Во-первых, необходимо заключить договор на установку ящика (бокса) для сбора пожертвований.
Во-вторых, при вскрытии ящика и последующем подсчете денежных средств необходимо создать комиссию по вскрытию ящика для пожертвований и составлять акты вскрытия ящика; при этом в состав комиссии лучше включить не только бухгалтера и сотрудников фонда, но, по-возможности, представителя стороны, с которой заключен договор на установку ящика для сбора и аудитора.
В-третьих, важно приходовать деньги, изъятые из ящика для пожертвований, в кассу фонда в установленном порядке. Оправдательным документом при анонимном сборе пожертвований с использованием ящиков-копилок и т.п. может служить акт пересчета денежных средств, обнаруженных в ящике при его вскрытии, а также приходный кассовый ордер, оформленный на основании этого акта.
Поскольку фонд не может знать сумму собранных через ящик-копилку средств, ей следует предусмотреть ситуацию с превышением лимита кассы. Сложности могут возникнуть, если вскрытие ящика-копилки произведено вечером. Можно выбрать один из вариантов: банк, в котором обслуживается организация, может иметь вечернюю кассу по приему выручки, организация может заключить договор на инкассаторское обслуживание либо дождаться времени, когда после пересчета денег из бокса их можно в тот же день внести на расчетный счет.
Внимание: за превышение лимита кассового остатка предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа составляет: для организации – от 40 000 до 50 000 руб, а для должностного лица (руководителя организации, директора) – от 4000 до 5000 руб.
Такой порядок установлен статьями 2.4 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.