Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно и когда пора передать бухгалтеру

Индивидуальный предприниматель на упрощёнке вполне может вести учёт сам. Закон этого не запрещает, а на старте объём работы небольшой. Вопрос в другом: сколько времени и нервов это стоит через год, когда появятся сотрудники, маркетплейсы и первое требование из налоговой. Разберём, что входит в самостоятельный учёт и по каким признакам мы советуем передать его бухгалтеру.

Всё ниже относится к ИП на УСН «Доходы», самому частому режиму у начинающих. Для патента, ОСНО и УСН «Доходы минус расходы» набор обязанностей другой.

Какой учёт нужен ИП

Бухгалтерский учёт предприниматель вправе не вести, если он учитывает доходы по правилам налогового законодательства (пункт 2 статьи 6 закона № 402-ФЗ). Баланс и отчёт о финансовых результатах составлять не нужно. Зато налоговый учёт остаётся, и главный его документ называется книгой учёта доходов и расходов, КУДиР (статья 346.24 НК РФ). Форма утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Книгу в налоговую подавать не надо, но по запросу инспекции её приходится предъявить.

Кроме книги, предприниматель хранит первичные документы: договоры, акты, счета, чеки, выписки банка. Бумага не заменяет учёт, она его подтверждает.

Что и когда платит и сдаёт ИП на УСН «Доходы»

Налог на УСН платят авансами по итогам каждого квартала, не позднее 28 числа следующего месяца: 28 апреля, 28 июля, 28 октября. Итоговый платёж за год и декларация идут весной. Декларацию ИП сдаёт не позднее 25 апреля, налог за год платит до 28 апреля. Если дата выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день. В 2026 году, например, 25 апреля пришлось на субботу, и декларация за 2025 год ушла до понедельника 27 апреля.

Перед каждым платежом по налогу нужно подать уведомление об исчисленных суммах. Его срок по общему правилу наступает не позднее 25 числа месяца, в котором платят. Если налога к уплате нет, уведомление не подают.

Отдельно идут взносы «за себя». На 2026 год фиксированный размер составляет 57 390 рублей, платить его надо до 28 декабря. Если доход за год превысит 300 000 рублей, добавляется 1 % с суммы превышения, и этот платёж срок до 1 июля следующего года. Взносы платят всегда, даже при нулевом доходе и без сотрудников. Зато налог УСН «Доходы» можно уменьшить на уплаченные взносы по правилам пункта 3.1 статьи 346.21 НК РФ, и именно здесь предприниматели чаще всего ошибаются: что считать вычетом, в каком объёме и когда.

Как выглядит рабочий месяц

На старте почти вся работа сводится к четырём действиям. Записывать каждое поступление в книгу. Сохранять документы. Следить за календарём платежей. Раз в квартал считать аванс и подавать уведомление. Если доходов несколько в месяц, это час-два. Если десятки платежей с маркетплейса и разные контрагенты, уже заметно больше.

Самостоятельно удобно работать в банковском сервисе или онлайн-бухгалтерии: они подтягивают выписку и сами заполняют книгу. Но программа считает по тем данным, что в неё попали. Если платёж отнесён не к тому периоду или забыт возврат, ошибка доедет до декларации.

Когда справляется сам предприниматель

Самостоятельный учёт хорошо работает, пока одновременно выполняется несколько условий. У ИП нет сотрудников. Нет НДС. Платежей немного, а контрагентов мало. Предприниматель понимает свой режим и готов раз в квартал потратить вечер на расчёты.

Признаки, что пора передавать учёт

Мы видим пять сигналов, и чаще всего они приходят по два сразу.

Первый сигнал, появился сотрудник. К налогу и взносам «за себя» добавляются зарплата, НДФЛ, страховые взносы за работника и отчётность по ним, и ошибки здесь стоят дороже.

Второй сигнал, приближается порог НДС. Упрощенцы платят НДС, если доход за предыдущий год превысил 20 млн рублей. Закон № 228-ФЗ сохранил этот порог до 2029 года включительно. Дальше нужно выбирать ставку, вести книги покупок и продаж и сдавать декларацию по НДС.

Третий сигнал, бизнес вышел на маркетплейсы или работает с зарубежными контрагентами. Доходы дробятся на множество операций, возвраты и комиссии нужно разнести правильно.

Четвёртый, пришло требование или письмо из налоговой. Ответ в срок и без лишних признаний лучше готовить с человеком, который уже писал такие ответы.

И пятый, учёт отнимает время, которое нужно на продажи. Если вы тратите на бухгалтерию больше пары часов в неделю, считайте, что вы платите бухгалтеру, но из своего рабочего времени.

Сколько стоит передать

Ведение учёта и отчётность для ИП на УСН «Доходы» без НДС при объёме до 10 документов в месяц стоит у нас 4 500 рублей в месяц без НДС, дальше цена растёт ступенями по числу документов. Полный перечень есть на странице цен на бухгалтерские услуги. Сравните эту сумму со стоимостью своего часа и с возможным штрафом за просроченную декларацию.

Если вы решили передать учёт, начните с разговора, а не с договора: опишите режим, число сотрудников и операций, и мы скажем, какой объём работы вас ждёт. Подробнее о бухгалтерском обслуживании ИП.

Материал актуален на 14 октября 2026 года. Размер взносов, порог НДС и сроки зависят от года, поэтому в следующем году сверяйте их с актуальными данными ФНС.