Пн-Пт — с 10:00 до 19:00
Я даю согласие на обработку персональных данных

Как подготовиться к визиту трудовой инспекции

У руководителей предприятий и индивидуальных предпринимателей с момента найма сотрудников возникает обязанность в соблюдении требований, установленных трудовым законодательством РФ. Сегодня каждый работник знает о существовании своих прав и случаи жалоб в трудовую инспекцию весьма участились. В силу этого, мы подготовили материал о том, как проходит проверка трудовой инспекции, и как работодателю максимально себя обезопасить от возможных штрафов за различного рода нарушения.

Задачи и полномочия трудовой инспекции

ГИТ (Государственная инспекция труда) ― это федеральный орган, который осуществляет надзор за соблюдением требований Трудового кодекса РФ. Основной инструмент воздействия на организации ― это разные типы проверок. Независимо от того, как и в каких компаниях Трудовая инспекция проводит проверки, они помогают пресекать нарушения в области трудового законодательства.

Что проверяют инспекторы по труду:

  • соблюдение техники безопасности на предприятии;
  • корректность оформления сотрудников по ТК;
  • соблюдение прав работников на отпуска и больничные;
  • своевременность выплаты зарплаты;
  • правомерность действий работодателя при увольнении сотрудников;
  • выплату пособий и компенсаций.

Таким образом, главная задача Трудовой инспекции ― выявить и пресечь нарушения, а также помочь в разрешении трудовых споров, расследовании несчастных случаев на производстве.

На каких основаниях и как проходит трудовая инспекция

На данный момент мораторий на плановые проверки ГИТ продлен до 2030 года. Но некоторые организации из-за опасных условий труда все же находятся в зоне профессионального риска. Помимо плановых, возможен внеплановый и профилактический визит Трудовой инспекции. Как они проходят, разберемся далее.

Частота визитов инспекторов отражена в плане проверок и зависит от профессионального риска организации. Так, до 2030 года плановые проверки грозят только тем компаниям, которые включены в категорию высокого риска, а также относятся к опасным производственным объектам и гидротехническим сооружениям.

Когда возможна внеплановая проверка? При наличии следующих ситуаций:

  • в ГИТ пожаловались сотрудники компании на то, что работодатель нарушил их трудовые права;
  • срок ранее выявленных нарушений истек;
  • соответствующее поручение выдало Правительство РФ;
  • поручение поступило от прокуратуры, например, если существует риск наступления ЧС техногенного характера;
  • у компании есть задолженности по выплате зарплаты.

Поводы для внеплановых проверок постоянно обновляют. С августа 2023 года появилось четыре новых основания. Это:

  • поступление заявления в суд о признании компании банкротом;
  • выявление фиктивных замеров во ФГИС СОУТ;
  • увеличение числа легких несчастных случаев на производстве;
  • несоблюдение сроков проведения спецоценки.

Кроме того, с января 2024 года добавили еще два новых основания. Поводами для проведения проверки могут стать:

  • сокращение обязательных взносов в СФР на 50% без кадровых изменений в компании за три месяца;
  • среднее значение оплаты труда работников ниже установленного МРОТ.

Как проходит проверка трудовой инспекции? Это зависит от оснований, из-за которых инспекторы посетили предприятие. В любом случае, основания должны быть законными.

Виды и периодичность проверок

Рассмотрим подробно, какие виды проверок существуют и чем они характеризуются:

  1. Плановая проверка. На сайте Роструда есть возможность ознакомиться с ежегодным планом проведения плановых проверок. Как трудовая инспекция проверяет работодателя планово? Зависит от уровня профессионального риска организации. То есть, чем он выше, тем чаще проводятся инспекции. Так предприятия из высокой категории риска проверяют 1 раз в 2 года, значительной ― 1 раз в 3 года, средней ― 1 раз в 5 лет и умеренной ― 1 раз в 6 лет.
  2. Внеплановая проверка. Основным поводом для внепланового визита служит полученная от заинтересованных лиц информация о нарушениях трудового законодательства. У инспекторов нет обязанности уведомлять о предстоящей проверке, поэтому они могут прийти неожиданно, и вы не сможете отказать в доступе на территорию организации.

Как проводит проверки трудовая инспекция?

