Что проверяет трудовая инспекция:

ПОДГОТОВКА

Плановых проверок у большинства компаний сейчас нет: мораторий по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 продлён до 2030 года. Но внеплановые никуда не делись, и приходят они обычно по жалобе. Мы ведём кадровый учёт и кадровые аудиты с 2010 года, и ниже то, что инспектор смотрит первым делом.

Откуда берётся проверка

Самый частый повод — обращение работника или уволенного сотрудника. Второй по частоте это индикаторы риска: когда данные отчётности расходятся с обычной картиной, например зарплата ниже отраслевой или массовые увольнения за короткий период.

Третий вариант — информация из другого ведомства. Налоговая, прокуратура или Социальный фонд передают сведения, и инспекция реагирует.

А ещё есть профилактический визит. Формально это не проверка и штрафом он не заканчивается, но инспектор смотрит документы и выдаёт предостережение, которое проще выполнить, чем игнорировать.

Документы, которые запрашивают всегда

Трудовые договоры со всеми работающими. Сверяют фактический список сотрудников с оформленными договорами и смотрят, есть ли в них обязательные условия по статье 57 ТК РФ, включая размер оклада цифрой.

Приказы о приёме, переводах и увольнении с подписями работников. По статье 68 ТК РФ приказ объявляется под роспись в трёхдневный срок с начала работы.

Правила внутреннего трудового распорядка и листы ознакомления. Здесь же проверяют, установлены ли конкретные даты выплаты зарплаты, а не диапазон.

Табели, графики отпусков, расчётные листки и платёжные документы. По ним видно, соблюдается ли требование статьи 136 ТК РФ платить не реже чем каждые полмесяца, с датой не позднее 15 календарных дней после окончания периода.

Документы по персональным данным и охране труда. Положение, согласия, журналы инструктажей, результаты спецоценки условий труда.

Что находят чаще всего

Список у нас за годы работы почти не меняется, хотя компании каждый раз разные.

Нет подписи работника на листе ознакомления с локальными актами. Документ есть, а доказательства, что человек его читал, нет.

В трудовом договоре условие об оплате написано отсылкой к штатному расписанию вместо конкретной суммы.

Зарплата выплачивается раз в месяц или без фиксированных дат. Это нарушение, даже если сотрудники не возражают.

И расхождение между штатным расписанием, договором и фактической выплатой. Мы находим его почти в каждом первом аудите.

Что смотрят у отдельных категорий

Если в компании есть несовершеннолетние, иностранные работники или сотрудники с вредными условиями труда, проверка идёт глубже. По иностранцам смотрят уведомления в МВД о заключении и расторжении договора, по вредным условиям — результаты спецоценки и доплаты, по несовершеннолетним — режим работы и медосмотры.

Отдельная тема — самозанятые и исполнители по договорам подряда. Инспекция проверяет, нет ли там признаков трудовых отношений: графика, рабочего места, подчинения правилам компании.

Сколько это стоит

Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится организации в 30 000–50 000 ₽, должностному лицу в 1 000–5 000 ₽. Повторное по части 2 — 50 000–70 000 ₽ для юрлица и дисквалификация руководителя на срок от 1 года до 3 лет.

Ненадлежащее оформление трудового договора выделено в часть 4 и стоит организации 50 000–100 000 ₽. Важно помнить, что штраф считается по эпизодам: если ознакомления нет у 20 человек, это 20 нарушений, а не одно.

Как вести себя во время проверки

Спокойно и по документам. Инспектор работает в рамках решения о проверке, и это ограничение действует в вашу пользу.

Проверьте основание. В решении о проверке указаны предмет, период и перечень запрашиваемых документов, и выходить за эти рамки инспектор не вправе.

Назначьте одного ответственного за общение. Когда документы носят пятеро, часть бумаг теряется, а часть приносят лишнюю.

Отдавайте копии с описью и держите у себя второй экземпляр описи с отметкой о приёме. Мы всегда просим заказчика делать именно так, потому что потом легко спорить о том, что передавалось.

И не додумывайте ответы. На вопрос, которого нет в предмете проверки, можно спокойно ответить, что документы по нему предоставите по отдельному запросу.

Что делать после проверки

Если выдано предписание, у него есть срок исполнения, и этот срок реально соблюдать. Мы советуем сразу разбить требования на те, что закрываются документом за день, и те, что требуют работы на несколько недель, а по вторым письменно просить продления с обоснованием.

Постановление о штрафе можно обжаловать в течение 10 суток со дня получения копии. Смысл в этом есть, когда нарушение спорное или когда есть основания заменить штраф предупреждением по статье 4.1.1 КоАП РФ.

А главное — закрыть саму причину, а не только пункт предписания. Иначе следующая жалоба приведёт к повторной проверке, где суммы уже другие.

Как подготовиться заранее

Кадровый аудит занимает у нас от нескольких дней до двух недель в зависимости от числа сотрудников. Мы сверяем список работающих с договорами и приказами, смотрим ознакомления, сроки выплат, отпуска и отдельно воинский учёт, где суммы штрафов доходят до 400 000 ₽ на организацию.

Дальше вы получаете список правок с приоритетом или передаёте восстановление документов нам. Второй вариант обычно быстрее, потому что кадровик компании в это время продолжает вести текущую работу.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.