Как перейти на онлайн-кассу

Онлайн-касса нужна почти каждому, кто принимает деньги от покупателей, а с 1 марта 2025 года исключений стало ещё меньше. Мы ведём бухгалтерию с 2010 года и в этой статье собрали то, что сверяем с клиентами перед стартом торговли. Нужна ли касса именно вам, как её зарегистрировать и сколько стоит ошибка.

Кто обязан применять кассу

Правило стоит в п. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003. Кассу применяют все организации и ИП при расчётах с покупателями, если закон прямо не сделал исключение.

Расчёт в этом смысле понимается широко. Это наличные, оплата картой или телефоном при покупателе, а с 01.03.2025 ещё и перевод через систему быстрых платежей (п. 2.2 ст. 1.2, закон № 274-ФЗ от 08.08.2024). Поэтому оплата «только по QR-коду» кассу не отменяет, и на старте работы мы проверяем с клиентом все способы, которыми к нему приходят деньги.

Интернет-магазин тоже выдаёт чек. Если покупатель платит на сайте и с продавцом лично не встречается, чек можно сформировать не позднее следующего рабочего дня после расчёта, но не позже передачи товара (п. 5.3 ст. 1.2).

А безналичные расчёты между компаниями и ИП по счёту кассы не требуют. Исключение одно, когда при оплате предъявляют карту или другое электронное средство платежа (п. 9 ст. 2).

Кто освобождён от онлайн-кассы

Перечень в ст. 2 закона закрытый, и мы не советуем читать его расширительно. Без кассы продают газеты и журналы в киосках, мороженое в киосках, воду и молоко в розлив, ремонтируют обувь, изготавливают ключи, присматривают за детьми и пожилыми. ИП вправе сдавать в аренду собственное жильё без кассы. Самозанятые на налоге на профессиональный доход кассу не ставят вообще (п. 2.2 ст. 2).

С патентом сложнее, и мы разбираем его отдельно. Пункт 2.1 ст. 2 освобождает ИП на ПСН только по части видов деятельности из п. 2 ст. 346.43 НК РФ. В списке есть фотография, уборка квартир, дизайн, экскурсии, организация свадеб и похорон. Условие одно, клиенту выдают документ о расчёте с наименованием, номером и реквизитами из ст. 4.7 закона. Но парикмахерская, ремонт автомобилей, розница и общепит на патенте работают с кассой.

Льготы теряют силу при продаже подакцизных товаров и при расчётах через автоматы (п. 8 ст. 2). Для маркированных товаров не действуют освобождения по газетам, рынкам и разносной торговле (п. 8.1). И школы, спортивные клубы и ИП с таким основным видом деятельности обходятся без кассы лишь при безналичной оплате без личного контакта, наличные и карта при клиенте под освобождение не попадают (п. 13 ст. 2).

Рынки, ярмарки и общепит после 1 марта 2025 года

Закон № 273-ФЗ от 08.08.2024 почти закрыл торговлю без кассы на рынках. С 01.03.2025 без ККТ на рынке, ярмарке или выставке работают только плательщики ЕСХН, у которых не больше трёх торговых мест общей площадью до 15 кв. м вместе с местами хранения. Сельскохозяйственные потребительские кооперативы потеряли освобождение 2 сентября 2025 года. ИП на патенте по отдельным видам деятельности торгуют без кассы на ярмарках выходного дня, где не больше 50 торговых мест.

Контроль переложили на управляющие рынком компании. Торговое место получает только тот, чья касса зарегистрирована по адресу рынка. Компания раз в месяц проверяет регистрацию на сайте ФНС, при нарушении не допускает торговца к работе, а если он не исправился за 15 рабочих дней, отказывается от договора. За неисполнение этих обязанностей ч. 16 ст. 14.5 КоАП грозит должностному лицу штрафом от 40 до 50 тыс. ₽, компании от 100 до 300 тыс. ₽. Повторное нарушение по ч. 17 стоит от 50 до 80 тыс. ₽ и от 300 тыс. до 1 млн ₽.

