Способы расчета "безопасных" частей заработной платы (аванс и окончательный расчет)
«Главное в расчетах с сотрудниками по заработной плате – правильно рассчитать причитающиеся им суммы». Такое утверждение является верным только наполовину: важно не только правильно рассчитать зарплату работников, но и правильно ее выплатить. При этом камнем преткновения для многих является выплата аванса сотрудникам. Как рассчитать сумму аванса? Мы поможем вам разобраться в этой статье.
ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выплачивать заработную плату сотрудникам не реже, чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Следует оговориться, что Трудовой кодекс вообще не содержит такого понятия, как «аванс». Этот термин пришел из документа советских времен, Постановления Совмина СССР от 23.05.1957 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца», которое действует до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ. Поэтому для облегчения восприятия под авансом мы будем подразумевать заработную плату за первую половину месяца.
Однако в Трудовом кодексе порядок расчета аванса не прописан, его устанавливает компания. Специалисты Роструда и Минтруда отмечают: при определении размера выплаты заработной платы за полмесяца следует учитывать фактически отработанное сотрудником время (фактически выполненную им работу) (письма от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, от 08.09.2006 № 1557-6).
Также надо иметь в виду, что в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение трудового законодательства, налагаются следующие штрафы. Должностные лица – штраф от 1 до 5 тысяч рублей. Если лицо уже привлекалось к ответственности по аналогичному правонарушению, то – штраф от 10 до 20 тысяч рублей, либо дисквалификацию от 1 до 3 лет. Юридические лица – штраф от 30 до 50 тысяч рублей. Если юридическое лицо уже привлекалось к ответственности по аналогичному правонарушению, то – штраф от 50 до 70 тысяч рублей.
Ошибка в сумме аванса влечет за собой неприятные последствия. Если выплатить слишком мало — накажет трудовая инспекция, если слишком много — возникает риск, что претензии о неуплате НДФЛ предъявит налоговый инспектор. Мы нашли безопасный способ расчета аванса, который отвечает требованиям и трудового, и налогового законодательства.
Для начала рассмотрим способы расчета аванса, их можно свести к трем основным вариантам:
процент от оклада;
пропорционально отработанному времени;
фиксированная сумма в рублях.
Трудовые инспекторы не против аванса в процентах от оклада за первую половину месяца. Однако аванс в размере 50% оклада может привести к тому, что по итогам месяца работник получит деньги за неотработанное время. Это происходит из-за того, что нерабочих праздничных дней в первой половине мая, июня и ноября рабочих дней меньше, чем во второй.
Способ расчета аванса пропорционально отработанному времени полностью соответствует официальным рекомендациям трудовиков. Однако, с точки зрения бухгалтеров и налоговиков, он недостаточно хорош.
Во-первых, к моменту расчета аванса бухгалтер должен иметь полную информацию о времени, отработанном в первой половине месяце каждым работником. Для этого нужно заполнять табель учета рабочего времени как минимум 2 раза в месяц.
Во-вторых, могут возникнуть трудности с расчетом НДФЛ. Например, при уходе на больничный с 16-го числа до конца месяца, по итогам месяца суммы к выдаче не будет. Получится, что аванс — это зарплата за месяц. Но удержать НДФЛ будет не из чего.
Аванс в фиксированной сумме, например 5000 руб., не нарушает закон, но несет риски для работодателя. Он обязан будет его платить, даже если работник в первой половине месяца болел, был в отпуске, командировке. По итогам месяца зарплата может оказаться меньше выплаченного аванса. Удержать НДФЛ бухгалтер не сможет.
Есть ли безопасный способ расчета аванса? Да, есть.
Ни трудовой, ни налоговый инспектор не оштрафуют компанию, если вы запишите во внутреннем локальном нормативном акте, что считаете аванс исходя из оклада пропорционально отработанному времени и включите в расчет понижающий коэффициент 0,87. Данный метод исключает риск переплаты и неудержания НДФЛ при окончательном расчете.
ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выплачивать заработную плату сотрудникам не реже, чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Следует оговориться, что Трудовой кодекс вообще не содержит такого понятия, как «аванс». Этот термин пришел из документа советских времен, Постановления Совмина СССР от 23.05.1957 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца», которое действует до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ. Поэтому для облегчения восприятия под авансом мы будем подразумевать заработную плату за первую половину месяца.
Однако в Трудовом кодексе порядок расчета аванса не прописан, его устанавливает компания. Специалисты Роструда и Минтруда отмечают: при определении размера выплаты заработной платы за полмесяца следует учитывать фактически отработанное сотрудником время (фактически выполненную им работу) (письма от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, от 08.09.2006 № 1557-6).
Также надо иметь в виду, что в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение трудового законодательства, налагаются следующие штрафы. Должностные лица – штраф от 1 до 5 тысяч рублей. Если лицо уже привлекалось к ответственности по аналогичному правонарушению, то – штраф от 10 до 20 тысяч рублей, либо дисквалификацию от 1 до 3 лет. Юридические лица – штраф от 30 до 50 тысяч рублей. Если юридическое лицо уже привлекалось к ответственности по аналогичному правонарушению, то – штраф от 50 до 70 тысяч рублей.
Ошибка в сумме аванса влечет за собой неприятные последствия. Если выплатить слишком мало — накажет трудовая инспекция, если слишком много — возникает риск, что претензии о неуплате НДФЛ предъявит налоговый инспектор. Мы нашли безопасный способ расчета аванса, который отвечает требованиям и трудового, и налогового законодательства.
Для начала рассмотрим способы расчета аванса, их можно свести к трем основным вариантам:
процент от оклада;
пропорционально отработанному времени;
фиксированная сумма в рублях.
Трудовые инспекторы не против аванса в процентах от оклада за первую половину месяца. Однако аванс в размере 50% оклада может привести к тому, что по итогам месяца работник получит деньги за неотработанное время. Это происходит из-за того, что нерабочих праздничных дней в первой половине мая, июня и ноября рабочих дней меньше, чем во второй.
Способ расчета аванса пропорционально отработанному времени полностью соответствует официальным рекомендациям трудовиков. Однако, с точки зрения бухгалтеров и налоговиков, он недостаточно хорош.
Во-первых, к моменту расчета аванса бухгалтер должен иметь полную информацию о времени, отработанном в первой половине месяце каждым работником. Для этого нужно заполнять табель учета рабочего времени как минимум 2 раза в месяц.
Во-вторых, могут возникнуть трудности с расчетом НДФЛ. Например, при уходе на больничный с 16-го числа до конца месяца, по итогам месяца суммы к выдаче не будет. Получится, что аванс — это зарплата за месяц. Но удержать НДФЛ будет не из чего.
Аванс в фиксированной сумме, например 5000 руб., не нарушает закон, но несет риски для работодателя. Он обязан будет его платить, даже если работник в первой половине месяца болел, был в отпуске, командировке. По итогам месяца зарплата может оказаться меньше выплаченного аванса. Удержать НДФЛ бухгалтер не сможет.
Есть ли безопасный способ расчета аванса? Да, есть.
Ни трудовой, ни налоговый инспектор не оштрафуют компанию, если вы запишите во внутреннем локальном нормативном акте, что считаете аванс исходя из оклада пропорционально отработанному времени и включите в расчет понижающий коэффициент 0,87. Данный метод исключает риск переплаты и неудержания НДФЛ при окончательном расчете.