Проверки бывают выездные и документарные. Документарная проверка проводится по месту нахождения отделения трудовой инспекции и, как и выездная, может быть плановой и внеплановой. При документарной проверке, инспекторы запрашивают необходимые документы, срок предоставления которых - 10 дней. Оригиналы предоставлять не обязательно, достаточно заверенных копий.

Выездная проводится проводится на территории проверяемой организации. Перед началом проверки инспектор обязан предъявить следующие документы: служебное удостоверение; распоряжение и приказ руководителя трудовой инспекции о назначении проверки. В свою очередь, руководитель организации обязан предоставить возможность ознакомиться с документами, связанными с целями выездной проверки, а также обеспечить доступ проводящих проверку инспекторов на территорию предприятия, в том числе на иные используемые в рамках профессиональной деятельности организации объекты.

Срок проведения проверки ― не более 20 рабочих дней. Общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия в год.

Какими полномочиями наделены инспекторы при осуществлении проверочных действий?

Инспекторы труда имеют право:

  1. беспрепятственно посещать в целях проведения инспекции любые организации, любых организационно-правовых форм и форм собственности;
  2. осуществлять проверки и расследование причин нарушений законодательства РФ о труде и охране труда;
  3. изымать образцы используемых на производстве материалов и веществ с целью проведения диагностики (изъятие образцов должно сопровождаться составлением соответствующих актов );
  4. расследовать несчастные случаи на производстве;
  5. запрашивать документы организации, объяснения, сведения и любую другую информацию, необходимую для осуществления полномочий в рамках своих компетенций;
  6. предъявлять предписания об устранении нарушений законодательства РФ о труде и охране труда или предписания об отстранении от должности;
  7. привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства РФ о труде и охране труда;
  8. передавать материалы в правоохранительные органы для привлечения виновных лиц к уголовной ответственности, а также предъявлять иски в суд;
  9. участвовать в судебном заседании в роли экспертов.

Разглашение инспекторами сведений полученных в процессе исполнения ими своих обязанностей строго запрещается. Кроме того, информация о заявителе может остаться конфиденциальной, если заявитель выразит такое желание.

Работник инспекции не имеет права требовать документов, образцов продукции или проб обследования объектов производственной среды, если они не входят в перечень предметов проверки.

Теперь давайте узнаем, как пройти проверку и не получить штрафов и санкций от трудовой инспекции.

Проверяем состояние кадрового учета предприятия перед визитом инспектора

Для проверки необходимо собирать все имеющиеся кадровые документы и разложить их "по полочкам". Так как вы не знаете, как проверяет трудовая инспекция, какие документы она будет смотреть ― подготовьте все. Для удобства, рекомендуем составить реестр документов, позволяющий наглядно увидеть состояние дел для дальнейшего восстановления имеющихся пробелов.

Внимательно проверяем наличие обязательных документов и сопоставляем всю дублирующуюся информацию.

I. Документация по личному составу работников

1. Распорядительные документы

  • Согласия на обработку персональных данных
  • Приказы о приеме на работу
  • Приказы о переводе на другую работу
  • Приказы на увольнение
  • Приказы о поощрении работника
  • Приказы о предоставлении отпуска и уведомления о предстоящем отпуске
  • Приказы о направлении работников в командировки

2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность

  • Трудовые книжки (с внесением данных о приеме и переводе)
  • Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

3. Информационно-расчетные документы

  • Личная карточка работника
  • Табель учета рабочего времени
  • Штатное расписание
  • График отпусков
  • Расчетная ведомость и Платежная ведомость или Расчетно-платежная ведомость
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
  • Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником
  • Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
  • Командировочные документы

4. Внутренняя служебная переписка

  • Все заявления работников которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.

II. Внутренние нормативные акты по труду

  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение об оплате труда
  • Положение о премировании
  • Положение о защите персональных данных работников
  • Должностные инструкции работников
  • Положение о коммерческой тайне
  • Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов

  • Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами

Содержание вышеупомянутых документов не должно противоречить реальной картине дел в организации, важно сопоставить всю полученную информацию и исключить какие-либо расхождения. Исходя из специфики деятельности организации, может потребоваться и другая документация, выше рассмотрен один из типичных примеров.

