Бухгалтерский аутсорсинг

Выбор того или иного варианта ведения бухгалтерского учета зависит от особенностей ведения бизнеса и тех задач, которые поставлены перед бухгалтерией. Любой вариант имеет свои плюсы и минусы.

Уместно вспомнить поговорку, что хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже, поэтому ориентироваться только на оплату при выборе специалиста не объективно. Возможно, опытный бухгалтер обойдется дороже, но зато можно быть уверенным, что не придется платить штрафы за его ошибки. Преимущество штатного бухгалтера в том, что он всегда «под рукой». Постоянное взаимодействие в работе позволит руководству компании контролировать процессы бухгалтерии, а со стороны бухгалтера это оперативная вовлеченность в работу. При этом есть существенные минусы штатной бухгалтерии.

Самый существенный минус — дополнительные траты для организации работы бухгалтера, в том числе на оборудование рабочего места, приобретение материалов (канцелярских принадлежностей, носителей информации, и т.п.), приобретение программного обеспечения, расходы на заработную плату и налоги с нее.

Еще один минус то, штатный бухгалтер может заболеть и ему нужно предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск и может так случиться, что заменить бухгалтера в такие периоды будет некем. Штатный бухгалтер защищен нормами ТК РФ.

Самый тревожный минус ведения бухучета своим бухгалтером то, что он может создать проблемы, которые проявятся не сразу, а уже после его ухода из компании. В некоторых случаях такие проблемы могут привести к начислению штрафов и другим неожиданным расходам компании.

Конечно, среднему бизнесу и крупному тем более, не обойтись без отдельно выделенного человека для контроля процессов бухгалтерии. В таких компаниях в день может проходить очень большой объем операций и нужен сотрудник, который будет решать проблемы оперативно здесь и сейчас. Стоит заметить, что небольшим компаниям и ИП бухгалтерскую работу лучше отдавать на аутсорсинг.

В целом аутсорсинг — это передача непрофильных функций компании сторонним организациям. Термин не встречается в российском законодательстве, но широко используется на практике. Работники аутсорсинговой организации, которые будут выполнять переданные функции, не находятся в подчинении у компании заказчика услуг. Взаимоотношения между заказчиком и аутсорсинговой компанией представляет собой обычный договор оказания услуг. При этом передать на аутсорсинг можно как функции, так и целые бизнес-процессы, в том числе работу бухгалтерии.

Бухгалтерский аутсорсинг представляет собой возложение выполнения функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности на стороннюю компанию. Компания заказчик платит только за выполненную по договору работу.

Существуют разные виды аутсорсинга бухгалтерских услуг. Работа выстраивается обычно так: компания заказчик предоставляет доступы и документы для организации и выполнения работ, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета. В свою очередь аутсорсер подхватывает все процессы, благодаря тому, что они отлажены, автоматизированы, сотрудники обучены стандартам, работают по четким регламентам. Причем услуги не ограничиваются ведением налогового и бухгалтерского учета.

Комплексный бухгалтерский аутсорсинг. Компания не имеет своей бухгалтерской службы. Функции бухгалтерского аутсорсинга ― это полное ведение бухучета, отчетности и расчетов.

Передача отдельных участков учета на аутсорсинг. На сторону передаются только отдельные части учета, сохраняя в штате главного бухгалтера. Обычно аутсорсерам передают участки по расчету заработной платы, обработку первичных документов, учет экспортно-импортных операций, расчеты с контрагентами и другие. Такой вид аутсорсинга позволяет оптимизировать расходы на ведение наиболее трудоемких процессов, ведение которых не требует знаний на уровне главного бухгалтера.

Передача на аутсорсинг только руководство бухгалтерией. При этом на аутсорсинг передается управление бухгалтерией, но сохраняется штат бухгалтерии. Такой вид аутсорсинга приемлем в компаниях малого бизнеса, которые не могут позволить себе высококвалифицированного главного бухгалтера, но специфика бизнеса не позволяет полностью отказаться от бухгалтерии.

Консультирование. У компаний часто возникают вопросы по ведению бизнеса, такая опция позволяет оперативно получить ответы на любые вопросы. Аутсорсинговые компании обычно предлагают всестороннюю экспертную поддержку, что значительно дешевле предлагаемой правовыми справочными системами.

