Как перейти на онлайн-кассу

Онлайн-касса ― это устройство, которое требуется для создания и хранения кассовых чеков. Она может выглядеть, как принтер, встраиваться в СМАРТ-терминал и иметь экран. Устройство формирует чеки, которые продавец отправляет клиенту в электронном виде или распечатывает. Данные с чека поступают на фискальный накопитель, а оттуда автоматически — в ОФД (оператору фискальных данных). Далее информация уходит в ФНС (Федеральную налоговую службу).

Как подключить онлайн-кассу ― расскажем в нашей статье.

Кассы как таковые появились давно. Но раньше предприниматель был обязан локально хранить электронную контрольную защищенную ленту (ЭКЛЗ) в течение пяти лет. ЭКЛЗ устанавливали внутрь кассы, на ней фиксировали все финансовые операции. На тот момент данные в налоговую службу отправлялись только по запросу.

В 2014-2015 гг начали вносить изменения в ФЗ-54, который регулировал аспекты использования ККТ. В 2017 году законодательство обязало предпринимателей использовать и регистрировать онлайн-кассы как основной инструмент формирования чеков. Буквально за несколько месяцев крупный и средний розничный бизнес перешел на такие устройства. В дальнейшем требования распространились почти на все виды торговли, включая малые предприятия.

На чеке, который выдает касса, содержится информация, необходимая налоговым органам. Это QR-код, а также некоторые реквизиты. Клиент или покупатель может просканировать чек и определить, настоящий ли он и отправлена ли информация в ФНС. То есть процесс продажи товаров после того, как предприниматели взяли на вооружение онлайн-кассы, стал более прозрачным для покупателей. Но все-таки больше преимуществ получили контролирующие органы.

Операторы фискальных данных ― это организации, аккредитованные ФНС. Получить такую аккредитацию может любое юрлицо, которое соответствует требованиям налоговой службы. Благодаря реформам, рутинный процесс формирования чеков стал более быстрым. За счет появления новых технологий, перехода чека в цифровой формат появились облачные сервисы для цифровизации бизнес процессов. ОФД на данный момент ― это держатели информации. Они активно развиваются в сторону BigData для анализа покупательского поведения или ситуации в отрасли, что в итоге оказывает влияние на рынок рекламы. Далее разберемся, как устанавливать онлайн-кассы, кто должен это делать в обязательном порядке, а кто нет.

Установка онлайн ККТ ― это обязательство для всех видов бизнеса, который занимается продажей товаров или услуг и принимает оплату наличными либо банковской картой. В том числе закон распространяется на владельцев онлайн-магазинов, принимающих платежи через сайт. Разница заключается только в том, что здесь бумажный чек не распечатывают, а отправляют покупателю электронный. При этом данные также передаются ОФД.

Изменения в законодательство вносятся до сих пор. Коснулись они и розничных рынков.

Если раньше на розничных рынках, ярмарках и в выставочных комплексах продавать товары можно было без использования ККТ, то теперь ситуация изменилась. Уточнения внесли в закон ФЗ-273 от 08.08.2024.

Не использовать онлайн-кассу сейчас могут:

• Предприниматели и компании на ЕСХН, если на рынке у них менее трех торговых точек и мест хранения общей площадью до 15 м2. Но при условии, что товар передается покупателю сразу.
• Некредитные потребительские сельскохозяйственные кооперативы, которые торгуют на розничных рынках, ярмарках, выставках товарами в рамках договора розничной купли-продажи. При этом передача товара происходит сразу при заключении договора. Но с сентября 2025 года таким кооперативам также придется задуматься о том, как оформить онлайн-кассу.
• Индивидуальные предприниматели на ПСН, которые осуществляют торговлю на регулярных ярмарках выходного дня, где количество торговых мест не превышает 50. Полный перечень таких предпринимателей, работающих на патенте, можно увидеть в п. 2 ст. 66 НК РФ. В частности, это ИП, которые изготавливают и ремонтируют металлическую галантерею, ключи, указатели улиц, занимаются изготовлением ковров, изделий народных художественных промыслов, охотой, отловом и отстрелом диких животных, производством молочной продукции и так далее.

Остальным предпринимателям нужно уже сейчас узнать, как получить и зарегистрировать онлайн-кассу, так как с 01.03.2025 года они будут обязаны работать с ККТ.

