Топ-5 основных способов, как снизить расходы на бухгалтерию

Бухгалтерия редко попадает в список статей для оптимизации, а зря. Здесь деньги уходят не столько на зарплату, сколько на беспорядок вокруг неё. Документы приходят с опозданием, типовые операции каждый раз оформляют по-новому, запросы от бухгалтера отнимают время у менеджеров. И всё это оплачивается, просто не отдельной строкой.

Ниже пять направлений, где экономия реальна. Они работают и для штатной бухгалтерии, и для внешней команды.

1. Выберите модель под свой объём, а не по привычке

Первое решение самое дорогое. Учёт ведёт штатный сотрудник, внешняя компания или смешанная схема, где рутина уходит наружу, а налоговое планирование остаётся внутри.

Для ИП и микробизнеса дешевле всего облачный сервис с консультационной поддержкой. Для растущей компании с умеренным потоком документов обычно выигрывает полный аутсорсинг, потому что фонд оплаты труда штатной единицы с взносами и накладными расходами оказывается выше пакета. А средним компаниям чаще подходит гибрид, когда первичку ведёт внешний исполнитель, а внутренний финансист занимается планированием.

Мы советуем пересматривать это решение раз в год. Компания растёт, объём операций меняется, и модель, оптимальная при двадцати документах в месяц, перестаёт быть таковой при двухстах.

2. Уберите ручной перенос данных

Электронный документооборот с контрагентами снимает печать, курьеров, хранение папок и время на сортировку. Но главная экономия не в бумаге, а в том, что документы перестают теряться. Подключение стоит денег, поэтому спрашивайте у подрядчика условия: мы, например, даём клиентам специальную цену на «Контур-Экстерн» и сами организуем выпуск ЭЦП.

Связка учётной программы с банком и системой продаж делает то же самое с выписками и реализацией. Бухгалтер перестаёт вручную вбивать платежи и переходит к проверке. И вот здесь возникает эффект, который трудно посчитать заранее: ошибок становится меньше просто потому, что исчезает этап ручного ввода.

3. Проверьте налоговый режим, а не только счета

Неверно выбранная система налогообложения обходится дороже любой экономии на обслуживании. Компания годами платит по общей системе, хотя проходит по лимитам упрощёнки, или сидит на УСН «Доходы» при высокой доле расходов.

Планировать нужно в течение года, а не в декабре. К концу периода большинство законных инструментов уже недоступны, потому что операции совершены и документы оформлены. Разбирать нагрузку имеет смысл хотя бы раз в квартал, вместе с подготовкой отчётности.

4. Наведите порядок в первичке

Вот самый недооценённый источник расходов. Хаос в счетах-фактурах и актах напрямую увеличивает часы обработки, а часы превращаются либо в счёт от подрядчика, либо в необходимость нанимать помощника бухгалтеру.

Введите регламент передачи документов и один крайний срок. Например, все первичные документы за месяц загружаются в общее хранилище до третьего рабочего дня следующего месяца. Сотрудники сопротивляются такому правилу примерно квартал, а потом привыкают, и период начинает закрываться без авралов.

Отдельно проверьте, кто отвечает за возврат недостающих документов от контрагентов. Обычно этим никто не занимается системно, и акты подтягиваются к моменту, когда декларация уже сдана.

5. Опишите типовые операции один раз

Каждый вопрос от бухгалтера в чат стоит денег: он отнимает время у менеджера, у бухгалтера и у руководителя, который в итоге решает спор. Половина таких вопросов повторяется из месяца в месяц.

Опишите, как оформляются командировки, представительские расходы, возврат товара, работа с самозанятыми. Пропишите в инструкции для отдела продаж, какие реквизиты обязательны в договоре и почему без них счёт-фактуру не примут. Это скучная работа на несколько дней, которая потом экономит часы ежемесячно.

И раз в полгода перечитывайте эти регламенты. Законодательство меняется, часть шагов устаревает, а по инерции их продолжают выполнять.

Чего делать не надо

Экономить на бухгалтерии можно по-разному, и часть способов дороже проблемы. Перечислю те, что встречаются чаще всего.

Не переводите учёт на самый дешёвый тариф, не разобравшись, что в него входит. Обычно за низкой ценой стоит только отправка отчётов по вашим же данным, без проверки первички. Экономия видна сразу, а доначисления приходят через год после камеральной проверки.

Не дробите бизнес ради снижения налога, если единственная цель дробления — налог. Признаки искусственного разделения налоговая разбирает много лет, практика по ним обширная, и заканчивается такая экономия доначислением по общей системе за весь период.

И не оставляйте учёт совсем без контроля. Даже при полном аутсорсинге кто-то в компании должен раз в квартал смотреть, сданы ли отчёты и совпадает ли сальдо по единому налоговому счёту с вашими расчётами.

Что даёт переход на аутсорсинг в деньгах

Сравнивать нужно не оклад с ценой пакета, а полную стоимость штатной единицы с ценой пакета. В полную стоимость входят зарплата, страховые взносы, рабочее место, лицензия учётной программы, обучение при изменениях законодательства и замена на время отпуска.

Второе отличие в компетенциях. Один человек не может одинаково хорошо знать НДС, расчёт зарплаты, кадровое делопроизводство и валютный контроль. В аутсорсинге эти участки распределены между специалистами, и вы получаете доступ ко всем сразу.

Третье касается рисков. Штатного сотрудника, допустившего ошибку, можно уволить, но доначисления и пени останутся на компании. Ответственность подрядчика фиксируется договором, и это стоит проверять до подписания, а не после первого штрафа.

С чего начать

Возьмите последние три месяца и посчитайте две вещи. Сколько первичных документов реально проходит через компанию и сколько раз бухгалтер обращался к сотрудникам за недостающими бумагами. Первое число покажет ваш настоящий объём, второе — цену беспорядка. Дальше решение о модели принимается уже не на ощущение, а на цифры.