Перечислим плюсы бухгалтерского аутсорсинга:

• конкурентные преимущества, связанные со снижением финансовых рисков, и возможностью руководству компаний сосредоточиться на бизнесе;
• экономия на содержании штата и оптимизация расходов. Аутсорсинг небольшой компании обойдется в несколько раз дешевле, чем штатный специалист;
• возможность найти удаленного поставщика недорогих, но качественных бухгалтерских услуг без территориальной привязки;
• возможность сменить аутсорсера, договор на бухгалтерское обслуживание можно не продлевать по его истечении либо расторгнуть его, не дожидаясь окончания срока действия, если результат работ не будет устраивать заказчика;
• отсутствие человеческого фактора, связанного с увольнением сотрудника, т.к. все работники аутсорсинговой компании взаимозаменяемы;
• наличие страхования ответственности у организации аутсорсера, т.е. все штрафы и финансовые потери заказчика услуг гарантировано будут возмещены;
• компетентный пул сотрудников аутсорсера, автоматизация учетных процессов, отлаженный внутренний контроль на всех участках бухгалтерии, что исключает ошибки и риск доначислений;
• заинтересованность в максимальном сокращении сроков на решение задач;
• возможность привлечения таких компаний к взаимодействию по консультированию по вопросам налогового и финансового анализа и планирования;
• условие о конфиденциальности в договоре, что позволяет не волноваться за ситуации, связанные с разглашением коммерческой тайны.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга:

• не все организации могут отказаться от штатной бухгалтерии;
• невозможность полностью исключить ошибку в выборе поставщика услуги;
• аутсорсеры не контактируют с контрагентами клиента;
• отдельный расчет за дополнительные услуги;
• отсутствие контроля над рабочим процессом бухгалтерского учета.
• даже полная передача функций бухгалтерии в обслуживающую организацию не освобождает заказчика от ответственности.

К выбору потенциального аутсорсера нужно отнестись с максимальным вниманием, при отборе аутсорсера бухгалтерских услуг нужно учитывать следующие важные нюансы:

• срок работы в бухгалтерском аутсорсинге более 7-10 лет;
• масштаб компании, он характеризует ресурсы компании;
• наличие фактического офиса компании и живого сайта;
• многообразие пула клиентов и их рекомендации, что поможет оценить отраслевой опыт компании;
• уровень квалификации специалистов компании;
• наличие подробных регламентов работы, что позволит судить о том, как налажены процессы в компании, ее стандартах;
• технологичность процессов, серьезные бухгалтерские компании применяют дорогие технологии и программные продукты;
• предлагаемое время реагирования на запросы клиента при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультировании;
• наличие полиса страхования финансовой ответственности.

Выбрав надежного поставщика бухгалтерских услуг, можно заниматься бизнесом, не беспокоясь ни за учет в своей компании, ни за репутационные риски, риски компрометации информации компании.

Стандартно в набор услуг на аутсорсинге входят:

• постановка или восстановление бухучета;
• ведение учета;
• кадровый учет и учет заработной платы.

Соответственно, тарифы рассчитываются в зависимости от разных факторов. Это схема налогообложения, насколько автоматизирован учет, количество работников на предприятии, род деятельности организации, наличие у нее подразделений. Перед тем как переходить на аутсорсинг, следует просчитать, реально ли это будет выгодно вашей компании.

Кстати, прайс-лист компании, предоставляющей бухгалтерские услуги, может рассказать о многом. То есть самое дорогое предложение может быть более выгодным, чем дешевое. В таком случае преимущества бухгалтерского аутсорсинга в том, что в дорогое предложение уже включен перечень важных услуг, которых нет у агентства с более низким ценовым предложением. Точнее есть, но за них придется дополнительно платить.

Поэтому при заключении соглашения с аутсорсинговой компанией изучите все условия заключения сделки. Учтите, что, предложение, которое кажется выгодным, может привести к серьезным финансовым потерям.

Подходите к выбору аутсорсера тщательно, помните, что он будет знать всю финансовую составляющую вашего предприятия.