как повысить эффективность работы вашего
hr-отдела

Внутренний HR чаще всего тонет не в стратегии, а в рутине. Справки, согласования, переписка с кандидатами, напоминания руководителям. Мы работаем с кадровыми службами заказчиков с 2010 года и собрали 10 шагов, которые дают результат без роста бюджета и штата.

1. Посчитайте, куда уходит время

Нам этот шаг заказчики предлагают пропустить чаще остальных, а он единственный, который ничего не стоит.

Две недели фиксируйте задачи по группам. Подбор, кадровое делопроизводство, справки и запросы сотрудников, обучение, отчётность. Почти всегда выясняется, что 60% времени уходит на то, что не требует квалификации, и это уже повод для решений.

2. Уберите ручной сбор данных

Справка о доходах, копия трудовой, заявление на отпуск — всё это сотрудник может получать сам через сервис, а не через письмо в HR. И даже простая форма заявок вместо переписки в мессенджере снимает десятки прерываний в неделю.

3. Ведите кандидатов в одной системе

Пока резюме живут в почте рекрутера, они теряются и уходят вместе с ним. У СберПодбора базовый тариф бесплатный для команды до 3 человек, у Talantix от hh.ru есть 7 дней на пробу, Хантфлоу собирает отклики из 20 с лишним источников. Выбор зависит от потока, а не от бюджета.

4. Считайте 4 цифры по найму

Срок закрытия вакансии, стоимость найма, доля отказов на оффере, доля ушедших в первые 3 месяца. Этого набора хватает, чтобы говорить с руководством не про усилия, а про результат.

5. Стройте базу заранее

Проактивный подбор означает, что вы разговариваете с людьми до того, как открылась вакансия. Кандидат, дошедший до финала полгода назад, часто готов вернуться к разговору. А на редких позициях список подходящих специалистов лучше держать постоянно, потому что собрать его за 2 недели невозможно.

6. Сделайте обратную связь обязательной

Отказ без ответа стоит компании репутации, а рекрутеру потом времени на объяснения. Шаблон письма с отказом занимает 4 строки, и его отправка занимает минуту.

Внутри компании работает то же правило. Разговор о результатах раз в квартал снимает половину вопросов, которые иначе доходят до HR в виде заявления об уходе.

7. Договоритесь с руководителями о ролях

Самая частая причина затянувшегося найма не в кандидатах, а в том, что заказчик вакансии не может выделить время. Зафиксируйте, кто проводит интервью, за сколько дней принимает решение и что происходит, если он молчит 3 дня. Это скучная договорённость, но она сокращает цикл сильнее любого нового канала поиска.

8. Соберите знания в одном месте

Регламенты, шаблоны документов, ответы на частые вопросы сотрудников. Когда всё это лежит в общей папке и обновляется, новый человек в отделе выходит на рабочий режим за неделю, а не за 2 месяца. И сам HR перестаёт отвечать на одни и те же вопросы по 5 раз в день.

9. Учите команду тому, что применяется

Обучение HR имеет смысл, когда после него что-то меняется в работе. Интервью по компетенциям, трудовое право, аналитика в таблицах. После курса попросите коллегу описать, что он будет делать иначе, и вернитесь к этому через месяц.

10. Отдайте наружу то, что не окупается внутри

Держать в штате рекрутера под 3 вакансии в год дорого. Массовый подбор, наоборот, дешевле вести самим, если поток постоянный. Мы обычно считаем это вместе с заказчиком по фактическим цифрам, а не по общим соображениям.

У нас первые резюме заказчик получает в течение 3 рабочих дней, оплата делится на предоплату 30% и остаток после выхода человека, а если кандидат не подошёл в течение 3 месяцев, замену ищем бесплатно. Мы состоим в Ассоциации рекрутинговых агентств и в Ассоциации консультантов по подбору персонала, свидетельство № 0086.

Что не стоит трогать

Не все процессы стоит ускорять. Разговор с человеком, который уходит из компании, нельзя заменить формой обратной связи, а знакомство новичка с командой не автоматизируется рассылкой. Мы советуем оставить живыми ровно те вещи, где важен сам контакт, и не пытаться экономить на них время, потому что экономия там оборачивается текучкой через полгода.

Что мешает внедрению

Мы много раз видели, как такой список умирает на второй неделе. Причина обычно одна. Улучшения пытаются делать в свободное время, которого у кадровой службы нет, поэтому первым шагом надо освободить часы, а не добавить задач.

Помогает простое правило. Одно изменение в месяц, с ответственным и датой проверки. За квартал получается 3 внедрённых шага вместо 10 начатых и брошенных, и к концу года у отдела появляется и аналитика, и регламенты, и время на подбор, причём без роста штата.

А ещё полезно показывать руководству цифры до и после каждого шага, иначе следующая просьба о бюджете снова будет обсуждаться на ощущениях.

С чего начать

Не пытайтесь внедрить всё сразу. Возьмите первый и четвёртый пункты, они дают данные, на которых видно, какие из остальных 8 нужны именно вам, а какие можно отложить. Через месяц у вас будет не список советов из статьи, а свой план, где каждый шаг обоснован собственными цифрами, и его уже можно защищать перед руководством.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.