный формально и без ресурсов, отвечает так же, как и тот, кто действительно ведёт участок.

Что снижает риск

Мы начинаем с кадрового аудита: сверяем список работающих с договорами и приказами, смотрим ознакомления под роспись, проверяем сроки выплат и отдельно разбираем воинский учёт. Дальше вы получаете список правок с приоритетом или мы восстанавливаем документы сами.

Такой разбор дешевле одного штрафа по воинскому учёту в 350 000 ₽, а найденное обычно закрывается за 2–3 недели. Нам чаще всего приходится восстанавливать ознакомления под роспись, приводить в порядок сроки выплат в правилах распорядка и заводить воинский учёт, которого не было вовсе.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.