Как эффективно расходовать рабочее время
Согласитесь, у каждого на работе складывалась ситуация, когда руководство задавало довольно таки простой вопрос: «Чем сегодня занимались и какие успехи?». И вроде бы крутились как белка в колесе, целый день были чем-то заняты и не было свободного времени, а по итогу результата работы нет, и ни один вопрос не решен до конца. Это связано все с неправильным распределением рабочего времени и неумелым распределением задач по важности. В этом нам поможет тайм-менеджмент.
Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы. Тайм-менеджмент — это искусство управления временем.
Существует система, которая позволяет словно по рецепту удвоить вашу производительность. И, воплотив такую систему на практике, вы сможете существенно улучшить свой тайм-менеджмент.
Первое. Нужно каждый день составлять список всех задач. Каждый день перед началом работы записывайте на бумаге все, что нужно сделать. Лучше составлять такой список накануне, перед тем, как вы пойдете спать. Запишите все завтрашние задачи вечером и перенесите все текущие задачи на завтра, чтобы вы могли со спокойной душой выключить свет на рабочем месте и идти домой без тягостных мыслей, зная, что ваш день распланирован. Список хорош вот чем: внося в него все в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить прекрасное ощущение сделанной работы. Вы будете чувствовать себя победителем. Это даст вам ощущение счастья, добавит адреналина в кровь, подарит энергию и разбудит новые творческие силы.
Ведущие специалисты по тайм-менеджменту обнаружили следующее: в первый же день работы со списком эффективность работы повышается на 25 %. Вы просто поднимаете свою продуктивность на невиданную высоту и экономите два часа напряженного рабочего дня. 25 % от восьми часов — это два часа. И экономятся они всего лишь работой со списком.
Но у всех бывают моменты, когда кто-то или что-то вторгается в наш график/план и хочет его испортить, нарушить запланированную последовательность и длительность действий. Полностью избавиться от них не получится, но можно сделать их последствия менее деструктивными. Принцип успеха прост – форс-мажоры так же должны быть запланированы. Это означает, что при планировании рабочего дня обязательно выделяйте кусок времени под непредвиденные и экстренные дела:
А) Отрезок времени под авралы должен быть небольшим (30-60 минут)
Б) Если форс-мажор не случится, то это время должно быть обязательно заполнено короткими делами из текущего или «запасного» списка.
Награждайте себя за выполнение каждой части работы: если вы любите печенье, то поставьте его перед собой и пообещайте себе съедать кусочек после каждого звонка. Что происходит в результате? Вы подсознательно, на уровне рефлексов становитесь мотивированным на печенье! Или на глоток кофе, особенно пока он не остыл. И вы уже не думаете об отказе, о трудностях разговора по телефону, а думаете только о печенье, что стоит перед вами. Может быть, вы любите шоколад? Положите на стол шоколадку и съедайте по кусочку за каждые три звонка.
Второе. Применяйте к своему списку «правило 80/20». Оно гласит: 80 % полезного эффекта достигаются 20 % действий. Вам нужно всего лишь спросить себя: «Какие 20 % моих действий дают 80 % эффекта?» Кстати, иногда это соотношение выглядит как 90/10: 10 % действий, один пункт списка, важнее всего остального.
Третье ключевое правило для удвоения производительности — это учет ваших результатов и возможность точно определять последствия всего, что вы делаете или не делаете. Это одно из самых важных умений в жизни.
Для этого можно использовать наш так называемый «метод АБВГД». Его основа — учет последствий. Задачи «А» — это то, что вы обязательно должны сделать, что имеет серьезные последствия. Например, звонок клиенту, заключение контракта, общение с поставщиками, выполнение поручений начальника и т. д. Задачи «А» важнее всего. Возьмите список задач и поставьте «А» напротив тех пунктов, которые вы обязаны выполнить сегодня или в ближайшем будущем.
Задачи категории «Б» — это то, что надо бы сделать. Они не так важны, как задачи «А», и имеют последствия средней серьезности. Букву «Б» необходимо поставить у всех задач, которые нужно выполнить, как только появится такая возможность.