Следует особо внимательно отнестись к штатному расписанию и выплатам заработной платы. Соберите все, что содержит информацию о каких-либо перечислениях, а именно: ведомости, приказы, заявления, расчетные лист, внутренние расчеты и т.д. Чем больше источников, тем проще будет разобраться в прошлых периодах. Благодаря этому, мы сможем увидеть даты перечисления заработной платы, авансов, отпускных, премий и других выплат. Эту информацию следует сопоставить с договорами, локальными нормативными актами, приказами и прочими внутренними документами. Кроме того, необходимо проследить и проверить документальную фиксацию изменения которые могли быть, а именно: изменение окладов, введение новых штатных единиц, исключение штатных единиц, увольнения и приемы сотрудников и др. Не следует забывать о внесении и проверке содержания вышеупомянутой информации в личных карточках. Также, не следует забывать об обязанности документально зафиксировать круг лиц, ответственных за документы и сделать соответствующие приказы.

Кроме того, не следует забывать про специальную оценку рабочих мест и охрану труда, так как большинство выявленных нарушений связано именно с этой областью. Среди основных нарушений которые встречаются в организациях (в том числе производственных), можно выделить:

  1. Отсутствие специалиста по охране труда, нет службы по охране труда
  2. Для работников не проведен инструктаж по технике безопасности и охране труда
  3. Работники не обеспечены средствами индивидуальной защиты
  4. На предприятии не проведена специальная оценка условий труда (аттестация рабочих мест)
  5. В организации не проводятся обязательные медицинские осмотры
  6. Работникам, занятым на участках с вредными и опасными условиями труда, не предоставляются льготы и гарантии

Для их предупреждения в организации необходимо разработать и утвердить:

  • инструкции по охране труда (на основе межотраслевых или отраслевых типовых инструкций по охране труда);
  • перечень инструкций по охране труда, действующих в данной организации;
  • журналы регистрации инструктажа: вводного, первичного и повторного (при необходимости - внепланового и целевого);
  • журнал регистрации инструкций по охране труда для работников;
  • журнал учета выдачи инструкций по охране труда работникам;
  • журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • личные карточки сертифицированных средств индивидуальной защиты;
  • график периодических медицинских осмотров;
  • положение о порядке выдачи работникам средств коллективной и индивидуальной защиты и др.

Перечень документов будет зависеть от специфики деятельности организации. Инструкция по охране труда утверждается приказом. Работники должны быть ознакомлены с данной инструкцией под роспись. Как правило, для этого заводится отдельный журнал. Ознакомление производится в момент принятия работника на работу либо после издания документа по организации.

Учтите, что если компания изменила юридический адрес, но не передала сведения в государственный реестр, предупреждение о проверке могут отправить на старый адрес, и вы не успеете подготовиться к визиту инспектора. Поэтому важно своевременно передавать информацию об изменении юридического адреса.

Штрафы и санкции за нарушения в области трудового законодательства

Как мы видим, деятельность даже небольшой компании сопровождается большим количеством документации. За отклонение от норм трудового законодательства могут назначаться внушительные штрафы. Например за уклонение от оформления, либо ненадлежащее оформление трудового договора влечет за собой штраф в размере до 100 000 руб. (за первое нарушение) или до 200 000 руб. (за повторное нарушение), нарушение требований охраны труда — штраф до 80 000 руб. (при первом нарушении) или до 200 000 руб. (за повторное нарушение), непроведение специальной оценки условий труда — до 80 000 руб. (за первое нарушение), до 200 000 руб. (при повторном нарушении), допуск к работе сотрудника, не прошедшего обучение по охране труда или медосмотр — до 130 000 руб. (при первом нарушении) или до 200 000 руб. (при повторном нарушении).

Как понять, стоит ли ожидать проверки ГИТ?

Как мы уже говорили выше, посмотреть, кого инспекторы посетят планово, можно на сайте Роструда в разделе “Деятельность”. Здесь опубликованы списки работодателей из разных категорий риска. Чтобы найти свою организацию ― нужно ввести регион, название, ИНН или ОГРН, затем посмотреть, к какой категории она относится. Если компании нет в списке ― можно отправить запрос в ГИТ. Трудовая инспекция даст ответ в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления. В нем будет присутствовать категория риска, а также информация о том, на каких основаниях ее присвоили.

Профилактический визит трудовой инспекции

Мы рассказали о том, как проводит проверки трудовая инспекция и что нужно подготовить перед визитом ГИТ. Но многих работодателей также волнует вопрос по поводу того, можно ли избежать плановой проверки.

