КАДРОВЫЙ УЧЕТ

ВЕДЕТСЯ

С НАРУШЕНИЯМИ:

КАК ЭТО ПОНЯТЬ

Кадровый учёт — одна из тех областей, в которых проблемы накапливаются незаметно. В отличие от бухгалтерских ошибок, которые дают о себе знать через расхождения в отчётности или претензии налоговых органов, нарушения в кадровом делопроизводстве могут годами оставаться в тени — до первой проверки трудовой инспекции или первого конфликта с сотрудником. Именно поэтому руководителю важно уметь распознавать тревожные сигналы заблаговременно, не дожидаясь момента, когда последствия станут очевидными и дорогостоящими.

Почему нарушения в кадровом учёте опасны

Трудовое законодательство относится к числу наиболее защищённых отраслей права с точки зрения государственного контроля. Государственная инспекция труда проводит как плановые проверки по утверждённому графику, так и внеплановые — по обращениям работников. При этом жалоба даже одного сотрудника является достаточным основанием для немедленного визита инспектора.

Штрафы за нарушения трудового законодательства для юридических лиц достигают двухсот тысяч рублей по отдельным статьям, а при повторных нарушениях — ещё выше. Помимо финансовых санкций, компания рискует получить предписание об устранении нарушений с жёсткими сроками исполнения и приостановкой деятельности в крайних случаях.

Не менее серьёзны репутационные последствия. Сотрудники активно делятся информацией о работодателях на профессиональных платформах, и репутация компании с систематическими нарушениями трудового законодательства существенно осложняет привлечение квалифицированных специалистов.

Признаки первой группы: проблемы с документами

Наиболее очевидные сигналы о неблагополучии в кадровом учёте связаны непосредственно с документами — их наличием, содержанием и своевременностью оформления.

Трудовые договоры не подписаны или подписаны с нарушениями. Это один из самых распространённых и одновременно самых грубых видов нарушений. Если в компании есть сотрудники, которые фактически работают, но трудовой договор с ними не заключён либо заключён уже после начала работы, — это прямое нарушение Трудового кодекса. Ситуацию усугубляет отсутствие второго экземпляра договора у работника: он должен получить его на руки, что подтверждается его подписью на экземпляре работодателя.

Приказы оформлены с опозданием или не оформлены вовсе. Приказ о приёме, переводе или увольнении должен издаваться в строго определённые сроки. Если в организации приказы оформляются «задним числом» или не издаются вообще, а кадровые события отражаются только в бухгалтерской системе — это серьёзный системный сбой.

Локальные нормативные акты отсутствуют или не актуализированы. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании — все эти документы должны существовать, быть актуальными и доведены до сведения каждого сотрудника под подпись. Если последнее обновление этих документов датируется годами ранее и не учитывает изменений в законодательстве — они фактически не работают.

Признаки второй группы: проблемы с персоналом и процессами

Вторая группа тревожных сигналов менее очевидна, но не менее значима. Она связана не с конкретными документами, а с тем, как выстроены процессы работы с персоналом.

Сотрудники не ознакомлены с документами под подпись. Трудовое законодательство требует, чтобы работник был ознакомлен с рядом документов до подписания трудового договора. Если в компании нет журналов ознакомления или листов с подписями сотрудников — доказать факт ознакомления при возникновении спора будет невозможно.

Высокая текучесть кадров сопровождается небрежным оформлением увольнений. Процедура расторжения трудового договора строго регламентирована, и ошибки здесь особенно опасны: неправильно оформленное увольнение может быть признано незаконным, что влечёт обязанность восстановить сотрудника на работе и выплатить средний заработок за весь период вынужденного прогула.

Табели учёта рабочего времени заполняются формально. Если в табеле у всех сотрудников одинаковые данные вне зависимости от фактически отработанного времени — это признак того, что документ существует лишь для галочки и не отражает реального положения дел.

Когда нужно восстановление учёта

Если при анализе текущего состояния дел обнаруживается несколько из перечисленных признаков одновременно, речь идёт уже не о точечных исправлениях, а о системной работе. Именно в этом случае актуальным становится восстановление кадрового учёта — комплексная процедура, в ходе которой специалист последовательно восстанавливает весь массив документации за прошедшие периоды, приводит её в соответствие с требованиями законодательства и выстраивает корректные процессы на будущее.

Восстановление — это не просто оформление недостающих бумаг. Это полноценный аудит: анализ всех трудовых договоров на предмет соответствия актуальным требованиям, проверка приказов, сверка данных с записями в трудовых книжках, оценка состояния локальных нормативных актов и журналов ознакомления. По результатам такого аудита формируется план устранения нарушений с приоритизацией по степени риска.

Признаки третьей группы: внешние сигналы

Помимо внутренних признаков, существуют внешние сигналы, которые прямо указывают на проблемы в кадровом учёте.

Жалобы сотрудников в трудовую инспекцию. Если компания уже получала предписания или штрафы от надзорных органов по трудовым вопросам — это однозначный сигнал к немедленной ревизии всей кадровой документации. Одна выявленная жалоба, как правило, влечёт расширенную проверку, в ходе которой инспекторы изучают документы за несколько лет.

Судебные споры с бывшими сотрудниками. Трудовые споры в суде обнажают все слабые места кадрового учёта. Если бывший работник оспаривает увольнение, требует выплаты компенсации или восстановления на работе, суд запрашивает полный пакет кадровых документов. Их отсутствие или ненадлежащее оформление практически гарантирует проигрыш дела.

Трудности при налоговых проверках. Налоговые органы при проверке расходов на оплату труда запрашивают кадровые документы: штатное расписание, приказы о приёме, трудовые договоры. Если эти документы не в порядке — возникают вопросы к обоснованности расходов и правильности исчисления страховых взносов.

Что делать, если нарушения обнаружены

Обнаружение нарушений — это не повод для паники, а сигнал к действию. Чем раньше начата работа по их устранению, тем меньше последствий придётся нести.

Первый шаг — провести полноценный аудит кадровой документации, оценив её состояние по каждому сотруднику и за каждый период. Второй шаг — расставить приоритеты: начинать нужно с наиболее грубых нарушений, которые несут наибольший правовой риск. Третий шаг — устранять нарушения системно, а не точечно, одновременно выстраивая процессы, которые исключат их повторение в будущем.

Кадровый учёт без нарушений — это не идеал, доступный только крупным компаниям с большими бюджетами. Это достижимый стандарт для организации любого масштаба при условии, что процессы выстроены правильно, ответственный специалист понимает требования законодательства и работает на опережение, а не в режиме постоянного устранения последствий.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.