Что такое метод канбан

Система Канбан — это метод управления бережливыми производственными линиями (японское слово, обозначающее «сигнал» или «карточка»), использующий информационные карточки для передачи заказа на изготовление с предыдущего процесса на последующий.

Что такое система Канбан? Методология Канбан ― это система, которая была разработана и впервые в мире реализована фирмой «Toyota». В 1959 году фирма начала эксперименты с методикой Канбан, и это принесло ощутимые результаты. В 1962 году запустила процесс перевода всего производства на этот принцип.

Сейчас используются базовые принципы данной системы и процесс планирования становится более прозрачным и удобным не только для контроля, но и непосредственно для эффективного выполнения задач.

Для чего предназначен такой метод, как Канбан? Система Канбан ― это (простыми словами) один из наиболее удобных и эффективных инструментов по управлению задачами на разных уровнях. Ее применение можно увидеть в разных компаниях и сервисах: проектное планирование, отдел продаж, создание программных продуктов и т.д.

Метод Канбан ― это именно то, что помогает настроить и управлять рабочим процессом. Расскажем, что такое Канбан метод, как он работает и для каких задач используется.

Если первоначально Kanban использовался как система организации работы на производстве, то сегодня это гибкая методология, которая позволяет управлять широким спектром задач в IT-сфере и других областях. Например, работой службы поддержки, производства контента, штатом разработчиков.

То есть, канбан ― это система, которая помогает управлять непрерывным потоком задач, визуализировать рабочий процесс и контролировать, как соблюдаются соглашения между заказчиком и исполнителями. То есть на вопрос о том, что лежит в основе метода Канбан, можно ответить ― планирование.

Система Канбан ― это метод, который включает пять элементов. Разберемся, для чего используется Канбан, а также узнаем о его основных инструментах.

Что относится к инструментам Канбан? Главный из них ― это доска, на которой расположены колонки и карточки. Карточки ― это задачи, которые должна выполнить команда, колонки ― статусы. Колонок может быть сколько угодно ― зависит от этапов работы над проектом. Исполнители передвигают карточки по колонкам слева направо сразу после завершения какого-либо этапа до тех пор, пока карточка не окажется в колонке со статусом “Завершено”.

Визуализация и есть ответ на вопрос о том, что это такое ― главный принцип работы по системе Канбан. Ее можно воплотить не только на простой доске со стикерами, но и использовать в работе программные продукты, например, Trello или Kaiten.

Для чего нужен Канбан? Помимо четкого планирования, методология подразумевает организацию обязательных командных встреч для настройки и улучшения управления движением задач. Такие встречи как раз и называют каденциями ― они проходят с определенной регулярностью, помогают придерживаться рабочего ритма.

В целом в системе 7 типов командных встреч:

1. Ежедневные. Во время них выясняют, какие обязанности выполняет каждый член команды, на каком этапе находится выполнение задачи, есть ли проблемы, требуется ли помощь в их решении.
2. Ежемесячные ― обзор рисков. Команда встречается раз в месяц для обсуждения сделанных ошибок и разрабатывает способы, которые позволят не допустить их в дальнейшем.
3. Ежеквартальные ― обзор стратегии. Каждые три месяца на встречах обсуждаются глобальные вопросы, в том числе стратегии и цели для улучшения рабочих процессов.
4. Встречи раз в 2 недели для обзора предоставленных услуг. Проводится совещание с клиентами, например, с руководством компании, для которой команда продвигает сайт. На этой встрече оценивают достигнутые результаты, сроки, выполнение запланированного объема работы.
5. Обзор операций. Менеджеры разных команд встречаются раз в месяц и обсуждают способы улучшения системы управления задачами в целом.
6. Пополнение запасов. Встреча проходит раз в неделю, чтобы сверится, какое количество задач в работе, и способна ли команда взять еще несколько. При переполнении какой-то из колонок на доске во время встречи обсуждают, как исправить ситуацию. В частности, распределяют задачи по сотрудникам.
7. Планирование поставок. Планирование поставок по методу Канбан ― это встреча, во время которой команде выдают новые задачи, оценивают результаты прошлых поставок, пересматривают приоритеты.