Если компания включена в список на плановую проверку ― избежать ее можно. Для этого нужно пригласить инспектора для профилактического визита. Кстати, профилактический визит также может инициировать ГИТ. В ходе него производится информирование работодателя, принятие мер по стимулированию добросовестности, а также объявление предостережения и консультирование.

Основные цели профилактической проверки:

  • Дать работодателю стимул на добросовестное соблюдение обязательных требований трудового законодательства.
  • Устранить условия, причины и факторы, которые могут привести к нарушениям требований ТК или причинению вреда ценностям, охраняемым законом, и ущербу здоровью сотрудников.
  • Создать условия для доведения обязательных требований до контролируемых лиц, повысить их информированность.
  • Снизить профессиональные риски и предупредить нарушения трудового законодательства.

В обязательном порядке профилактические визиты проводятся в отношении следующих контролируемых лиц:

  • предприятия из категорий высокого и значительного риска;
  • объекты, которые приступают к деятельности, сопряженной с возможностью получения производственных травм, угрозой здоровью или смертельным исходом. В этом случае ГИТ наносит визит в течение 3-х лет, которые предшествуют началу осуществления такой деятельности.

Кроме того, Трудовая инспекция предлагает проведение профилактического визита работодателям, которые приступают к осуществлению деятельности в определенной сфере, не позже чем в течение 1 года с момента начала деятельности.

Если компания подала заявление об изменении категории риска ― в ходе профилактического визита могут быть собраны сведения, в соответствии с которыми подконтрольное лицо исключат из списка компаний, подлежащих обязательным плановым проверкам. В данном случае профвизит как раз и проводится по инициативе предприятия.

Также инспектор может прийти с профилактическим визитом после легкого несчастного случая или на основании жалобы сотрудника, трудовые права которого были нарушены. Кроме того, работодатель может обратиться в ГИТ в случаях, если ему нужны разъяснения по некоторым вопросам, причем неограниченное количество раз.

Если проверку инициировала Трудовая инспекция ― она должна уведомить компанию как минимум за 5 рабочих дней с помощью почтового отправления, вручения уведомления работодателю лично или отправки сообщения на электронную почту организации, а также в личный кабинет на портале Госуслуг. В этом случае компания вправе отказаться от визита инспекторов. Но для этого нужно составить и направить уведомление об отказе в свободной форме не позже, чем за три рабочих дня до даты проверки.

Если профилактический визит инициирует работодатель ― он должен направить заявление в ГИТ по региону. Оно также оформляется в произвольной форме, но в нем рекомендуется указать:

  • реквизиты юрлица или ИП ― вид деятельности, фактический адрес местонахождения компании, ИНН, ОГРН и другую информацию;
  • контактные данные работодателя или уполномоченного лица (сотрудника, с которым инспектор может оперативно связаться, чтобы согласовать дату профилактического визита и иные вопросы).

Как проходит профилактический визит

Инспектор по труду беседует с работодателем или уполномоченным лицом, консультирует его ― разъясняет вопросы по организации и осуществлению государственного и муниципального контроля. В свою очередь работодатель также может задать инспектору вопросы и получить рекомендации по поводу того, как снизить категорию риска или предупредить штрафы при последующих проверках.

Кроме того, инспектор собирает сведения, которые требуются для отнесения объектов контроля к определенным категориям риска.

Порядок и сроки профилактического визита установлены в положении о виде контроля, а также в ФЗ-248. В положении регламентирован срок проведения проверки ― максимум 8 часов, а также способ, которым инспектор взаимодействует с контролируемым лицом. Это может быть профилактическая беседа по месту деятельности организации либо конференция онлайн. Если руководитель организации является инициатором проверки ― способ взаимодействия он может выбрать самостоятельно.

В результате профилактического визита предписаний об устранении нарушений трудового законодательства не выдается. Все разъяснения, которые дает инспектор, имеют только рекомендательный характер. Но это не означает, что эффекта от такой проверки нет. Зачастую именно профилактический визит помогает разрешить споры между работником и работодателем, снизить категорию риска предприятия и устранить другие серьезные проблемы.

Для правильной подготовки важно знать, как проверяет трудовая инспекция различные предприятия. Во избежание крупных штрафов, рекомендуем Вам доверять упомянутые выше участки вашего бизнеса профессионалам и более внимательно относиться к требованиям законодательства. Кроме того, периодически следует проводить внутренний аудит текущей документации и следить за изменениями в законодательствами. Желаем удачи!