Первичная бухгалтерская документация

Первичный документ — это то, на чём держится весь учёт. Нет документа, нет и расхода, а значит, налог считается с большей базы, чем следовало. Мы ведём бухгалтерию с 2010 года и разбираем здесь, какие реквизиты делают документ действительным и что с ним делать дальше.

Что относится к первичке

Первичный документ оформляет факт хозяйственной жизни: покупку, продажу, оплату, начисление зарплаты, списание материалов. Это накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, кассовые документы, авансовые отчёты, платёжные поручения, табели.

С 2013 года унифицированные формы необязательны для большинства документов. Компания вправе разработать свои, закрепив их в учётной политике, но кассовые документы и некоторые другие формы остаются обязательными.

Семь обязательных реквизитов

Закон о бухгалтерском учёте требует, чтобы в документе были название, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина измерения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц, должности ответственных лиц и их подписи с расшифровкой.

Отсутствие любого из них делает документ спорным. Налоговая снимает расход, и доказывать реальность операции приходится другими способами, включая переписку и показания сотрудников.

Мы в аудитах чаще всего находим две вещи. Подпись без расшифровки, когда непонятно, кто подписал, и отсутствие даты, когда документ невозможно отнести к периоду.

Когда оформлять

Документ составляется при совершении операции, а если это невозможно — сразу после её окончания. Задним числом первичку оформлять нельзя, хотя на практике так делают постоянно.

А ответственность за своевременную передачу документов в бухгалтерию лежит на том, кто оформил операцию. Это стоит закрепить внутренним регламентом, иначе менеджеры будут приносить акты через два месяца.

Электронные документы

Первичка может быть электронной, если подписана электронной подписью. Для внутренних документов подойдёт простая или неквалифицированная подпись при наличии соглашения с сотрудниками, для внешних обычно нужна усиленная квалифицированная.

Электронный документооборот с контрагентами снимает половину проблем с потерянными актами. Документ приходит мгновенно, хранится в системе и не теряется при смене бухгалтера.

И для некоторых документов ЭДО уже обязателен, например для электронных перевозочных документов в отдельных случаях. Эту часть стоит уточнять по своей отрасли.

Кто отвечает за документ

Ответственность за оформление факта хозяйственной жизни лежит на том, кто его совершил, а за достоверность данных в документе — на том, кто его подписал. Бухгалтер отвечает за регистрацию документа в учёте, а не за то, что менеджер привёз акт через месяц.

Поэтому мы всегда предлагаем заказчику закрепить регламент: кто, в какой срок и в каком виде передаёт документы. Без него спор о потерянном акте превращается в выяснение отношений между отделами.

Исправления

Ошибку в первичке исправляют, а не переделывают документ задним числом. Неверные данные зачёркиваются одной чертой, рядом пишется правильное значение, ставится дата исправления и подписи тех, кто подписывал документ изначально.

В кассовых и банковских документах исправления запрещены вовсе, там нужен новый документ.

Как проверить свою первичку за час

Возьмите банковскую выписку за последний месяц и пройдите по расходным операциям. К каждой должен быть документ: договор, счёт, акт или накладная.

Дальше проверьте несколько актов на обязательные реквизиты, особенно подписи с расшифровкой и даты. И посмотрите авансовые отчёты: к ним чаще всего прикладывают чеки без наименования товара, а такие расходы налоговая снимает.

Если по итогам часа нашлось больше пяти операций без документов, дальше стоит смотреть весь период, а не отдельные месяцы.

Сколько хранить

Первичные документы хранятся не менее 5 лет после отчётного года. По документам, которые подтверждают расходы для налога на прибыль, срок считается с учётом переноса убытков, и на практике это удлиняет хранение.

Уничтожение оформляется актом. Просто выбросить папки нельзя, даже если срок вышел.

Что мы делаем в проектах

Сначала проверяем комплектность за период: все ли операции по банку и кассе закрыты документами. Дальше смотрим реквизиты и собираем список того, что нужно запросить у контрагентов.

Потом настраиваем порядок сдачи документов внутри компании, чтобы бухгалтерия получала их до закрытия месяца, а не после сдачи отчётности.

Восстановление первички за прошлые периоды и наведение порядка в текущей можно передать нам вместе с бухгалтерским обслуживанием, которое начинается от 4 500 рублей в месяц.

Отдельная тема — документы от самозанятых. Кроме акта нужен чек из приложения «Мой налог», и без него расход не подтверждается. Чек проверяется по номеру на сайте налоговой, и эту проверку стоит делать до оплаты, а не после закрытия года.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.