Аутсорсинг кадровых услуг – как найти подрядчика

Кадровое делопроизводство выглядит рутиной ровно до первой проверки. Потом выясняется, что трудовые договоры составлены по устаревшему шаблону, приказы оформлены задним числом, а согласий на обработку персональных данных нет вовсе. И штрафы приходят работодателю, а не тому, кто вёл документы.

Поэтому мы считаем, что выбор подрядчика на кадры решает не вопрос экономии. Он решает вопрос о том, кто отвечает за документы, которые проверяет инспекция.

Зачем компании отдают кадры наружу

Трудовое законодательство меняется часто, и штатному специалисту сложно за ним успевать, особенно если кадры для него не единственная функция. Оформление иностранных работников, разные системы оплаты труда, дистанционные сотрудники, воинский учёт. Каждый участок требует отдельного знания.

Вторая причина проще. Кадровое делопроизводство отнимает часы у людей, которые нужны компании для другого. Когда рутина уходит внешнему исполнителю, внутренний HR занимается подбором, адаптацией и удержанием, а не печатью приказов.

Что сделать до поиска подрядчика

Сначала определите, что именно передаёте. Отдавать всё подряд без разбора не стоит, потому что часть функций тесно связана с управлением людьми и вне компании работает хуже.

Составьте описание работ, где указаны объём, сроки по каждой операции, формат и частота отчётности, ожидаемый результат. Чем подробнее описание, тем меньше поводов для разночтений через полгода.

Оцените бюджет целиком, а не только цену услуги. К ней добавятся время на интеграцию, обучение сотрудников новому порядку передачи документов и, возможно, доработка учётной системы.

По каким признакам оценивать компанию

Репутация и срок работы на рынке говорят о том, что компания пережила несколько циклов изменений законодательства. Отраслевой опыт важнее общего стажа: вахтовый метод, ИТ-специалисты и производство с вредными условиями оформляются по-разному.

Смотрите на защиту персональных данных. Вы передаёте самую чувствительную информацию о сотрудниках, поэтому у подрядчика должны быть документы по обработке данных, а в договоре — обязательства по конфиденциальности.

И запросите распределение ответственности. Кто отвечает при трудовом споре или проверке инспекции, кто платит штраф, если он начислен из-за неправильно оформленного документа. Размытая формулировка здесь защищает только исполнителя.

Как проверять финалистов

Документы говорят не всё. Поговорите с людьми, которые будут вести вашу компанию, а не только с менеджером по продажам.

Попросите кейсы, похожие на вашу ситуацию, и разрешение связаться с действующими клиентами. Вопросы задавайте конкретные. Как быстро подрядчик отвечает на срочный запрос, что происходило при проверке, были ли штрафы и кто их платил.

Мы советуем начать с пилота, если объём позволяет. Передайте один участок на два-три месяца и посмотрите на работу в реальной нагрузке. Так вы оцените исполнителя без немедленной зависимости от него.

Что должно быть в договоре

Договор остаётся единственным документом, на который вы обопрётесь в споре, и мы советуем читать его до подписи целиком. Проверьте, что в нём описан состав услуг по участкам, а не одной строкой. Дальше идут сроки выполнения по каждой операции, порядок передачи документов и ответственность за задержки с обеих сторон, ответственность за штрафы и её предел, условия расторжения и порядок возврата документов.

Последний пункт часто пропускают, а он важен. Если сотрудничество закончится, вы должны получить свой кадровый архив в понятном виде и в разумный срок.

Подводные камни

Главная ошибка в том, чтобы отдать функцию и забыть о ней. Ответственность за соблюдение трудового законодательства по закону остаётся на работодателе, и никакой договор её не переносит. Подрядчик отвечает перед вами по договору, а перед инспекцией отвечаете вы.

Вторая ошибка в выборе по нижней цене. Дешёвый исполнитель экономит на квалификации, а результат виден на увольнении, оформленном по неверному основанию, и на восстановлении сотрудника через суд.

Третья касается тех, кто отдаёт наружу подбор и адаптацию. Убедитесь, что внешняя команда понимает, как устроена ваша компания, иначе она закроет вакансии формально подходящими людьми, которые уйдут через два месяца.

Что обычно передают, а что оставляют себе

Наружу хорошо уходит всё, что описывается регламентом. Оформление приёма, перевода и увольнения, ведение трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, графики отпусков, табели, приказы, воинский учёт, документы по персональным данным.

Внутри разумно оставлять то, что связано с решениями о людях. Оценка кандидатов на ключевые позиции, разговоры об условиях, разбор конфликтов, планы развития. Внешний исполнитель оформит любое решение, но принимать его за вас не должен.

А между этими группами лежит подбор. Его отдают часто, и работает он при одном условии. Агентство должно понимать, кого именно вы ищете и почему предыдущий человек на этой позиции не задержался.

Сколько занимает переход

Кадровый архив передаётся дольше бухгалтерского, потому что документы часто хранятся в бумаге и лежат в разных местах. Заложите на это от двух недель до полутора месяцев.

Сначала подрядчик проводит аудит: смотрит, все ли обязательные документы есть, соответствуют ли трудовые договоры действующим требованиям, оформлены ли согласия на обработку персональных данных. Обычно на этом этапе всплывает часть пробелов, накопленных за годы.

Дальше их приводят в порядок, и это отдельная работа с отдельной ценой. Восстановление кадрового учёта и текущее ведение должны идти в смете раздельно, иначе непонятно, за что вы платите.

Как управлять отношениями дальше

Назначьте ответственного внутри компании. Обычно это HR-директор или руководитель административного блока, у которого хватает полномочий решать вопросы без эскалации к директору.

Договоритесь о показателях. Измеряйте не только сроки вроде своевременного оформления приёма, но и качество, то есть долю документов с ошибками, число возвратов на доработку, скорость реакции на срочный запрос. И раз в квартал разбирайте эти цифры вместе с подрядчиком.

Такие разборы полезны обеим сторонам. Претензии, высказанные в момент появления, решаются за неделю, а накопленные за год превращаются в расторжение договора.