Как платить НДФЛ сотрудника, который уехал за границу?

Сотрудник уехал из России и продолжает работать удалённо. С 2024 года его зарплата по трудовому договору с российской компанией облагается НДФЛ в России при любом налоговом статусе, а с 2025 года налог считают по прогрессивной шкале от 13 до 22%. Мы работаем с 2010 года, считаем зарплату и ведём кадровый учёт, а ниже разбираем, как работодателю удерживать налог в 2026 году.

Резидент или нет: 183 дня

Статус определяет ст. 207 НК РФ. Налоговым резидентом признаётся человек, который фактически находился в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Сколько это в месяцах? Примерно полгода. Но полгода бывает разной длины, с января по июнь невисокосного года проходит 181 день, а с июля по декабрь 184 дня, поэтому мы считаем именно дни по отметкам о пересечении границы. День въезда и день выезда засчитываются в срок пребывания, так разъясняют ФНС и Минфин, например в письме Минфина от 15.02.2017 № 03-04-05/8334.

Период не прерывается, если человек уезжал на лечение или обучение меньше чем на шесть месяцев или работал на морских месторождениях углеводородов. А военнослужащие за границей и командированные сотрудники органов власти остаются резидентами без подсчёта дней (п. 3 ст. 207).

Работодатель определяет статус на каждую дату выплаты, отсчитывая 12 месяцев назад. Для зарплаты датой дохода считается последний день месяца. Окончательный статус складывается по итогам календарного года, и если он поменялся, налог за год пересчитывают. Переплату в этом случае возвращает уже инспекция по декларации, а не работодатель (п. 1.1 ст. 231).

Зарплата по договору о дистанционной работе

С 01.01.2024 действует пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК, его ввёл закон № 389-ФЗ от 31.07.2023. Вознаграждение дистанционного работника по договору с российской организацией или с обособленным подразделением иностранной организации в России считается доходом от источника в РФ. Где физически находится сотрудник, для этой нормы значения не имеет.

Исключение одно. Если договор заключён для работы в обособленном подразделении российской компании, зарегистрированном за рубежом, пп. 6.2 не применяется. Индивидуальный предприниматель в норме как работодатель не назван, и такие случаи мы разбираем отдельно.

Ставка для нерезидента по такой зарплате та же, что для резидента. Пункт 3 ст. 224 отсылает к шкале п. 3.1, поэтому налог составляет 13% с дохода до 2,4 млн ₽ за год, 15% с части от 2,4 до 5 млн ₽, 18% с части от 5 до 20 млн ₽, 20% с части от 20 до 50 млн ₽ и 22% с суммы свыше 50 млн ₽. Ставка 30% к зарплате дистанционного работника не относится. Минфин подтвердил это для 2025 года в письме от 29.04.2025 № 03-04-05/42915.

Оговорка появилась в 2026 году. Для тех, кто хотя бы один день в году имел статус иностранного агента, шкала не работает, и все доходы облагаются по 30% (п. 6 ст. 224, закон № 425-ФЗ).

Облагается не только оклад. ФНС в письмах от 13.11.2023 № ЗГ-3-11/14749 и от 15.04.2024 № ЗГ-2-11/5893 относит к тем же выплатам отпускные, больничные, командировочные, компенсацию за задержку зарплаты, материальную помощь и выплаты при увольнении.

Компенсацию за использование своего компьютера или связи освобождает п. 3 ст. 217. Без документов не облагается до 35 ₽ за каждый день удалённой работы, а подтверждённые расходы освобождены полностью. Налог возникает только с превышения 35 ₽, когда чеков нет.

Договор ГПХ с исполнителем за рубежом

До 2025 года здесь всё было проще. Минфин в письме от 29.07.2024 № 03-04-05/70520 относил оплату работ и услуг, выполненных за пределами России, к доходам от зарубежных источников. Резидент декларировал такой доход сам, а у нерезидента он вообще не облагался.

Пункт 6.3 п. 1 ст. 208 работает с 01.01.2025. Вознаграждение за работы, услуги и права на результаты интеллектуальной деятельности, выполненные через интернет с использованием российской национальной доменной зоны, информационных систем или программно-аппаратных комплексов на территории России, признаётся доходом от источника в РФ. Нужно ещё одно условие из трёх. Исполнитель является резидентом, или деньги приходят на счёт в российском банке, или платит российская организация, ИП, нотариус, адвокат либо обособленное подразделение иностранной компании.

Для российской компании-заказчика последнее условие выполнено всегда. И всё решает вопрос, через какие ресурсы сделана работа. Мы просим клиентов фиксировать в договоре и акте, где размещён результат и через какие системы он передан, потому что ставка для нерезидента по пп. 6.3 та же шкала п. 3.1, от 13 до 22%.

Дивиденды участнику-нерезиденту

Нерезиденту дивиденды российской компании облагаются по ставке 15% (абз. 2 п. 3 ст. 224). Резиденту по 13% с суммы до 2,4 млн ₽ и 15% с превышения, и считают их отдельно от зарплаты (п. 1.1 ст. 224, пп. 3 п. 6 ст. 210). Мы следим, чтобы дивиденды не попали в общую базу с окладом.

Соглашение об избежании двойного налогообложения может дать меньшую ставку, так как международный договор имеет приоритет (ст. 7 НК). Но Указ Президента от 08.08.2023 № 585 приостановил отдельные статьи соглашений с 38 государствами, среди них США, Германия, Кипр, Швейцария и Япония. С Нидерландами соглашение денонсировано с 01.01.2022, с Латвией с 01.01.2024, а с Финляндией полностью приостановлено с 01.07.2026.

Перед каждой выплатой дивидендов иностранному участнику мы сверяемся с таблицей статуса соглашений на сайте Минфина. Последнее обновление, которое мы видели, датировано 14.07.2026.

Сроки уплаты и отчётности

Налог, удержанный с 1 по 22 число, перечисляют до 28 числа того же месяца. Удержанный с 23 числа до конца месяца перечисляют до 5 числа следующего месяца (п. 6 ст. 226). Уведомление об исчисленном налоге подают до 25 числа за период с 1 по 22 число и до 3 числа следующего месяца за остаток месяца (п. 9 ст. 58). Расчёт 6-НДФЛ сдают до 25 числа месяца после квартала, а за год до 25 февраля (п. 2 ст. 230).

Чем помогаем мы

Мы определяем статус сотрудника на каждую выплату, ведём подсчёт дней, пересчитываем налог по итогам года и сдаём 6-НДФЛ. Расчёт зарплаты для компании до 20 сотрудников стоит у нас 21 000 ₽ в месяц. Кадровый учёт сотрудника, который не является гражданином России, стоит 3 000 ₽ за человека.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.