Для проверки необходимо собирать все имеющиеся кадровые документы и разложить их "по полочкам". Так как вы не знаете, как проверяет трудовая инспекция, какие документы она будет смотреть ― подготовьте все. Для удобства, рекомендуем составить реестр документов, позволяющий наглядно увидеть состояние дел для дальнейшего восстановления имеющихся пробелов.
Внимательно проверяем наличие обязательных документов и сопоставляем всю дублирующуюся информацию.
I. Документация по личному составу работников1. Распорядительные документы- Согласия на обработку персональных данных
- Приказы о приеме на работу
- Приказы о переводе на другую работу
- Приказы на увольнение
- Приказы о поощрении работника
- Приказы о предоставлении отпуска и уведомления о предстоящем отпуске
- Приказы о направлении работников в командировки
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность- Трудовые книжки (с внесением данных о приеме и переводе)
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
3. Информационно-расчетные документы- Личная карточка работника
- Табель учета рабочего времени
- Штатное расписание
- График отпусков
- Расчетная ведомость и Платежная ведомость или Расчетно-платежная ведомость
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
- Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником
- Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
- Командировочные документы
4. Внутренняя служебная переписка- Все заявления работников которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.
II. Внутренние нормативные акты по труду- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение об оплате труда
- Положение о премировании
- Положение о защите персональных данных работников
- Должностные инструкции работников
- Положение о коммерческой тайне
- Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов- Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
- Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
Содержание вышеупомянутых документов не должно противоречить реальной картине дел в организации, важно сопоставить всю полученную информацию и исключить какие-либо расхождения. Исходя из специфики деятельности организации, может потребоваться и другая документация, выше рассмотрен один из типичных примеров.
Следует особо внимательно отнестись к штатному расписанию и выплатам заработной платы. Соберите все, что содержит информацию о каких-либо перечислениях, а именно: ведомости, приказы, заявления, расчетные лист, внутренние расчеты и т.д. Чем больше источников, тем проще будет разобраться в прошлых периодах. Благодаря этому, мы сможем увидеть даты перечисления заработной платы, авансов, отпускных, премий и других выплат. Эту информацию следует сопоставить с договорами, локальными нормативными актами, приказами и прочими внутренними документами. Кроме того, необходимо проследить и проверить документальную фиксацию изменения которые могли быть, а именно: изменение окладов, введение новых штатных единиц, исключение штатных единиц, увольнения и приемы сотрудников и др. Не следует забывать о внесении и проверке содержания вышеупомянутой информации в личных карточках. Также, не следует забывать об обязанности документально зафиксировать круг лиц, ответственных за документы и сделать соответствующие приказы.
Кроме того, не следует забывать про специальную оценку рабочих мест и охрану труда, так как большинство выявленных нарушений связано именно с этой областью. Среди основных нарушений которые встречаются в организациях (в том числе производственных), можно выделить:
- Отсутствие специалиста по охране труда, нет службы по охране труда
- Для работников не проведен инструктаж по технике безопасности и охране труда
- Работники не обеспечены средствами индивидуальной защиты
- На предприятии не проведена специальная оценка условий труда (аттестация рабочих мест)
- В организации не проводятся обязательные медицинские осмотры
- Работникам, занятым на участках с вредными и опасными условиями труда, не предоставляются льготы и гарантии
Для их предупреждения в организации необходимо разработать и утвердить:
- инструкции по охране труда (на основе межотраслевых или отраслевых типовых инструкций по охране труда);
- перечень инструкций по охране труда, действующих в данной организации;
- журналы регистрации инструктажа: вводного, первичного и повторного (при необходимости - внепланового и целевого);
- журнал регистрации инструкций по охране труда для работников;
- журнал учета выдачи инструкций по охране труда работникам;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- личные карточки сертифицированных средств индивидуальной защиты;
- график периодических медицинских осмотров;
- положение о порядке выдачи работникам средств коллективной и индивидуальной защиты и др.
Перечень документов будет зависеть от специфики деятельности организации. Инструкция по охране труда утверждается приказом. Работники должны быть ознакомлены с данной инструкцией под роспись. Как правило, для этого заводится отдельный журнал. Ознакомление производится в момент принятия работника на работу либо после издания документа по организации.
Учтите, что если компания изменила юридический адрес, но не передала сведения в государственный реестр, предупреждение о проверке могут отправить на старый адрес, и вы не успеете подготовиться к визиту инспектора. Поэтому важно своевременно передавать информацию об изменении юридического адреса.