Как передать

бухгалтерию

На аутсорсинг:

чек-лист

Решение обычно принимают в плохой момент. Уволился бухгалтер, пришло требование из налоговой, всплыли ошибки в отчётности за прошлый год. И тогда переход делают в спешке, а спешка на этом участке стоит дорого.

Нормальный переход состоит из семи шагов, и на каждом есть что упустить. Ниже разбираем по порядку.

Шаг 1. Понять, что вы передаёте

Сначала оцените состояние учёта. У компаний, которые приходят к аутсорсингу, оно очень разное. Где-то документы в порядке и речь просто о смене исполнителя. А где-то первичка не собрана, отчётность сдана формально, и по нескольким периодам висят незакрытые обязательства.

Руководителю без бухгалтерского образования оценить это самостоятельно трудно. Тогда имеет смысл заказать экспресс-аудит у независимого специалиста, чтобы увидеть реальный объём работ до того, как вы подпишете договор на сопровождение.

Зафиксируйте на бумаге систему налогообложения по каждому юрлицу, структуру группы, число сотрудников, виды деятельности и постоянных контрагентов. Эти данные станут основой задания для подрядчика, и без них вам назовут цену наугад.

Шаг 2. Сформулировать задачу словами

Фраза «ведите нашу бухгалтерию» гарантирует конфликт через два месяца. Каждая сторона понимает её по-своему, а выясняется это в момент, когда что-то не сделано.

Опишите состав работ. Ведение бухгалтерского и налогового учёта, подготовка и сдача отчётности, расчёт зарплаты, кадровое делопроизводство, взаимодействие с банком и налоговой. Отметьте, что остаётся внутри компании.

Отдельно опишите формат работы. Кто ваш контакт со стороны подрядчика, за какой срок он отвечает на запросы, какие отчёты вы получаете и с какой периодичностью. Это стоит закреплять письменно: устная договорённость о «связи по мере необходимости» разваливается первой.

Шаг 3. Выбрать подрядчика

Цена не должна быть главным критерием. Низкая цена почти всегда означает либо урезанный объём услуг, либо доплату за каждое действие сверх минимума.

Смотрите на опыт в вашей отрасли и на компаниях вашего размера. Учёт в производстве, торговле и услугах устроен по-разному, и специалист без релевантного опыта будет разбираться за ваш счёт.

Проверьте ответственность. У серьёзных компаний деятельность застрахована — наша, например, в ПАО СК «РОСГОССТРАХ», — и в договоре написано, кто платит штраф, начисленный по вине исполнителя. Это единственная реальная финансовая гарантия в услуге.

И спросите, как устроен внутренний контроль качества. Хороший подрядчик спокойно объясняет, кто проверяет работу исполнителя и на каком этапе. Уклончивый ответ здесь говорит сам за себя.

Шаг 4. Передать документы и доступы

Технически самый сложный этап, и именно на нём переходы срываются. Ответственный подрядчик ведёт передачу по своему регламенту, но руководителю стоит понимать состав.

Передаются архив первичных документов за все открытые периоды, доступы к учётной системе и личным кабинетам налоговой и фондов, действующие договоры с контрагентами, сведения об остатках и задолженностях, кадровые документы и данные о текущих обязательствах по зарплате.

Отдельно проверьте электронную подпись. Она должна быть оформлена на директора компании, а не на прежнего бухгалтера лично. Иначе после его ухода вы не сдадите ни одного отчёта, пока не выпустите новую.

Шаг 5. Наладить текущее взаимодействие

Полностью отойти от учёта не получится, и это стоит принять сразу. Первичные документы собираете вы, и передавать их подрядчику нужно в срок.

Задержки с документами — главная причина конфликтов между клиентом и исполнителем, и лежит она обычно на стороне клиента. Назначьте внутри компании человека, который собирает бумаги от подразделений и передаёт их по регламенту. Офис-менеджер, операционный директор, кто угодно с полномочиями.

Шаг 6. Оставить себе контроль

Передача функции не означает потерю контроля над ней. Минимальный набор инструментов простой.

Раз в месяц вы получаете сводку по расчётам с бюджетом и фондами. Заранее — предупреждение о датах сдачи отчётности и платежей. Немедленно — информацию о любом требовании или запросе от контролирующих органов.

Раз в год имеет смысл заказать независимую проверку качества учёта. Это не про недоверие к подрядчику, а обычная практика управления рисками.

Шаг 7. Продумать переход для штатного бухгалтера

О последнем шаге говорят редко, а он определяет, сколько информации вы потеряете. Если в компании работает свой бухгалтер и его функции уходят наружу, обеспечьте переходный период.

Пусть штатный специалист участвует в передаче дел и объяснит новой команде специфику компании. Так вы избежите ситуации, когда старый сотрудник уже ушёл, а новый подрядчик ещё не разобрался, и месяц учёта проваливается в пустоту.

Типичные ошибки перехода

Первая ошибка — менять исполнителя в разгар отчётного периода. Передавать дела за неделю до срока сдачи декларации значит гарантированно этот срок сорвать. Лучше начинать переход сразу после закрытия периода, тогда у новой команды есть месяц на разбор.

Вторая — увольнять бухгалтера до того, как найден и подключён подрядчик. Между этими двумя событиями образуется провал, в который проваливаются документы, пароли и половина устных договорённостей с контрагентами.

Третья — не оформить акт приёма-передачи. Без него через полгода вы не докажете, в каком состоянии учёт был принят, и спор о том, чья это ошибка, зайдёт в тупик.

И четвёртая, самая частая. Компания выбирает подрядчика по цене, а через два месяца обнаруживает, что половина нужных работ в пакет не входила и оплачивается отдельно.

Сколько это занимает

Сколько это займёт, зависит от состояния учёта. Если база в порядке, техническая часть перехода занимает дни: у нас после согласования пакета идут договор, выпуск ЭЦП и заведение базы 1С. Если учёт запущен, сначала его восстанавливают, и срок растягивается. Компании, которые проходят все семь шагов, получают то, за чем шли. А те, кто отдаёт учёт за неделю по звонку из объявления, обычно возвращаются к вопросу через полгода.