Кафе и рестораны с той же даты печатают бумажный чек и отдают его гостю до оплаты (п. 5.11 ст. 1.2). Такой чек, по тексту закона, подтверждает предстоящий приём денег, и мы в работе с общепитом исходим именно из этой формулировки. Слова «пречек» в законе нет. Но схема, когда гость платит по пречеку, а фискальный чек пробивают потом или не пробивают вовсе, с этой нормой не совпадает, и мы советуем проверить настройки кассовой программы.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Начинают с кассы и фискального накопителя. Срок ключа накопителя закон привязывает к режиму. На УСН, ЕСХН, патенте и при оказании услуг нужен накопитель не менее чем на 36 месяцев, если вы не продаёте подакцизные товары (п. 6 ст. 4.1). Накопитель на срок от 13 месяцев допустим при сезонной работе, совмещении с ОСНО и работе без передачи данных. Потом заключают договор с оператором фискальных данных, через него чеки уходят в ФНС.

Заявление подают на бумаге в любую инспекцию или электронно. Через кабинет ККТ на сайте ФНС и через ОФД это было возможно и раньше, а с 01.09.2025 добавились Госуслуги и изготовитель кассы (п. 1 ст. 4.2). Регистрационный номер налоговая присваивает не позднее рабочего дня после заявления. Номер вводят в кассу, она формирует отчёт о регистрации, и его передают не позднее следующего рабочего дня.

Карточку регистрации выдают в течение 5 рабочих дней с даты заявления, до марта 2025 года срок был 10 дней (п. 7 ст. 4.2). Датой регистрации считается дата карточки.

Дальше касса живёт по коротким срокам, и мы держим их в календаре клиента. Перерегистрация при изменении сведений и снятие с учёта при продаже, краже или потере кассы укладываются в один рабочий день (п. 4 и 5 ст. 4.2). А если проверяющим не дали доступ к кассе, налоговая снимет её с учёта сама (п. 19 ст. 4.2).

Штрафы по ст. 14.5 КоАП

Суммы на сентябрь 2026 года прежние. За расчёт без кассы (ч. 2) должностное лицо и ИП платят от 1/4 до 1/2 суммы расчёта, но не меньше 10 000 ₽. Компания платит от 3/4 до полной суммы расчёта, минимум 30 000 ₽. Если повторное нарушение касается расчётов на 1 млн ₽ и больше, руководителя дисквалифицируют на срок от 1 до 2 лет, а деятельность ИП или компании приостанавливают до 90 суток (ч. 3).

Касса не соответствует требованиям или нарушен порядок регистрации, и это предупреждение либо штраф от 1 500 до 3 000 ₽ для должностного лица и от 5 000 до 10 000 ₽ для компании (ч. 4). За неотправленный электронный чек грозит предупреждение или 2 000 ₽ и 10 000 ₽ соответственно (ч. 6).

Примечание к ст. 14.5 освобождает от штрафа по ч. 2, 4 и 6, если вы сами письменно сообщили о нарушении или пробили чек коррекции до того, как о нём узнала налоговая. Поэтому мы советуем сверять поступления на расчётный счёт с кассовыми данными каждый месяц, а не перед проверкой.

Суммы могут вырасти. Законопроект № 1096244-8 поднимает минимальный штраф за неприменение кассы до 30 000 ₽ для должностных лиц и 150 000 ₽ для компаний. Первое чтение он прошёл 11.02.2026, законом пока не стал, и мы следим за вторым чтением.

Чем помогаем мы

Бухгалтер видит кассу через выручку. Мы разносим кассовые отчёты, сверяем их с эквайрингом и поступлениями по СБП и проверяем ставку НДС в чеках. С 2026 года в кассовых программах есть значения 22% и 22/122, их добавил приказ ФНС от 08.12.2025 № ЕД-7-20/1050@, и старая настройка на 20% в чеке даёт расхождение с декларацией.

Бухгалтерское обслуживание на УСН «Доходы» при объёме до 10 документов в месяц стоит у нас 4 500 ₽. На ОСНО тот же объём документов стоит 5 500 ₽.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.