Что делать,

если потеряна первичная документация

Потеря первички не равна потере расходов, если действовать в правильном порядке. Мы восстанавливаем учёт с 2010 года и начинаем такие проекты всегда одинаково: фиксируем факт утраты, а потом собираем документы заново.

Шаг 1. Зафиксируйте утрату

Издаётся приказ о создании комиссии, комиссия устанавливает причину и составляет акт. В акте перечисляется, какие документы и за какой период утрачены.

Если причина внешняя, нужна справка. Из МЧС при пожаре, из полиции при краже, из управляющей компании при заливе. Такая справка потом объясняет налоговой, почему документов нет.

Этот шаг пропускают чаще всего, а он самый важный. Без акта ситуация выглядит как небрежность, а с ним как обстоятельство, с которым компания работала.

Шаг 2. Сообщите налоговой

Если документы запрошены требованием и вы не успеваете их представить, в течение дня после получения требования подаётся уведомление о невозможности представить документы в срок с указанием причины и нового срока.

Так снимается риск штрафа за непредставление, пока вы восстанавливаете бумаги.

Шаг 3. Восстановите документы

Начинайте с банка. Выписки за весь период покажут все операции, и от них уже пляшет восстановление остального.

Дальше запрашиваем дубликаты у контрагентов. Письмо с перечнем документов, периодом и просьбой заверить копии печатью и подписью работает лучше телефонных звонков, потому что у контрагента остаётся входящий документ.

Кассовые документы восстанавливаются по фискальным данным оператора. Кадровые — по сведениям из Социального фонда. Налоговые декларации и платежи — по личному кабинету и сверке с налоговой.

А по контрагентам, которые уже ликвидированы, документы не восстановить. Здесь мы собираем косвенные доказательства. Это договоры, переписка, банковские платежи, отчёты по проекту.

Что восстанавливается проще всего

Банковские документы возвращаются за день. Выписка запрашивается в банке за любой период и содержит все операции с реквизитами контрагентов.

Налоговые декларации и платежи видны в личном кабинете налогоплательщика, там же берётся справка о сальдо единого налогового счёта и сверка расчётов.

Сведения о сотрудниках приходят из Социального фонда, а данные по кассе поднимаются у оператора фискальных данных. То есть государственную часть учёта мы восстанавливаем почти всегда.

А что восстановить тяжело

Документы от контрагентов, которые уже ликвидированы или не отвечают. Из внутренних тяжелее всего идут приказы, акты списания и авансовые отчёты с чеками.

По ним мы собираем косвенные подтверждения и решаем с заказчиком, какие расходы оставляем, а какие снимаем, чтобы не спорить с налоговой на пустом месте.

Что делать с расходами, которые не подтвердились

Если документа нет и получить его негде, расход придётся снять и пересчитать налог. Уточнённая декларация подаётся с доплатой налога и пени до её подачи, тогда штрафа не будет.

Но это дешевле, чем ждать проверки. При выездной проверке к доплате добавится штраф, а объяснять придётся всё то же самое.

Сколько времени занимает восстановление

Год документов небольшой компании мы собираем за 2–3 недели, и основное время уходит не на учёт, а на переписку с контрагентами. Часть отвечает за день, часть тянет по две недели, а часть не отвечает вовсе.

Три года с сотрудниками, кассой и НДС занимают полтора-два месяца. Поэтому начинать стоит сразу после того, как факт утраты зафиксирован, а не когда пришло требование из налоговой с десятидневным сроком.

Сроки хранения, чтобы не повторять

Первичные документы хранятся не менее 5 лет после отчётного года, кадровые документы по личному составу — 50 лет для дел, начатых после 2003 года. Уничтожение оформляется актом.

А ещё мы советуем держать сканы первички в облаке параллельно с бумагой. Это не заменяет оригиналы там, где они нужны, но при утрате даёт список того, что именно пропало, и упрощает запрос дубликатов.

Как писать письмо контрагенту

Коротко и по форме. Укажите период, перечень документов с номерами и датами, если они известны, и попросите заверенные копии с подписью и печатью.

Отправляйте по электронному документообороту или на официальную почту с уведомлением, а не в мессенджер менеджеру. Тогда у вас остаётся подтверждение запроса, и его можно показать налоговой как доказательство того, что меры принимались.

Чем помогаем мы

Готовим приказ и акт, пишем письма контрагентам, собираем выписки и сведения из фондов, восстанавливаем учёт за период и подаём уточнёнки, если они нужны.

Дальше можно передать нам ведение учёта, чтобы документы больше не терялись: сроки сдачи, сверки с банком и хранение выстраиваются один раз. Бухгалтерское обслуживание начинается от 4 500 рублей в месяц.

И последнее про сканы. Копия документа без оригинала не всегда принимается налоговой, но она резко упрощает запрос дубликата: у вас есть номер, дата, сумма и контрагент. Компании, которые сканируют первичку при поступлении, восстанавливают учёт в разы быстрее остальных.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.