Задачи «В» — это то, что неплохо бы сделать, но последствий это не имеет. Выпить еще один кофе, поговорить с коллегами, посмотреть газету. Все это приятные вещи, но они ничего не несут. И здесь кроется очень серьезная проблема: добрая половина рабочего времени тратится на задачи «В». На что-то приятное, желанное, удобное, но ненужное и совершенно бесполезное. Если бы вы взяли себя в руки и прекратили заниматься задачами «В» и занялись бы вместо этого задачами «А» и «Б», вы легко могли бы удвоить и даже утроить продуктивность своей работы.
Необходимо усвоить железное правило: никогда не занимайтесь задачами «Б», если в списке еще осталась хотя бы одна задача «А».
Задачи категории «Г» — это то, что вы перепоручаете подчиненным или коллегам. Нужно перепоручить все, что только можно, чтобы освободить время на те немногие задачи, которыми можете заниматься только вы.
Пятое правило удвоения производительности — это деление всей работы по важности и срочности на четыре категории. Представьте себе квадрат, поделенный на четыре равные части (см. рисунок). Теперь поделим эти квадраты по важности и срочности.
Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы. Тайм-менеджмент — это искусство управления временем.
Существует система, которая позволяет словно по рецепту удвоить вашу производительность. И, воплотив такую систему на практике, вы сможете существенно улучшить свой тайм-менеджмент.
Первое. Нужно каждый день составлять список всех задач. Каждый день перед началом работы записывайте на бумаге все, что нужно сделать. Лучше составлять такой список накануне, перед тем, как вы пойдете спать. Запишите все завтрашние задачи вечером и перенесите все текущие задачи на завтра, чтобы вы могли со спокойной душой выключить свет на рабочем месте и идти домой без тягостных мыслей, зная, что ваш день распланирован. Список хорош вот чем: внося в него все в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить прекрасное ощущение сделанной работы. Вы будете чувствовать себя победителем. Это даст вам ощущение счастья, добавит адреналина в кровь, подарит энергию и разбудит новые творческие силы.
Ведущие специалисты по тайм-менеджменту обнаружили следующее: в первый же день работы со списком эффективность работы повышается на 25 %. Вы просто поднимаете свою продуктивность на невиданную высоту и экономите два часа напряженного рабочего дня. 25 % от восьми часов — это два часа. И экономятся они всего лишь работой со списком.
Но у всех бывают моменты, когда кто-то или что-то вторгается в наш график/план и хочет его испортить, нарушить запланированную последовательность и длительность действий. Полностью избавиться от них не получится, но можно сделать их последствия менее деструктивными. Принцип успеха прост – форс-мажоры так же должны быть запланированы. Это означает, что при планировании рабочего дня обязательно выделяйте кусок времени под непредвиденные и экстренные дела:
А) Отрезок времени под авралы должен быть небольшим (30-60 минут)
Б) Если форс-мажор не случится, то это время должно быть обязательно заполнено короткими делами из текущего или «запасного» списка.
Награждайте себя за выполнение каждой части работы: если вы любите печенье, то поставьте его перед собой и пообещайте себе съедать кусочек после каждого звонка. Что происходит в результате? Вы подсознательно, на уровне рефлексов становитесь мотивированным на печенье! Или на глоток кофе, особенно пока он не остыл. И вы уже не думаете об отказе, о трудностях разговора по телефону, а думаете только о печенье, что стоит перед вами. Может быть, вы любите шоколад? Положите на стол шоколадку и съедайте по кусочку за каждые три звонка.
Второе. Применяйте к своему списку «правило 80/20». Оно гласит: 80 % полезного эффекта достигаются 20 % действий. Вам нужно всего лишь спросить себя: «Какие 20 % моих действий дают 80 % эффекта?» Кстати, иногда это соотношение выглядит как 90/10: 10 % действий, один пункт списка, важнее всего остального.
Третье ключевое правило для удвоения производительности — это учет ваших результатов и возможность точно определять последствия всего, что вы делаете или не делаете. Это одно из самых важных умений в жизни.
Для этого можно использовать наш так называемый «метод АБВГД». Его основа — учет последствий. Задачи «А» — это то, что вы обязательно должны сделать, что имеет серьезные последствия. Например, звонок клиенту, заключение контракта, общение с поставщиками, выполнение поручений начальника и т. д. Задачи «А» важнее всего. Возьмите список задач и поставьте «А» напротив тех пунктов, которые вы обязаны выполнить сегодня или в ближайшем будущем.
