Как контролировать работу бухгалтерии

Передача учёта наружу снимает с руководителя операционку, но не снимает ответственности. Если налоговая найдёт нарушение, разговаривать она будет с директором, а не с подрядчиком. Так устроен закон, и договором это не меняется.

Поэтому мы считаем контроль обязательным даже при хорошем исполнителе. Вопрос только в том, чтобы он занимал час в месяц, а не превращался в надзор.

Почему контроль нужен всегда

Первая причина юридическая. По закону о бухгалтерском учёте ведение учёта организует руководитель экономического субъекта, и он же отвечает за достоверность отчётности (статья 7 402-ФЗ). Кто физически готовил документы, значения не имеет.

Вторая практическая. Любой подрядчик работает с той информацией, которую получил от вас. Документы пришли с опозданием, часть операций не отражена, о сделке никто не сообщил — и результат окажется неполным, хотя исполнитель сделал всё правильно с тем, что имел.

И третья управленческая. Регулярные финансовые данные нужны вам самим. Руководитель, который видит картину в течение месяца, реагирует быстрее того, кто узнаёт о разрыве в день платежа.

Четыре отчёта, которые стоит получать

Перечень отчётов, формат и сроки стоит зафиксировать в приложении к договору. Устная договорённость «будем присылать по необходимости» не работает ни у кого.

Отчёт по налоговым обязательствам. Обязательный минимум. Что начислено, что уплачено, какие платежи предстоят и в какие даты, каково сальдо единого налогового счёта. Периодичность — ежемесячно, а в квартал сдачи отчётности лучше дважды.

Состояние расчётов с контрагентами. Дебиторская и кредиторская задолженность с разбивкой по срокам. Кто должен вам, кому должны вы, что просрочено. Ежемесячно, а при большом числе контрагентов раз в две недели.

Управленческий отчёт о финансовых результатах. Выручка, расходы по статьям, прибыль в динамике к прошлым периодам. Именно этот отчёт отвечает на вопрос, зарабатывает компания или проедает оборотку. Ежемесячно, в формате, который согласован заранее.

Календарь отчётности и платежей. Список ближайших дат с суммами, желательно на квартал вперёд. Он нужен не для контроля подрядчика, а для планирования денег.

Что должно приходить немедленно

Отдельно мы советуем договориться о событиях, которые не ждут отчётного цикла. Требование или запрос от налоговой. Блокировка счёта или приостановка операций. Выявленная ошибка за прошлые периоды. Любое расхождение по сальдо ЕНС.

Срок оповещения тоже стоит записать в договоре. Требование из инспекции даёт немного времени на ответ, и потерянная неделя здесь дорого стоит.

Как проверять качество, а не только сроки

Сданная вовремя отчётность ещё не означает корректный учёт. Есть несколько простых проверок, которые доступны руководителю без бухгалтерского образования.

Раз в квартал запрашивайте сверку с налоговой по расчётам. Она показывает реальное состояние дел с бюджетом, а не то, что отражено в вашей базе.

Сравнивайте выручку в управленческом отчёте с поступлениями по расчётному счёту. Расхождения нормальны, отгрузка и оплата не совпадают по времени. А вот необъяснимое расхождение — повод задать вопрос.

Проверяйте, что первичка закрыта. Попросите список сделок, по которым нет подписанных актов или накладных. Этот список есть всегда, вопрос в его длине.

И раз в год имеет смысл заказывать независимую проверку учёта у стороннего специалиста. Такие проверки дисциплинируют обе стороны и снимают почву для взаимных претензий.

Признаки, что с учётом что-то не так

Есть несколько симптомов, по которым проблему видно раньше, чем придёт требование из инспекции.

Отчёты приходят с задержкой и после напоминания. Разово это ничего не значит, но систематическая задержка обычно говорит о перегрузке исполнителя, а перегрузка рано или поздно превращается в ошибку.

На конкретный вопрос вы получаете общий ответ. Спросили, почему выросла налоговая нагрузка в квартале, а услышали, что «так получилось по расчёту». Внятного разбора нет, потому что его никто не делал.

Сальдо единого налогового счёта не совпадает с вашими ожиданиями, и объяснение каждый раз меняется. Здесь стоит сразу запрашивать сверку и разбираться с цифрами, а не с формулировками.

И последний признак самый простой. Вы не понимаете, за что платите. Если состав работ за месяц описать невозможно, значит либо работы не структурированы, либо их меньше, чем в договоре.

Ваша часть работы

Контроль работает в обе стороны, и половина проблем возникает на стороне клиента. Назначьте ответственного за передачу документов и договоритесь о крайнем сроке, например до третьего рабочего дня следующего месяца.

Сообщайте о нестандартных сделках заранее, а не по факту. Крупная покупка, продажа имущества, договор с иностранным контрагентом, займ от учредителя — всё это влияет на налоги, и обсуждать это лучше до подписания документов.

И не молчите о претензиях. Накопленное за год недовольство заканчивается расторжением договора, а высказанное сразу — исправлением за неделю.

С чего начать, если контроля сейчас нет

Запросите у подрядчика три вещи, и нам этого набора обычно хватает для первой оценки: акт сверки с налоговой, список незакрытой первички и отчёт о налоговых обязательствах на текущую дату. По качеству и скорости ответа вы поймёте о состоянии своего учёта больше, чем из любого разговора о том, как всё хорошо.