|
По теме управленческого учета и бюджетирования написано множество статей и даже книг, но на практике, даже в крупных компаниях, редко встретишь качественный управленческий учет и отчетность и бюджетирование, которые помогают управлять компанией, а не являются обременительными процедурами.
Мы акцентировано выделяем управленческий учет и управленческую отчетность. Отчетность – это документы. Они могут быть подготовлены любым способом – от собранного «на коленке» Excel, до полностью автоматизированной выгрузки из учетной системы. Учет – это процесс сбора, проверки, сохранения, аудита информации о процессах компании. Конечно же, отчетность связана с учетом, но они могут существовать и отдельно. Важность понимания что же компании нужно на самом деле, только Отчетность или Учет+Отчетность, связана с тем, что для выполнения этих задач вам необходимы специалисты разной квалификации и экспертизы. Отчетность может собрать экономист/финансист/бухгалтер, а внедрением процессов учета должен заниматься системный архитектор, специалист/эксперт по бизнес-процессам.
В редких случаях можно ограничиться подготовкой отчетности, без внедрения управленческого учета. К таким случаям мы относим:
- подготовка отчетности за прошедшие периоды. В данном случае не имеет смысла внедрение системы учета, потому что хозяйственные операции уже зафиксированы где-то, например, в бухгалтерском учете, либо безвозвратно потеряны.
- первичная подготовка управленческой отчетности. Если компания принимает решение начать подготовку управленческой отчетности на регулярной основе, но ранее этого не делала, либо делала в очень упрощенном виде, то наша рекомендация сделать качественную (целевую форму) отчетность в ручном режиме, а далее задаваться вопросом постановки всего процесса ведения управленческого учета.
При переходе к постановке управленческого учета необходимо пройти следующие стадии:
- Анализ потребностей в управленческой отчетности/бюджетировании. На этой стадии важно провести несколько интервью непосредственно с потребителями «конечного продукта», отчетности, а именно с руководством или даже владельцами компании.
- Анализ фактических процессов в компании. Часто руководство имеет не полное предоставление о фактических процессах, либо восприятие процессов и задач руководством и исполнителями отличается
- Разработка целевых форм отчетности. На основе полученных данных от заказчика процесса и на основе экспертизы проектной команды строится целевые формы отчетности. Это может быть сделано в Excel, но отчетность должна быть полностью отвечающей поставленной задаче. На этом этапе можно собрать отчетность в новых формах за один из предыдущих периодов, чтобы на реальных данных понять адекватность полученного решения.
- Разработка бизнес-процессов управленческого учета. На основе полученных целевых форм отчетности необходимо составить список аналитик, в которых необходимо учитывать хозяйственные операции. Сверить данные список с существующим учетом (часто бухгалтерский учет) и выявить стадии на которых наиболее эффективно добавлять новые данные в учетную систему.
- Разработка регламентов ведения управленческого учета. Регламент не должен быть сложным, «унылым» документом, может быть сделать в виде рекомендации/презентации, но должен отражать ключевые стадии учета и ответственных за них.
- Обучение персонала. Важный этап, который на практике часто игнорируется, это обучение персонала, который будет вести учет в соответствие с новыми требованиями.
«Подводные камни»
Самым важным аспектом во внедрении является выбор исполнителя по задачам подготовки отчетности и постановки управленческого учета. Мы регулярно акцентируем внимание на этом вопросе в наших статьях, но продолжаем встречать на практике с ошибками в этом вопросе.
Так как управленческие данные часто содержат «чувствительные» данные, то выбор исполнителя и ответственного за процессы часто определяется доверием к специалисту, а не его квалификации. Это приводит к соответствующим результатам. Подготовка управленческой отчетности, либо постановка управленческого учета бухгалтером, часто приводит к сложным формам отчетности, близким к бухгалтерским данным, и трудоемким процессам учета. Экономисты/финансист может подготовить качественную отчетность, но постановка процесса учета с автоматизации часто вызывает трудности. Наилучшим вариантом является специалист/команда обладающие комплексным пониманием задачи постановки учета и подготовки управленческой отчетности.