Как зарегистрировать онлайн-кассу? Для этого необходимо:

1. Приобрести сам аппарат. Для малого бизнеса подойдет небольшое устройство на аккумуляторе. Важно, чтобы АКБ была емкой и ее хватало на целый день автономной работы.
2. Приобрести фискальный накопитель ― на 15 или 36 месяцев. Какой срок нужен в конкретной ситуации ― зависит от системы налогообложения и реализуемых товаров.
3. Заключить договор с ОФД. Можно выбрать Платформу ОФД. Это один из лидеров рынка. Как добавить онлайн-кассу в реестр ФНС? Все просто. На Платформе ОФД можно удобно зарегистрировать ККТ в ФНС через личный кабинет оператора, а затем отслеживать чеки, кассы на предмет соответствия законодательству, отправлять чеки покупателям по СМС или электронной почте.

Теперь вы знаете, как сделать онлайн-кассу. На самом деле это несложно. Учтите, что если нарушить законодательство и не использовать ККТ в работе, возможны штрафы и различные санкции.

Контролировать торговцев должны управляющие рынком. При оформлении договора об аренде торгового места они обязаны требовать у продавца копию карточки, подтверждающей, что онлайн-касса зарегистрирована. Данное условие начинает действовать также с 1 марта 2025 года. Если кассы, зарегистрированной по адресу рынка, нет ― запрещено предоставлять торговое место.

Кроме того, компания, которая управляет рынком, должна ежемесячно проверять на сайте ФНС, есть ли у продавца ККТ, зарегистрированный по адресу рынка. Если нет ― его деятельность приостанавливают вплоть до регистрации кассового аппарата. Если в течение 15 дней требование не соблюдается ― договор с ИП расторгают.

При обнаружении нарушений в области проверки рыночных продавцов управляющей компании грозит штраф. Размеры штрафов определены ФЗ-284 от 08.08.2024. При первом нарушении должностные лица получают штраф 40-50 тыс. рублей, юридические ― 100-300 тыс. рублей. При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается и составляет:

• для должностного лица ― 50-80 тыс. рублей;
• для юрлица ― 300 тыс. - 1 млн. рублей.

Также с 1 марта 2025 года кафе и рестораны будут обязаны формировать бумажные чеки для клиентов до того, как они рассчитались. Цель данного нововведения ― исключить случаи, когда заведения отказываются выдавать чек. Сегодня некоторые кафе оформляют пречеки, а после оплаты зачастую пренебрегают выдачей фискального чека. То есть с новыми поправками заведению придется сразу провести заказ через кассу и выдать гостю чек без формирования второго. За несоблюдение правил также возможны штрафы.

Налоговые органы вправе снимать кассовый аппарат с регистрационного учета в одностороннем порядке ― заявление предпринимателя для этого не требуется. Это возможно, если продавец при проверке налоговиками не предоставил доступ к кассе, в частности, для считывания фискальных данных. Либо если ИП не предоставил доступ к устройству для контроля за соблюдением нормативных актов по использованию касс. Это прописано в ст. 1 п.19 ФЗ-274 от 8 августа 2024 года.

Также важно не только знать, как зарегистрировать онлайн-кассу, но и в какие сроки. Теперь на регистрацию, перерегистрацию и снятие с учета вместо 10 рабочих дней дается пять. При этом с 1 марта 2025 года бизнес сможет подавать заявления через Госуслуги, сайт производителя ККТ или через ОФД.

При перерегистрации онлайн-кассы из-за замены фискального накопителя отчет об изменении параметров также будет передаваться через ОФД.

Передавать чеки будет можно через приложение “Мои чеки онлайн” ― информационный ресурс Федеральной налоговой службы. Об этом также говорится в ФЗ-274. Чеки клиентов будут привязаны к номеру телефона или электронной почте. Другие способы передачи, которые используются на данный момент, также сохраняются.

Кроме того, обязанность формировать чек вводится в том случае, если покупатель оплатил товар или услугу через СБП. По сути чек нужно выдавать и сейчас, но с 2025 года данная норма вводится на законодательном уровне.

От применения онлайн-касс освобождают Центральный Банк и индивидуальных предпринимателей, оказывающих образовательные услуги и имеющих соответствующую лицензию, а также услуги в области физической культуры и спорта.

На данный момент ККТ могут не пользоваться:

• репетиторы и тренеры на патенте, которые передают клиенту документ, подтверждающий расчет;
• специалисты, которые платят налог на профессиональный доход, т.е. самозанятые;
• ИП на патенте, занимающиеся фотографией, организацией похорон и свадеб, клинингом, дизайном, туризмом.

Некоторые виды деятельности тоже пока что освобождены от использования касс. Это ремонт обуви, изготовление ключей, торговля через вендинговые аппараты, где оплату принимают монетами, а также продажа печатных газет и журналов, мороженого и напитков через киоски.