Типичные бухгалтерские ошибки малого бизнеса

Малый бизнес чаще всего платит штрафы не за сложные схемы, а за пропущенный срок, неверно поданное уведомление или расход без документа. Налоговая неуплата стоит 20% от суммы налога, несданная декларация до 30%, и сверху всегда идут пени. Мы работаем с 2010 года, с 2014-го как ООО «Эфикс-Груп», и разбираем здесь шесть ошибок, которые встречаются при приёме учёта от прежнего бухгалтера.

Ошибка 1. Расходы, которые нельзя подтвердить

На УСН «Доходы минус расходы» до 2026 года действовал закрытый перечень расходов. С 1 января 2026 года закон № 425-ФЗ добавил в пункт 1 статьи 346.16 НК подпункт 45, и теперь можно учитывать иные расходы в порядке главы 25. Перечень открылся, но требования к расходу остались прежними.

Расход должен быть обоснован и подтверждён документами, это статья 252 НК. И учитывается он только после оплаты (пункт 2 статьи 346.17). Аванс поставщику без поставки базу не уменьшает, а личные траты владельца, оплаченные с расчётного счёта, не станут расходом ни при каком перечне.

Если налоговая снимет расход, организация доплатит налог, штраф 20% от недоимки по пункту 1 статьи 122 НК и пени. При умысле штраф вырастает до 40%. Мы в такой ситуации сначала запрашиваем недостающие документы у контрагента и только потом решаем, нужна ли уточнённая декларация.

Пени для организаций в 2025–2026 годах считаются по временной шкале из пункта 5.1 статьи 75 НК. Первые 30 дней просрочки идут по 1/300 ключевой ставки, с 31-го по 90-й день по 1/150, с 91-го дня снова по 1/300.

Ошибка 2. Пропущенные сроки

Сроки в налоговом календаре жёсткие, и штраф за просрочку считается автоматически. За несданную декларацию или расчёт по страховым взносам берут 5% неуплаченной суммы за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не больше 30% и не меньше 1 000 рублей (статья 119 НК). Минимальный штраф действует и тогда, когда налог к уплате нулевой.

Штраф за несданный 6-НДФЛ составляет 1 000 рублей за каждый месяц просрочки (пункт 1.2 статьи 126). За каждый непредставленный в срок документ, который требует кодекс, штраф 200 рублей (пункт 1 той же статьи).

Но опаснее штрафа блокировка счёта. Если организация не сдала декларацию в течение 20 рабочих дней после срока, инспекция вправе приостановить операции по счетам (подпункт 1 пункта 3 статьи 76 НК).

На упрощёнке легче всего пропустить авансовые платежи. Они платятся не позднее 28 апреля, 28 июля и 28 октября. Налог за год организация платит до 28 марта, предприниматель до 28 апреля, а декларацию сдают до 25 марта и 25 апреля. Если срок выпал на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. Нашим клиентам мы напоминаем о платежах заранее, это входит в тариф ведения учёта.

Ошибка 3. Неправильная первичка

У первичного документа семь обязательных реквизитов из части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Это название, дата, наименование организации, содержание операции, её измерение в деньгах или натуре, должности ответственных лиц и их подписи с фамилиями и инициалами.

Без документа нет расхода, а налоговая проверяет ещё и контрагента. По статье 54.1 НК расход и вычет принимаются, если основная цель сделки не экономия на налоге и обязательство исполнил тот, кто указан в договоре.

Отсутствие первички само по себе наказуемо. Статья 120 НК считает это грубым нарушением правил учёта. Штраф 10 000 рублей за один налоговый период, 30 000 рублей за несколько, а если занижена база, 20% от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 рублей. Должностному лицу по статье 15.11 КоАП грозит ещё от 5 000 до 10 000 рублей. А мы при приёме учёта первым делом сверяем первичку с банковской выпиской, чтобы найти платежи без документов.

Ошибка 4. Путаница на едином налоговом счёте

Единый налоговый счёт и единый налоговый платёж работают с 1 января 2023 года, их ввёл закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ. Деньги поступают одной суммой, а распределяет их налоговая по уведомлениям и декларациям.

Уведомление об исчисленных суммах подаётся до 25-го числа (пункт 9 статьи 58 НК). Забыли подать или ошиблись в КБК и периоде, и платёж висит на счёте, пока по налогу копится недоимка. Мы советуем проверять сальдо ЕНС после каждого срока уплаты. Недоимку, найденную сразу, закрыть проще, чем потом разбираться с требованием и пенями.

Ошибка 5. Взносы по старым правилам

В 2026 году легко ошибиться, если считать взносы по пониженному тарифу МСП по правилам прошлого года. Закон № 425-ФЗ их изменил. Тариф 15% теперь применяется к выплатам сверх 1,5 МРОТ, то есть сверх 40 639,50 рубля в месяц при МРОТ 27 093 рубля. И по общему правилу право на него сохранили малые и средние компании, чей основной вид деятельности входит в правительственный перечень (распоряжение от 27.12.2025 № 4125-р), при выполнении условий пункта 13.3 статьи 427 НК. Для некоторых категорий в той же статье есть отдельные условия, поэтому мы проверяем основной ОКВЭД клиента по ЕГРЮЛ до первого расчёта.

Остальные платят по общему тарифу, 30% в пределах базы и 15,1% сверх неё. Предельная база на 2026 год 2 979 000 рублей.

Предприниматели ошибаются в другом. Фиксированные взносы за 2026 год составляют 57 390 рублей, плюс 1% с дохода свыше 300 000 рублей. При регистрации в середине года фиксированную часть считают пропорционально месяцам работы, а не платят целиком.

Ошибка 6. Самозанятые вместо штата

Договор с самозанятым удобен, но у режима есть ограничения, и мы проверяем их до подписания. Выплаты от бывшего работодателя, если с увольнения прошло меньше двух лет, не признаются объектом налога на профессиональный доход (пункт 8 части 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ). Льготный режим к ним не применяется.

Когда самозанятый работает на одну компанию по графику и получает фиксированную сумму каждый месяц, отношения могут признать трудовыми. По части 4 статьи 5.27 КоАП за это грозит штраф от 50 000 до 100 000 рублей для организации и от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица. Повторное нарушение обойдётся организации в сумму до 200 000 рублей, а руководитель может получить дисквалификацию на срок до трёх лет.

Как налоговая выбирает, кого проверить

Мораторий на плановые проверки до 2030 года налоговых проверок не касается. Закон № 248-ФЗ о госконтроле прямо исключает налоговый контроль из своей сферы.

Выездные проверки ФНС планирует по Концепции, утверждённой приказом от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@. Среди открытых критериев налоговая нагрузка ниже средней по отрасли, убытки два года и дольше, зарплата ниже средней по виду деятельности в субъекте РФ и цепочки посредников без деловой цели. Отраслевые показатели ФНС публикует на своём сайте, и мы советуем сверять с ними свою налоговую нагрузку хотя бы раз в год.

Что делаем мы

Работу с новым клиентом мы начинаем с бесплатного экспресс-аудита учёта. Он показывает, в каком состоянии учёт и какие из этих ошибок в нём уже есть.

Дальше ведём учёт с расчётом налогов и взносов и напоминаниями о сроках. Бухгалтерское обслуживание на УСН «Доходы» при объёме до 10 документов в месяц стоит у нас 4 500 рублей в месяц.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.