О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ И РАЗЪЕЗДНОМ ХАРАКТЕРЕ РАБОТЫ

В обоих случаях сотрудник едет по делам компании, но закон считает эти поездки разными. По статье 166 ТК РФ поездки работников, чья постоянная работа имеет разъездной характер, командировками не признаются. От этого зависят оплата дней в дороге, суточные, документы и налоги. Мы ведём кадровый учёт и бухгалтерию с 2010 года и разбираем отличия по пунктам.

В чём разница по закону

Командировка по части 1 статьи 166 ТК РФ означает поездку по распоряжению работодателя на определённый срок, чтобы выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. Она разовая, у неё есть задание, дата начала и дата окончания.

При разъездном характере поездки сами составляют работу. Так работают курьеры, торговые представители, выездные мастера. Это условие обязательно записывают в трудовой договор, его прямо называет статья 57 ТК РФ среди обязательных условий.

Порядок командировок с 1 сентября 2025 года задаёт Положение, утверждённое постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Оно заменило постановление № 749, на которое могут ссылаться локальные акты, написанные до 2025 года. Пункт 3 нового Положения повторяет правило Кодекса, и поездки разъездных работников командировками не считаются. Если в вашем положении о командировках осталась ссылка на № 749, мы советуем её обновить.

Отличия командировки от разъездной работы

Мы свели главные различия в шесть пунктов.

• Основание. На каждую командировку нужно письменное решение работодателя, а для разъездной работы достаточно условия в трудовом договоре и перечня должностей в локальном акте.
• Оплата дней в пути. В командировке сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, а разъездной сотрудник получает обычную зарплату.
• Суточные. В командировке их платят за каждый день, включая выходные и дни в пути, а разъездному сотруднику платят в размере и порядке, которые установила компания.
• Налоги с суточных. Без НДФЛ и взносов остаётся до 700 ₽ в день по России в обоих случаях, а за границей 2 500 ₽ для командировки и 3 500 ₽ для разъездной работы.
• Отчёт. После командировки авансовый отчёт сдают в течение 3 рабочих дней, а для разъездной работы порядок подтверждения расходов определяет сам работодатель.
• Отпускные. Дни командировки с сохранённым средним заработком исключают из расчёта отпускных, а дни разъездной работы оплачены зарплатой и остаются в расчёте.

Как оформить командировку

Основанием служит письменное решение работодателя, и мы рекомендуем оформлять его приказом. Срок командировки работодатель определяет сам с учётом объёма и сложности поручения, это пункт 4 Положения. Днём выезда считается дата отправления транспорта, и если поезд уходит до 24:00, это текущие сутки.

Командировочного удостоверения Положение № 501 не требует, поэтому мы не включаем его в обязательный пакет документов. Фактический срок поездки подтверждают проездные документы. Если их нет, подойдут документы о найме жилья, а если нет и их, служебная записка с подтверждением принимающей стороны, так говорит пункт 6.

Суточные платят за каждый день командировки, включая выходные, праздники и дни в пути. Но если сотрудник может каждый день возвращаться домой, суточные не выплачиваются (пункт 9). Их размер компания устанавливает коллективным договором или локальным актом по статье 168 ТК РФ.

Работу в выходной во время командировки оплачивают по нормам трудового законодательства (пункт 5). А после возвращения у сотрудника есть 3 рабочих дня на авансовый отчёт с билетами, чеками и документами о жилье (пункт 23).

Как оформить разъездной характер работы

Мы разбиваем оформление на три шага. Условие о разъездном характере вносят в трудовой договор, а если сотрудник уже работает, заключают дополнительное соглашение в письменной форме по статье 72 ТК РФ.

Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером, размеры и порядок возмещения расходов устанавливают коллективным договором, соглашениями или локальным актом. Это требование статьи 168.1 ТК РФ. Размеры и порядок возмещения можно записать и в трудовой договор, но перечень должностей там не утверждают.

Возмещают сотруднику проезд, наём жилья, суточные или полевое довольствие и иные расходы, сделанные с разрешения или ведома работодателя. Мы советуем сразу прописать в положении, какими документами сотрудник подтверждает траты и как часто сдаёт отчёт, например раз в месяц.

И ещё одна деталь, которую мы советуем учесть. Лучше описать в локальном акте территорию, в пределах которой работа считается разъездной. Поездку за её пределы с отдельным заданием надёжнее оформить командировкой.

НДФЛ и страховые взносы

Суточные по командировке не облагаются НДФЛ в пределах 700 ₽ за каждый день в России и 2 500 ₽ за границей, это пункт 1 статьи 217 НК РФ. Подтверждённые расходы на проезд и жильё освобождены полностью. Если документов на жильё нет, без налога остаётся не больше тех же 700 и 2 500 ₽ в сутки.

С разъездной работой правило поменялось с 1 января 2024 года. Раньше на практике от налога освобождали суточные в размере, который установила компания, а теперь лимит составляет 700 ₽ в день по России. За границей с 2025 года действует лимит 3 500 ₽. Поэтому старые таблицы сравнения, где суточные разъездным не облагаются в размере из локального акта, мы считаем устаревшими.

Со страховыми взносами мы видим ту же логику. По пункту 2 статьи 422 НК РФ суточные в обоих случаях не облагаются в пределах лимитов из пункта 1 статьи 217.

Мы покажем разницу на примере. Если компания платит разъездному сотруднику 1 000 ₽ суточных за 10 дней по России, 3 000 ₽ сверх лимита войдут в доход, НДФЛ по ставке 13% с них составит 390 ₽, и на ту же сумму начислят взносы.

Чем помогаем мы

Проверяем трудовые договоры и положение о командировках, готовим перечень разъездных должностей и порядок возмещения расходов, считаем суточные и налоги с них. Комплект локальных нормативных актов по сотрудникам стоит у нас от 10 000 ₽, дополнительное соглашение к трудовому договору — 2 000 ₽.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.