Этапы внедрения управленческого учета на предприятии

По теме управленческого учета и бюджетирования написано множество статей и даже книг, но на практике, даже в крупных компаниях, редко встретишь качественный управленческий учет и отчетность и бюджетирование, которые помогают управлять компанией, а не являются обременительными процедурами.

Мы акцентировано выделяем управленческий учет и управленческую отчетность. Отчетность – это документы. Они могут быть подготовлены любым способом – от собранного «на коленке» Excel, до полностью автоматизированной выгрузки из учетной системы. Учет – это процесс сбора, проверки, сохранения, аудита информации о процессах компании. Конечно же, отчетность связана с учетом, но они могут существовать и отдельно. Важность понимания что же компании нужно на самом деле, только Отчетность или Учет+Отчетность, связана с тем, что для выполнения этих задач вам необходимы специалисты разной квалификации и экспертизы. Отчетность может собрать экономист/финансист/бухгалтер, а внедрением процессов учета должен заниматься системный архитектор, специалист/эксперт по бизнес-процессам.

В редких случаях можно ограничиться подготовкой отчетности, без внедрения на предприятии или в организации управленческого учета. К таким случаям мы относим:

• подготовка отчетности за прошедшие периоды. В данном случае не имеет смысла внедрение управленческого учета, потому что хозяйственные операции уже зафиксированы где-то, например, в бухгалтерском учете, либо безвозвратно потеряны.
• первичная подготовка управленческой отчетности. Если компания принимает решение начать подготовку управленческой отчетности на регулярной основе, но ранее этого не делала, либо делала в очень упрощенном виде, то наша рекомендация сделать качественную (целевую форму) отчетность в ручном режиме, а далее задаваться вопросом постановки всего процесса ведения управленческого учета.

При переходе к постановке необходимо пройти следующие этапы внедрения управленческого учета:

• Анализ потребностей в управленческой отчетности/бюджетировании. На этой стадии важно провести несколько интервью непосредственно с потребителями «конечного продукта», отчетности, а именно с руководством или даже владельцами компании.
• Анализ фактических процессов в компании. Часто руководство имеет не полное представление о фактических процессах, либо восприятие процессов и задач руководством и исполнителями отличается.
• Разработка целевых форм отчетности. На основе полученных данных от заказчика процесса и на основе экспертизы проектной команды строятся целевые формы отчетности. Это может быть сделано в Excel, но отчетность должна быть полностью отвечающей поставленной задаче. На этом этапе можно собрать отчетность в новых формах за один из предыдущих периодов, чтобы на реальных данных понять адекватность полученного решения.
• Разработка бизнес-процессов управленческого учета. На основе полученных целевых форм отчетности необходимо составить список аналитик, в которых необходимо учитывать хозяйственные операции. Сверить данные списков с существующим учетом (часто бухгалтерский учет) и выявить стадии на которых наиболее эффективно добавлять новые данные в учетную систему.
• Разработка регламентов ведения управленческого учета. Регламент не должен быть сложным, «унылым» документом, может быть сделать в виде рекомендации/презентации, но должен отражать ключевые стадии учета и ответственных за них.
• Обучение персонала. Важный этап, который на практике часто игнорируется, это обучение персонала, который будет вести учет в соответствие с новыми требованиями.

Внедрение управленческого учета в организации дает ряд преимуществ для бизнеса. Перечислим некоторые из них:

• Повышает эффективность бизнес-процессов за счет рационального управления затратами. Производственные издержки снижаются, но на качестве продукта, услуг это не сказывается.
• Помогает принимать обоснованные решения. Благодаря доступу к точным данным, руководитель может принимать оптимальные управленческие решения, руководствуясь реальными фактами.
• Дает возможность осуществлять грамотное стратегическое планирование. Разрабатывать долгосрочные планы развития бизнеса можно на основе аналитики ретроспективных данных и интерпретации текущей рыночной ситуации.
• Позволяет контролировать исполнение бюджетов, отслеживать изменения статей и производить оперативные корректировки.
• Оптимизирует бизнес-процессы. Постоянный анализ помогает выявлять узкие места и сразу исправлять ситуацию.

Внедрение управленческого учета в организации позволяет эффективно руководить бизнесом в условиях высококонкурентной экономики.

Объектами управленческого учета являются элементы бизнеса, которые подлежат анализу и учету. Это могут быть материальные или нематериальные активы компании. Например:

• Финансовые ресурсы ― инвестиции, кредиты, денежные средства. Управление финансовыми ресурсами помогает оптимизировать расходы, обеспечить контроль движения денежных средств таким образом, чтобы исключить кассовые разрывы.
• Материальные активы ― сооружения, оборудование, сырье, готовая продукция. Благодаря грамотному управлению можно снизить производственные издержки и увеличить рентабельность продаж.
• Нематериальные активы ― торговые марки, репутация на рынке, интеллектуальная собственность, патенты. От управления нематериальными активами зависит стратегическое развитие организации.
• Человеческие ресурсы ― сотрудники компании. В рамках управления человеческими ресурсами осуществляется подбор кадров, обучение персонала, разработка систем мотивации.

К субъектам управленческого учета относятся лица внутри и за пределами предприятия, ведущие учетную деятельность или использующие ее результаты для принятия решений. Субъекты бывают внешние и внутренние. Внутренние ― это высшее руководство, менеджеры среднего звена и исполнители. Внешние ― это инвесторы и собственники бизнеса.

Внедрение систем управленческого учета позволяет повысить эффективность ведения бизнеса за счет взаимодействия между субъектами и объектами управления.

Самым важным аспектом во внедрении является выбор исполнителя по задачам подготовки отчетности и постановки управленческого учета. Мы регулярно акцентируем внимание на этом вопросе в наших статьях, но продолжаем встречать на практике с ошибками в этом вопросе.

Так как управленческие данные часто содержат «чувствительные» данные, то выбор исполнителя и ответственного за процессы часто определяется доверием к специалисту, а не его квалификации. Это приводит к соответствующим результатам. Подготовка управленческой отчетности, либо постановка управленческого учета бухгалтером, часто приводит к сложным формам отчетности, близким к бухгалтерским данным, и трудоемким процессам учета. Экономисты/финансист может подготовить качественную отчетность, но постановка процесса учета с автоматизацией часто вызывает трудности. Наилучшим вариантом является специалист/команда обладающие комплексным пониманием задачи постановки учета и подготовки управленческой отчетности.