Конечно, проводить все 7 встреч отдельно не обязательно. Объединяйте их между собой. Например, на еженедельной встрече заодно поговорите о пополнении запасов. В целом, каденции взаимосвязаны. Итоги одной встречи используют в качестве информации, которую будут обсуждать на другой. Именно поэтому каденции часто называют “петли обратной связи”.

Канбан ― это метод, который требует соблюдения определенных правил при работе с доской, при этом показатели у разных команд могут различаться в зависимости от выполняемых задач и специфики деятельности. Рассмотрим несколько правил:

• Работа с лимитами, то есть с ограничениями по количеству карточек в колонках. Определяют их опытным путем по отслеживанию метрик. При превышении лимитов ресурсы команды направляют на разбор задач в колонке, а выполнение новых откладывают.
• Приоритетность выполнения. То есть устанавливается очередность проектов, над которыми нужно работать. Приоритетными считаются те задачи, которые уже приближены к завершению. Например, один автор взял в работу пять статей. Он делит написание текста на разные этапы ― общается с экспертом, готовит черновик, согласует его с редактором, дорабатывает, готовит к публикации. То есть если одна из статей в доработке, она приоритетнее чем текст, который находится на этапе общения с экспертом.

Метрики необходимо мониторить в целях оценки эффективности управления движением и прогнозирования сроков выполнения задач. Кроме того, благодаря метрикам понимают, насколько продуктивно работает персонал, какие проблемы и на каких этапах возникают, существует ли возможность что-то улучшить. Например, если карточки все время копятся в колонке “На проверке” ― не успевает руководитель, если в колонке “В работе” ― непродуктивны сотрудники. Чтобы исправить такую ситуацию, в первом случае нужно делегировать часть работы, во втором ― увеличить штат исполнителей или избавиться от “слабого звена”.

Рассмотрим метрики, которые используют в Канбан:

• Время поставки задачи от времени постановки. Метрику отслеживают для понимания того, какое количество времени задача существует до завершения. Метрика показывает, сколько карточка находится на доске до того, как ее переносят в колонку “Готово”.
• Время поставки от принятия обязательств. Эта метрика показывает количество времени, которое тратится на активную работу над проектом. Отсчет начинается с момента того, как исполнитель забирает карточку в работу и перемещает ее из колонки “На очереди”. Для оценки движения потока задач от недели к неделе составляют накопительную диаграмму. На ней, среди прочего, можно провести сравнение двух метрик и понять, есть ли проблемы на начальном этапе работе, насколько долго задачи ожидают, когда их заберут исполнители.
• Пропускная способность. Эта метрика измеряет количество задач, завершенных за конкретный временной интервал. С ее помощью оценивают, какое влияние на общий результат оказывают сотрудники команды, нужно ли вносить какие-то изменения в ее работу, например, расширять штат.
• Количество задач в работе. То есть проектов в одной колонке, которые не завершены. Данную метрику отслеживают отдельно по каждой колонке, а затем сравнивают с лимитами. Делают это для оценки загрузки сотрудников и эффективности рабочего процесса. Если число незаконченных задач все время возрастает или выше лимитов, возможно, последние следует пересмотреть или увеличить штат сотрудников.
• Стоимость задержки. Эта метрика помогает определить последствия, которые могут возникнуть из-за того, что завершение задачи задержано. Например, если какая-то задача не завершена ― срок выполнения других откладывается или возникают проблемы в общении с клиентом.

Отслеживание метрик выполняется вручную или с помощью специальных инструментов с встроенными отчетами.

