КАДРОВЫЙ УЧЕТ

ВЕДЕТСЯ

С НАРУШЕНИЯМИ:

КАК ЭТО ПОНЯТЬ

Кадровый учёт ломается тихо. Документы вроде бы есть, кадровик на месте, а при первой же жалобе выясняется, что половина ознакомлений без подписей и воинского учёта нет вовсе. Мы делаем кадровые аудиты с 2010 года и собрали здесь признаки, по которым проблему видно до прихода инспектора.

Проверка за 15 минут

Возьмите список фактически работающих людей и сверьте его с папкой трудовых договоров. Совпало не всё — это уже нарушение, и по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ оно стоит организации от 50 000 до 100 000 ₽.

Откройте трудовой договор любого сотрудника и найдите там размер оклада цифрой. Формулировка «оплата согласно штатному расписанию» вместо суммы — типовая находка.

Посмотрите лист ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка. Подписи всех работающих должны быть на месте, включая тех, кто пришёл в прошлом месяце.

И проверьте даты выплаты зарплаты в правилах распорядка. Там должны стоять конкретные числа, а не период «с 5 по 10».

Признаки, которые видно по работе отдела

Часть проблем заметна без единой папки, просто по тому, как устроен рабочий день кадровика.

Документы оформляются задним числом. Если приказ о приёме печатается через неделю после выхода человека, то и сведения в Социальный фонд ушли с опозданием, потому что срок по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 при приёме и увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Кадровик не может за пять минут найти нужный документ. Это не про аккуратность, а про то, что система не выстроена.

Сотрудники приходят с вопросами про отпуска и справки к бухгалтеру, а не к кадровику. Значит, учёт ведётся формально, а живая работа с людьми провисает.

Никто не помнит, когда последний раз обновлялось штатное расписание и график отпусков. График, к слову, утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года и обязателен для обеих сторон.

Проверка по увольнениям

Поднимите последние три увольнения и посмотрите комплект по каждому: заявление или соглашение, приказ, расчёт в день увольнения, выдачу СТД-Р, подачу сведений в Социальный фонд на следующий рабочий день.

Увольнение — самый частый повод для жалобы, и именно здесь ошибки стоят дороже всего. Мы начинаем аудит с этого участка, если компания уже получала претензии от бывших сотрудников.

Воинский учёт — отдельная зона риска

Спросите, кто назначен ответственным за воинский учёт приказом и где лежат карточки по форме 10. Если ответа нет, компания живёт с рисками в сотни тысяч рублей.

По статьям 21.1 и 21.2 КоАП РФ организация платит от 350 000 до 400 000 ₽, должностное лицо от 40 000 до 50 000 ₽. Непредставление сведений для ведения учёта по статье 21.4 стоит должностному лицу 40 000–50 000 ₽.

И срок давности здесь 3 года, поэтому старые пропуски тоже всплывают. Отдельно спросите, подавались ли сведения о сотрудниках, которые обязаны состоять на учёте, но не состоят: это самая частая находка при первой постановке учёта, и закрывается она письмом в военкомат, а не спорами внутри компании.

Что показывают цифры

Отдельно мы смотрим на три показателя, которые считаются по данным самой компании и не требуют никаких опросов.

Посчитайте, сколько человек уволилось за год и сколько из них ушло в первые 3 месяца. Высокая доля ранних уходов часто означает, что документы и договорённости на входе расходятся с реальностью.

Посмотрите на количество исправлений в расчётах зарплаты за квартал. Регулярные перерасчёты означают, что табель ведётся небрежно или данные до бухгалтерии доходят с опозданием.

А ещё полезно сравнить число сотрудников по штатному расписанию с фактическим. Расхождение на пару позиций — это норма в момент найма, расхождение на треть — признак, что расписание давно не трогали.

Что мы проверяем первым делом

Нам хватает трёх срезов, чтобы понять состояние учёта. Первый — люди против документов: список работающих, договоры, приказы, ознакомления. Второй — деньги: даты выплат в правилах распорядка, расчётные листки, платёжные поручения, соответствие окладов штатному расписанию. Третий — сроки: подача сведений в Социальный фонд, оформление приказов, график отпусков.

Дальше добавляется воинский учёт, охрана труда и персональные данные. По опыту, если первые три среза чистые, остальное обычно тоже в порядке, а если провален хотя бы один, проблемы найдутся везде.

Когда пора звать помощь со стороны

Мы советуем делать аудит в трёх случаях. После смены кадровика, потому что новый человек наследует чужие ошибки и отвечает за них. При росте штата вдвое, когда прежние ручные процессы перестают держать объём. И после жалобы работника, даже если конфликт уже улажен.

Аудит занимает от нескольких дней до двух недель. Мы сверяем людей с документами, смотрим ознакомления, сроки, отпуска, расчёты и воинский учёт, а на выходе даём список правок с приоритетом.

Дальше можно исправлять самим или передать восстановление и ведение учёта нам, целиком или по участкам. Стоимость зависит от числа сотрудников и состояния документов.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.