С чего начать восстановление бухгалтерского учёта

Восстановление учёта начинается не с проводок, а с инвентаризации того, что вообще есть. Мы делаем такие проекты с 2010 года и всегда идём одним порядком, потому что попытка сразу «занести всё в базу» заканчивается второй переделкой.

Когда учёт нужно восстанавливать

Бухгалтер ушёл и не передал дела. База не сходится с банком и кассой. Отчётность сдавалась нулевой, хотя обороты были. Пришло требование из налоговой, а подтвердить расходы нечем.

Отдельный случай — смена системы налогообложения или продажа бизнеса. Там учёт приходится приводить в порядок не из-за проблем, а потому что покупатель или банк смотрят на цифры.

Шаг 1. Определите период и объём

Сначала выясняем, за какие годы восстанавливать. Обычно это три года, которые налоговая вправе проверить, но иногда глубже, если есть перенос убытков или незакрытые сделки.

Дальше считаем объём: число операций по банку, наличие кассы, количество сотрудников, участки учёта. От этого зависят и сроки, и стоимость работы.

Шаг 2. Соберите внешние данные

Банковские выписки за весь период — это опора, потому что они не зависят от состояния вашей базы. Дальше запрашиваем в налоговой сверку расчётов и справку о состоянии единого налогового счёта.

По сотрудникам поднимаем сведения из Социального фонда, по контрагентам — акты сверок. На этом этапе обычно и выясняется реальный масштаб расхождений.

Шаг 3. Восстановите первичку

По каждой операции из выписки должен быть документ. Недостающие акты и накладные запрашиваем у контрагентов, и чем раньше это сделать, тем выше шанс получить ответ.

Нам этот этап всегда даётся тяжелее остальных. Часть контрагентов уже не работает, часть не отвечает, и по таким операциям приходится решать отдельно, подтверждается расход или нет.

Шаг 4. Заново соберите учёт

Дальше операции разносятся по периодам, считаются налоги и сверяются с тем, что было заявлено в сданных декларациях. Расхождения превращаются в список уточнёнок.

Уточнённые декларации подаются с доплатой налога и пени до подачи, иначе штраф не снимается. Этот порядок важно соблюдать именно в такой последовательности.

Шаг 5. Закройте кадровый блок

Проверяем трудовые договоры, приказы, ознакомления, подачу сведений в Социальный фонд по кадровым событиям и воинский учёт. Последний чаще всего отсутствует вовсе, а штрафы там по статьям 21.1 и 21.2 КоАП РФ доходят до 400 000 рублей на организацию.

Чего делать не стоит

Начинать с занесения операций в базу, пока не собраны выписки и сверки. В этом случае вы разносите то, что помните, а не то, что было.

Подавать уточнёнки до того, как закрыт весь период. Каждая новая порция документов меняет суммы, и уточнённые декларации приходится подавать повторно.

И скрывать от бухгалтера реальное состояние дел. Нам проще работать с заказчиком, который сразу говорит, что три года отчётность была нулевой при живых оборотах, чем выяснять это на середине проекта.

Как считается стоимость

Мы считаем по объёму, а не по количеству месяцев. Основные показатели это число операций по банку и кассе, наличие НДС, количество сотрудников и состояние документов на входе.

Компания с двумя десятками операций в месяц и полным комплектом первички обходится заметно дешевле, чем такая же по обороту, но с потерянными документами и нулевой отчётностью за три года. Поэтому сначала мы смотрим, что есть, и только потом называем сумму.

Сколько это занимает

Год учёта небольшой компании на упрощёнке без сотрудников мы восстанавливаем за 2–3 недели. Три года с сотрудниками, кассой и НДС — это уже полтора-два месяца, и основное время уходит на сбор документов у контрагентов.

Стоимость считается по объёму операций и числу участков. После первичного осмотра мы называем и срок, и сумму, а не оцениваем вслепую.

Что получает заказчик на выходе

Восстановленную базу с проведёнными операциями за весь период, комплект первичных документов, уточнённые декларации там, где они нужны, и сверку с налоговой, которая показывает нулевые расхождения.

Плюс список того, что восстановить не удалось, с объяснением причины. Этот документ важен не меньше остального: он показывает, какие расходы сняты и почему, и с ним компания понимает свои риски заранее.

Что делать, чтобы не повторилось

Заведите порядок передачи документов в бухгалтерию до закрытия месяца и сверку с банком раз в месяц. Раз в квартал сверяйтесь с налоговой по единому счёту.

И договоритесь заранее, как передаются дела при смене бухгалтера: доступы, база, пароли, незакрытые вопросы. Мы в таких случаях принимаем дела по акту, чтобы потом было понятно, что досталось в наследство.

Ещё один момент про доступы. До начала работы нужно получить электронную подпись руководителя, доступ в личный кабинет налогоплательщика и в кабинет страхователя, а также права в банке на выгрузку выписок. Без этого проект встаёт на первом же шаге, и мы просим закрывать вопрос с доступами до подписания договора.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.