Еще один инструмент Канбан. Классы обслуживания ― это приоритетность задач. Они нужны, чтобы сотрудники понимали, какие задачи брать первыми на доске. Рассчитывают классы обслуживания с учетом стоимости задержки. В процессе они могут изменяться. В методологии существует четыре класса обслуживания. Это:

1. Ускоренный. Задачи, у которых ускоренный класс обслуживания, имеют высокую стоимость задержки. Например, при их невыполнении компании грозит штраф.
2. С фиксированной датой. Задачи с фиксированной датой в указанный день попадают в приоритет. Соответственно, их стоимость задержки возрастает.
3. Стандартный. У таких задач приоритет возрастает постепенно.
4. Нематериальный. У таких проектов отсутствует стоимость задержки, но их в любом случае нужно сделать.

Разберем основные плюсы и минусы данной системы.

К преимуществам методологии относятся:

• Визуализация рабочего процесса. Благодаря карточкам на доске можно увидеть прогресс или, наоборот, проблемы в выполнении задач.
• Быстрая адаптация сотрудников. Принцип Канбан позволяет постепенно улучшить уже существующие процессы. Вносить кардинальные изменения в работу персонала не нужно ― можно начинать с той точки, на которой в определенный момент времени находится компания. Поэтому простоев при перестройке рабочего процесса не будет.
• Большое количество метрик. Метрики помогают отслеживать факторы, которые тормозят выполнение задач, а также выявлять причины возникновения таких факторов. Благодаря метрикам можно найти проблемы даже там, где изначально их, казалось бы, не было.
• Равномерное распределение нагрузки. Если в какой-то колонке или у какого-то сотрудника появилось слишком много карточек ― можно быстро оптимизировать рабочий процесс. Например, дать кого-то в помощь исполнителю.

Не все так гладко. Есть у метода и некоторые минусы. Например:

• Сложности с планированием, особенно на первоначальном этапе, когда прогнозировать какие-либо результаты сложно. Для точного анализа нужны метрики, поэтому потребуется время.
• Трудности в коммуникациях с клиентом. Большинство заказчиков заинтересовано в четких сроках завершения задачи. Поэтому они могут не понять прогнозов, рассчитанных на основе классов обслуживания и метрик.

Кроме того, метод Kanban подходит не для всех компаний. Если организация сдает квартальные отчеты или применяет систему жестких KPI ― она не сможет использовать эту методологию.

Чтобы внедрить метод Канбан в работу компании ― понадобится время. Действовать лучше пошагово:

1. Создайте канбан-доску, чтобы визуализировать процессы. Определите, какие этапы в работе над задачами повторяются, сделайте для каждого колонку и перенесите процессы на карточки. Затем распределите карточки в соответствующие колонки. Можно создать канбан-доску как онлайн, так и с помощью стикеров на доске в офисе.
2. Ограничьте количество незаконченных задач. Например, на одну команду определите максимум 10 задач в колонке “В работе”. При превышении лимита проджект-менеджер уже не сможет поставить новый проект, пока старые не будут завершены.
3. Управляйте потоком. Чтобы поток двигался равномерно, его можно было прогнозировать ― найдите узкие места, в которых рабочий процесс затормаживается. Для этого отслеживайте метрики скорости движения задач по колонкам.
4. Объясните правила сотрудникам. Расскажите команде о лимитах, разных статусах, классах обслуживания и как их присваивают. Тогда участники рабочего процесса будут понимать, какие проекты в приоритете, а какие можно отложить.
5. Введите каденции после настройки рабочего процесса и ознакомления команды с правилами. Обсуждайте проблемы, улучшения и стратегии во время рабочих встреч.
6. Улучшайте процессы за счет постоянного отслеживания метрик, поиска узких мест и плавного изменения работы сотрудников.

Итак, вы узнали, что относится к инструментам Канбан, в чем заключается суть метода и как его внедрить в работу компании. В заключение хочется добавить, что каждая более-менее распространенная методология имеет свои плюсы, минусы и границы применения. Каждая команда выбирает для себя нужное и удобное в данный момент времени для наиболее эффективного выполнения стоящих перед ней задач.