Задачи категории «Б» — это то, что надо бы сделать. Они не так важны, как задачи «А», и имеют последствия средней серьезности. Букву «Б» необходимо поставить у всех задач, которые нужно выполнить, как только появится такая возможность.
Задачи «В» — это то, что неплохо бы сделать, но последствий это не имеет. Выпить еще один кофе, поговорить с коллегами, посмотреть газету. Все это приятные вещи, но они ничего не несут. И здесь кроется очень серьезная проблема: добрая половина рабочего времени тратится на задачи «В». На что-то приятное, желанное, удобное, но ненужное и совершенно бесполезное. Если бы вы взяли себя в руки и прекратили заниматься задачами «В» и занялись бы вместо этого задачами «А» и «Б», вы легко могли бы удвоить и даже утроить продуктивность своей работы.
Необходимо усвоить железное правило: никогда не занимайтесь задачами «Б», если в списке еще осталась хотя бы одна задача «А».
Задачи категории «Г» — это то, что вы перепоручаете подчиненным или коллегам. Нужно перепоручить все, что только можно, чтобы освободить время на те немногие задачи, которыми можете заниматься только вы.
Пятое правило удвоения производительности — это деление всей работы по важности и срочности на четыре категории. Представьте себе квадрат, поделенный на четыре равные части (см. рисунок). Теперь поделим эти квадраты по важности и срочности.
Квадрат № 1 — это срочные и важные дела. Это вещи, которые нужно сделать. Ваши прямые служебные обязанности или то, что вы должны сделать по отношению к другим людям. Телефонные звонки, задачи начальства, обязательные дела и др. Этот квадрат называется «квадратом результата», поскольку все входящие в него действия напрямую определяют вашу продуктивность как сотрудника компании.
Дальше идет квадрат № 2 — дела важные, но не срочные. Это то, что может сильно повлиять на вашу жизнь, если вы будете это делать и делать хорошо, но их очень легко отложить, поскольку они еще не срочны. Но каждое важное дело, которое пока не стало срочным, станет таковым рано или поздно. Оно перейдет в квадрат № 1 и станет очень срочным, тем, что просто необходимо сделать, чтобы спасти задачу или карьеру.
Второй квадрат называется «квадратом потенциала». Многое из того, что вы делаете — самосовершенствуетесь, учитесь чему-то, планируете и ставите себе цели, участвуете в каких-либо семинарах или конференциях или просто проводите время с семьей, — не срочно, но важно, поскольку имеет или может иметь далеко идущие последствия в вашей жизни.
Квадрат № 3 — это дела, которые срочны, но не важны. Телефон звонит, коллега зашел поболтать, кто-то вас зовет, вам захотелось кому-то позвонить или что-то сделать — это все срочно, потому что делать нужно сейчас, но не важно, потому что никак не помогает достижению ваших основных целей. Этот квадрат называется «квадратом иллюзий». Именно так, потому что вы делаете эти вещи, находясь на работе, и они как будто имеют к ней отношение, но на самом деле ничего вам не дают. По сути, вы занимаетесь самообманом.
Квадрат № 4 включает занятия неважные и несрочные. Его называют «квадратом растрат». Просто удивительно, сколько людей проводят время впустую. Они поздно приходят, долго пьют кофе, читают газеты, говорят с друзьями, звонят домой узнать, что будет на ужин, останавливаются на дороге посмотреть, что продают, рано уходят и т. д. Все это способы растратить свое время.
Еще один важный мотиватор нашей деятельности – это данное обещание. Обещайте другим людям, что сделаете работу к определенному времени. Посмотрите кому-нибудь в глаза и скажите: «Я обещаю, что сделаю это к такому-то числу». Мы очень серьезно относимся к тому, что пообещали кому-то. И если мы даем обещание, неважно кому — начальнику, коллеге, другу или еще кому-нибудь, мы становимся внутренне мотивированными на выполнение работы.
На эффективность нашей работы оказывает влияние и умение правильно организовать свой отдых в течение рабочего дня.
Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня? Скорее всего отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он неритмичен, а человек существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.
Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и вуз: урок – 45 минут, «пара» – 1,5 часа.Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.
Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что‑нибудь эмоционально‑приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний и т. п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!
И, напоследок, на результативность работы оказывает влияние и организация рабочего места.