Мы акцентировано выделяем управленческий учет и управленческую отчетность. Отчетность – это документы. Они могут быть подготовлены любым способом – от собранного «на коленке» Excel, до полностью автоматизированной выгрузки из учетной системы. Учет – это процесс сбора, проверки, сохранения, аудита информации о процессах компании. Конечно же, отчетность связана с учетом, но они могут существовать и отдельно. Важность понимания что же компании нужно на самом деле, только Отчетность или Учет+Отчетность, связана с тем, что для выполнения этих задач вам необходимы специалисты разной квалификации и экспертизы. Отчетность может собрать экономист/финансист/бухгалтер, а внедрением процессов учета должен заниматься системный архитектор, специалист/эксперт по бизнес-процессам.
В редких случаях можно ограничиться подготовкой отчетности, без внедрения управленческого учета. К таким случаям мы относим:
- подготовка отчетности за прошедшие периоды. В данном случае не имеет смысла внедрение системы учета, потому что хозяйственные операции уже зафиксированы где-то, например, в бухгалтерском учете, либо безвозвратно потеряны.
- первичная подготовка управленческой отчетности. Если компания принимает решение начать подготовку управленческой отчетности на регулярной основе, но ранее этого не делала, либо делала в очень упрощенном виде, то наша рекомендация сделать качественную (целевую форму) отчетность в ручном режиме, а далее задаваться вопросом постановки всего процесса ведения управленческого учета.
При переходе к постановке управленческого учета необходимо пройти следующие стадии:
- Анализ потребностей в управленческой отчетности/бюджетировании. На этой стадии важно провести несколько интервью непосредственно с потребителями «конечного продукта», отчетности, а именно с руководством или даже владельцами компании.
- Анализ фактических процессов в компании. Часто руководство имеет не полное предоставление о фактических процессах, либо восприятие процессов и задач руководством и исполнителями отличается
- Разработка целевых форм отчетности. На основе полученных данных от заказчика процесса и на основе экспертизы проектной команды строится целевые формы отчетности. Это может быть сделано в Excel, но отчетность должна быть полностью отвечающей поставленной задаче. На этом этапе можно собрать отчетность в новых формах за один из предыдущих периодов, чтобы на реальных данных понять адекватность полученного решения.
- Разработка бизнес-процессов управленческого учета. На основе полученных целевых форм отчетности необходимо составить список аналитик, в которых необходимо учитывать хозяйственные операции. Сверить данные список с существующим учетом (часто бухгалтерский учет) и выявить стадии на которых наиболее эффективно добавлять новые данные в учетную систему.
- Разработка регламентов ведения управленческого учета. Регламент не должен быть сложным, «унылым» документом, может быть сделать в виде рекомендации/презентации, но должен отражать ключевые стадии учета и ответственных за них.
- Обучение персонала. Важный этап, который на практике часто игнорируется, это обучение персонала, который будет вести учет в соответствие с новыми требованиями.
«Подводные камни»
Самым важным аспектом во внедрении является выбор исполнителя по задачам подготовки отчетности и постановки управленческого учета. Мы регулярно акцентируем внимание на этом вопросе в наших статьях, но продолжаем встречать на практике с ошибками в этом вопросе.
Так как управленческие данные часто содержат «чувствительные» данные, то выбор исполнителя и ответственного за процессы часто определяется доверием к специалисту, а не его квалификации. Это приводит к соответствующим результатам. Подготовка управленческой отчетности, либо постановка управленческого учета бухгалтером, часто приводит к сложным формам отчетности, близким к бухгалтерским данным, и трудоемким процессам учета. Экономисты/финансист может подготовить качественную отчетность, но постановка процесса учета с автоматизации часто вызывает трудности. Наилучшим вариантом является специалист/команда обладающие комплексным пониманием задачи постановки учета и подготовки управленческой отчетности.