Как найти помощника руководителя

Помощник руководителя — должность, где резюме говорит меньше всего. Опыт «ведение календаря и документооборота» есть у всех, а разница между сильным ассистентом и обычным видна только в работе. Мы подбираем таких людей с 2010 года, и почти всегда приходится сначала объяснять заказчику, кого именно он ищет.

Почему обычный подбор буксует

Требования в вакансии совпадают у 90% объявлений, поэтому откликов приходит много, а подходящих мало. Формальные признаки вроде высшего образования и знания английского ничего не предсказывают. Решает другое, и оно не пишется в резюме.

Сильный ассистент экономит руководителю часы каждый день. Он сам решает вопросы, которые не обязаны доходить до начальника, помнит контекст десятка параллельных дел и умеет говорить «нет» от чужого имени, не портя отношений.

Именно поэтому отбор строится на задачах, а не на биографии.

Опишите реальную работу

Ассистенты бывают разные. Одному руководителю нужен человек-календарь, который держит расписание и переписку. Другому нужен помощник с функциями проектного менеджера, который ведёт задачи подрядчиков. Третьему нужен личный помощник с поездками, документами и семейными делами.

Мы разбираем с заказчиком неделю его работы по часам и смотрим, что из этого можно передать. Обычно набирается 12–15 часов в неделю рутины, и по этому списку становится понятен профиль.

Где искать

Часть кандидатов приходит с площадок, но лучшие ассистенты редко ищут активно. Они переходят по рекомендации от прошлого руководителя или откликаются на вакансию, где честно написано про задачи и деньги.

Хорошо работает поиск среди тех, кто уже работал в похожей отрасли. Помощник, который 3 года вёл календарь директора в строительной компании, понимает специфику переговоров и не удивляется рабочему дню до 21:00. А человека без такого опыта надо предупреждать об этом на входе, иначе он уйдёт через 2 месяца.

Как проверять на интервью

Мы даём короткие задачи прямо на встрече. Вот три письма, расставьте по срочности и объясните почему. Вот календарь на завтра, встреча не помещается, что сделаете. Руководитель просит забронировать перелёт, а бюджет ограничен, ваши действия.

Ответы показывают самостоятельность быстрее любых вопросов про сильные стороны. Слабый кандидат уточняет, что решит начальник. Сильный предлагает вариант и называет, что за него отвечает.

Отдельно проверяем письменную речь. Попросите написать письмо клиенту с переносом встречи, и всё станет ясно за 5 минут.

Совместимость важнее опыта

Мы всегда просим руководителя провести финальную встречу самому, даже когда он занят и готов довериться нашей рекомендации. Полчаса разговора экономят месяцы, потому что совместимость нельзя передать на аутсорс. Бывает, что на бумаге кандидат идеален, а через 10 минут беседы обоим понятно, что не сработаются, и это нормальный результат встречи, а не потерянное время.

Ассистент работает вплотную с человеком, поэтому характер значит больше, чем стаж. Кому-то нужен спокойный помощник, который не задаёт лишних вопросов, кому-то наоборот тот, кто спорит и предлагает. Здесь бесполезно искать лучшего вообще, искать надо подходящего конкретному руководителю.

И обязательно обсудите границы. Рабочие часы, доступность вечером и в выходные, личные поручения. Договорённость на входе снимает 80% будущих обид, потому что ассистент уходит чаще не из-за нагрузки, а из-за того, что нагрузка оказалась не та, о которой договаривались.

Сколько это занимает у нас

На позицию ассистента мы обычно показываем заказчику 5–7 кандидатов, из которых до финальной встречи доходят 2–3. Больше показывать бессмысленно, потому что руководитель всё равно выбирает по совместимости, а не по количеству резюме.

Сам поиск занимает у нас в среднем 2–3 недели. Дольше получается там, где требования противоречат друг другу, например когда заказчик хочет человека с опытом в инвестициях, готовностью к поездкам и зарплатой ниже рынка. Мы в таких случаях приносим карту зарплат и предлагаем выбрать, чем жертвовать, потому что искать несуществующего кандидата месяцами невыгодно обеим сторонам.

Испытательный срок и дальше

Первое, что мы советуем сделать после выхода ассистента, это отдать ему один участок целиком, а не поручения по мелочи. Календарь, или переписку с подрядчиками, или подготовку отчётов. Человек, у которого есть своя зона ответственности, входит в работу быстрее, чем тот, кто неделями выполняет разрозненные просьбы и не понимает, по какому результату его оценивают.

По статье 70 ТК РФ испытание длится до 3 месяцев, и для этой должности срок разумный. Первые 2 недели помощник разбирается в людях и процессах, к концу первого месяца ведёт календарь самостоятельно, к третьему закрывает задачи без напоминаний.

Мы сопровождаем кандидата и после выхода на работу. Первые резюме заказчик получает в течение 3 рабочих дней, оплата делится на предоплату 30% и остаток после выхода человека, а если он не подошёл в течение 3 месяцев, замену ищем бесплатно.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.