Подумайте о том, нужно ли добавить полку или небольшой книжный шкаф, чтобы облегчить доступ к объектам и сделать офисное пространство более благоустроенным. Настольные органайзеры позаботятся обо всех ваших мелких канцелярских принадлежностях, таких как ручки, скрепки, сшиватели, скобки, самоклеящиеся листки для заметок, ножницы и калькуляторы. Определите, какие у вас есть проблемы с управлением временем в офисе, и попытайтесь подобрать для их решения средства организации. Имея такой богатый выбор, вы, конечно, сможете найти то, что удовлетворит не только ваши потребности, но и ваш вкус. Эти средства — хороший способ добавить немного личного в офис, не превращая его в вашу вторую спальню. Конечно, офис в определенной мере отражает личность человека. Обустройство офиса на свой вкус повысит уровень вашей мотивации, вы будете работать с большим вдохновением. Обстановка не будет казаться слишком унылой и не будет давить на вас.
Дальше идет квадрат № 2 — дела важные, но не срочные. Это то, что может сильно повлиять на вашу жизнь, если вы будете это делать и делать хорошо, но их очень легко отложить, поскольку они еще не срочны. Но каждое важное дело, которое пока не стало срочным, станет таковым рано или поздно. Оно перейдет в квадрат № 1 и станет очень срочным, тем, что просто необходимо сделать, чтобы спасти задачу или карьеру.
Второй квадрат называется «квадратом потенциала». Многое из того, что вы делаете — самосовершенствуетесь, учитесь чему-то, планируете и ставите себе цели, участвуете в каких-либо семинарах или конференциях или просто проводите время с семьей, — не срочно, но важно, поскольку имеет или может иметь далеко идущие последствия в вашей жизни.
Квадрат № 3 — это дела, которые срочны, но не важны. Телефон звонит, коллега зашел поболтать, кто-то вас зовет, вам захотелось кому-то позвонить или что-то сделать — это все срочно, потому что делать нужно сейчас, но не важно, потому что никак не помогает достижению ваших основных целей. Этот квадрат называется «квадратом иллюзий». Именно так, потому что вы делаете эти вещи, находясь на работе, и они как будто имеют к ней отношение, но на самом деле ничего вам не дают. По сути, вы занимаетесь самообманом.
Квадрат № 4 включает занятия неважные и несрочные. Его называют «квадратом растрат». Просто удивительно, сколько людей проводят время впустую. Они поздно приходят, долго пьют кофе, читают газеты, говорят с друзьями, звонят домой узнать, что будет на ужин, останавливаются на дороге посмотреть, что продают, рано уходят и т. д. Все это способы растратить свое время.
Еще один важный мотиватор нашей деятельности – это данное обещание. Обещайте другим людям, что сделаете работу к определенному времени. Посмотрите кому-нибудь в глаза и скажите: «Я обещаю, что сделаю это к такому-то числу». Мы очень серьезно относимся к тому, что пообещали кому-то. И если мы даем обещание, неважно кому — начальнику, коллеге, другу или еще кому-нибудь, мы становимся внутренне мотивированными на выполнение работы.
На эффективность нашей работы оказывает влияние и умение правильно организовать свой отдых в течение рабочего дня.
Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня? Скорее всего отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он неритмичен, а человек существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.
Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и вуз: урок – 45 минут, «пара» – 1,5 часа.Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.
Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что‑нибудь эмоционально‑приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний и т. п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!
И, напоследок, на результативность работы оказывает влияние и организация рабочего места.
Подумайте о том, нужно ли добавить полку или небольшой книжный шкаф, чтобы облегчить доступ к объектам и сделать офисное пространство более благоустроенным. Настольные органайзеры позаботятся обо всех ваших мелких канцелярских принадлежностях, таких как ручки, скрепки, сшиватели, скобки, самоклеящиеся листки для заметок, ножницы и калькуляторы. Определите, какие у вас есть проблемы с управлением временем в офисе, и попытайтесь подобрать для их решения средства организации. Имея такой богатый выбор, вы, конечно, сможете найти то, что удовлетворит не только ваши потребности, но и ваш вкус. Эти средства — хороший способ добавить немного личного в офис, не превращая его в вашу вторую спальню. Конечно, офис в определенной мере отражает личность человека. Обустройство офиса на свой вкус повысит уровень вашей мотивации, вы будете работать с большим вдохновением. Обстановка не будет казаться слишком унылой и не будет давить на вас.