ВЫБОР

компаниИ для бухгалтерского сопровожденИЯ

Большинство предпринимателей выбирают подрядчика по двум признакам: цена и впечатление от переговоров. Оба ненадёжны. Хорошее впечатление производит отдел продаж, а вести учёт будет другой человек, которого вы на переговорах не видели.

Ниже семь критериев, которые проверяются до подписания договора и говорят о компании больше, чем презентация. Мы собрали их из вопросов, которые нам самим задают на переговорах.

1. Отраслевой опыт

Учёт в торговле, производстве, стройке и услугах устроен по-разному. Разные коды, разные налоговые риски, разный момент признания выручки, разная первичка.

Задайте прямой вопрос о работе с компаниями вашего профиля и попросите примеры. Содержательный ответ с деталями — хороший знак. Фраза «работаем со всеми отраслями» означает, что специфики вашей они не знают.

2. Кто именно будет вести ваш учёт

Договор подписывается с компанией, а работает конкретный человек. Узнайте, кто это, какой у него опыт и сколько клиентов он ведёт одновременно.

А последнее число говорит больше остальных. Специалист с тридцатью компаниями на руках физически не может вникать в каждую, и ваш учёт будет вестись по остаточному принципу.

Спросите и о замене. Кто ведёт вашу компанию, когда основной исполнитель в отпуске или на больничном.

3. Ответственность, зафиксированная документом

Устные заверения о качестве не стоят ничего. Смотрите договор: кто платит штраф, начисленный по вине исполнителя, и чем ограничена сумма возмещения.

И спросите, застрахована ли деятельность компании, попросите показать полис со страховой суммой. Это единственная финансовая гарантия, которая работает в реальном споре. У нас деятельность застрахована в ПАО СК «РОСГОССТРАХ».

4. Прозрачность цены

Хороший подрядчик спокойно объясняет, из чего складывается стоимость и какие работы тарифицируются сверх пакета. Перечень допуслуг нужно получить до подписания: неприятные сюрпризы в счёте разрушают отношения быстрее любых ошибок в учёте. У нас сопровождение начинается от 4 500 рублей в месяц, и что входит в эту сумму, мы разбираем на первой встрече.

Но насторожить должна цена заметно ниже рынка. За ней обычно стоит либо урезанный состав работ, либо доплата за каждое действие, либо специалист без квалификации.

5. Как устроен контроль качества

Спросите, кто проверяет работу исполнителя внутри компании и на каком этапе. Вторая пара глаз перед сдачей отчётности должна быть у любого подрядчика.

Уклончивый ответ здесь говорит сам за себя. Если процесс контроля описать не могут, скорее всего его нет, и любая ошибка исполнителя дойдёт до налоговой без препятствий.

6. Отчётность перед вами

Выясните до старта, что вы будете получать и как часто. Минимум — состояние расчётов с бюджетом, календарь предстоящих платежей и уведомление о любом требовании из инспекции в течение рабочего дня.

Договоритесь и о формате управленческого отчёта, если он вам нужен. Многие подрядчики готовят его только по отдельной просьбе, а некоторые не делают вообще, и лучше узнать это заранее.

7. Реальные отзывы, а не страница на сайте

Отзывы на сайте подрядчика вам ничего не скажут. А вот контакты действующих клиентов попросить стоит, и с ними стоит поговорить. Вопросы задавайте конкретные, а не про общее впечатление.

Спросите, были ли штрафы и кто их платил. Как быстро отвечают на срочный запрос. Что происходило, когда приходило требование из налоговой. Менялся ли исполнитель и как проходила передача. По ответам на эти четыре вопроса картина становится ясной.

Как проверить перед подписанием

Сделайте две вещи, которые занимают немного времени и защищают лучше долгих переговоров.

Первая. Попросите разбор вашей ситуации до заключения договора. Дайте вводные по компании и посмотрите, какие вопросы задаст подрядчик. Мы, например, спрашиваем про систему налогообложения, объём документов, юрлица, нестандартные операции и состояние учёта на сегодня. Тот, кто сразу называет цену, не разобравшись, потом будет так же работать.

Вторая. Начните с небольшой задачи. Экспресс-аудит текущего учёта, подготовка одного отчётного периода, проверка кадровых документов. За такую работу видно и качество, и скорость ответа, и то, как компания сообщает о найденных проблемах.

На что смотреть при первой встрече

Разговор о вашей компании показывает подрядчика лучше любого списка регалий. Обратите внимание на несколько вещей.

Кто пришёл на встречу. Если только менеджер по продажам, попросите пригласить специалиста, который будет вести учёт. Разговор сразу станет содержательнее.

О чём спрашивают. Вопросы про объём первички и нестандартные операции говорят о том, что подрядчик собирается считать вашу задачу, а не продать типовой тариф.

Как говорят о проблемах. Хороший признак, когда подрядчик честно называет то, что делать не будет, и предупреждает о работах сверх пакета. Плохой, когда на любой вопрос отвечают «да, конечно, включено».

И что предлагают первым шагом. Разумное предложение начинается с диагностики учёта, а не с подписания годового договора.

Чего не стоит делать

Не выбирайте по нижней цене. Разница в несколько тысяч в месяц несопоставима с суммой доначислений после плохо ведённого года.

Не подписывайте договор с общими формулировками, надеясь договориться по ходу. Договориться по ходу можно только о том, что записано.

Не отдавайте учёт совсем без контроля. Ответственность за отчётность остаётся на вас в любом случае, а значит, минимальный набор проверок нужен даже при отличном подрядчике.