Если одного бухгалтера недостаточно:

ЧТО ДЕЛАТЬ

В растущей компании бухгалтерия ломается не сразу. Сначала специалист успевает всё, потом задерживается по вечерам, потом сдаёт отчётность в последний день. И наступает момент, когда дело уже не в человеке, а в структуре.

Мы разберём признаки, по которым этот момент видно, и варианты решения. Их три, и подходят они разным компаниям.

Пять сигналов, что объём перерос одного человека

Отчётность сдаётся в последний день. Регулярно, не разово. Бухгалтер работает по выходным в налоговые кампании и говорит, что не успевает. Здесь важно не путать причину со следствием: личная эффективность такую нагрузку уже не спасает.

Ответственность размыта. Один человек ведёт первичку, считает зарплату, готовит отчётность, общается с банком и отвечает на требования налоговой. Каждая из функций делается по остаточному принципу, потому что времени на все пять не хватает физически.

Компания зависит от одного сотрудника. Он ушёл в отпуск, и закрытие месяца отложилось. Заболел в период сдачи, и появился риск штрафа. Уволился, и никто не знает, где лежат документы и на кого оформлена электронная подпись.

Руководитель не видит цифр. Отчётность в налоговую сдаётся, а управленческого отчёта нет. Структура затрат в динамике неизвестна, себестоимость считается на глаз, о кассовом разрыве узнают в день, когда нечем платить.

Юрлиц стало больше одного. Новое направление, дочерняя структура, вторая система налогообложения. Нагрузка растёт быстрее, чем число компаний, потому что каждый контур ведётся отдельно.

Учёт и финансовое управление — это разные работы

Здесь, на наш взгляд, лежит корень путаницы. Бухгалтерский учёт отвечает на вопрос, как правильно отразить операцию и что сдать в налоговую. Финансовое управление отвечает на вопрос, зарабатывает ли компания и что делать дальше.

Первое регламентировано законом и проверяется инспекцией. Второе никем не регламентировано и нужно только вам. Хороший бухгалтер не обязан быть финансистом, и требовать от него управленческой аналитики между сдачей деклараций бессмысленно.

Разрыв виден по простому признаку. Компания растёт, учёт формально в порядке, а решения принимаются вслепую, потому что человек, который мог бы посчитать, занят проводками.

Три варианта решения

Нанять второго бухгалтера. Простой ход, который снимает перегрузку, но не решает вопрос компетенций. Два специалиста одного уровня закроют больше операций, однако управленческий учёт и налоговое планирование по-прежнему останутся без хозяина.

Построить финансовый отдел. Главный бухгалтер, бухгалтер на первичку, расчётчик зарплаты, финансист. Вариант для компании с большим потоком документов и своими нестандартными операциями. Стоит дорого, зато вся команда внутри и доступна ежедневно.

Разделить функции между внутренним и внешним исполнителем. Рутина уходит на аутсорсинг, а внутри остаётся человек, который управляет финансами и отвечает за решения. Вариант подходит компаниям, которые переросли одного бухгалтера, но ещё не доросли до собственного отдела.

Как выбрать между ними

Считайте не по обороту, а по операциям и сложности. Возьмите три числа: сколько первичных документов проходит за месяц, сколько юридических лиц в группе, сколько сотрудников в штате.

Дальше добавьте четвёртый фактор, качественный. Есть ли у вас операции, которые каждый раз оформляются по-разному. Производство с калькуляцией, стройка, внешнеэкономическая деятельность, работа с маркетплейсами. Чем больше нестандартного, тем сильнее аргумент в пользу своей команды.

И честно оцените, зачем вам нужны цифры. Если решения принимаются на основе выписки по расчётному счёту, вам нужен не второй бухгалтер, а управленческий учёт, и это отдельная задача.

Чем это грозит, если тянуть

Перегруженная бухгалтерия ломается предсказуемо, и последствия стоят дороже любого решения из трёх описанных.

Сначала растёт число ошибок. Не грубых, а мелких: неверный код операции, пропущенный документ, неправильно применённый вычет. Инспекция находит их не сразу, поэтому исправлять приходится уже с пенями за весь период.

Потом начинают срываться сроки. Штраф за несданную декларацию считается от суммы налога, и для компании с приличным оборотом он ощутим. К этому добавляется риск приостановки операций по счёту, а это уже удар по расчётам с поставщиками.

И третье, самое дорогое, происходит тихо. Компания принимает решения без цифр. Запускает направление, которое не окупается, держит убыточный товар, берёт кредит там, где хватило бы разобраться с дебиторкой. Ошибка на этом уровне не оформляется штрафом, но обходится в разы дороже.

Что сделать в ближайший месяц

Мы советуем начать с замера, а не с найма. Попросите бухгалтера за неделю зафиксировать, сколько времени уходит на каждый участок работы. Обычно выясняется, что половина времени тратится на первичку и переписку с менеджерами по поводу недостающих документов.

Дальше решение становится проще. Иногда достаточно навести порядок в передаче документов и снять с бухгалтера рутину, и перегрузка уходит без расширения штата. А иногда замер показывает, что человек два месяца работает на пределе, и тогда тянуть уже нельзя.