Кадровый

учёт при удаленной

работе

Удаленная работа из исключения стала нормой. Сотрудники работают из других городов и регионов, иногда — из-за рубежа. Это создает принципиально новые вызовы для кадрового учёта: как оформить трудовой договор, как вести электронные кадровые документы, как контролировать рабочее время и как учитывать налоговые последствия работы сотрудника в другом регионе. Законодательство в этой сфере эволюционировало быстро, но многие работодатели всё ещё применяют устаревшие подходы или попросту игнорируют специфику дистанционного формата — что создает правовые риски.

Правовая база: глава 49.1 Трудового кодекса

Дистанционная (удаленная) работа регулируется главой 49.1 Трудового кодекса РФ, введенной в редакцию в 2021 году. Закон устанавливает три режима дистанционной работы: постоянная дистанционная работа на всё время действия трудового договора, временная дистанционная работа (непрерывно не более 6 месяцев или периодически с чередованием дистанционного и очного форматов), комбинированный режим — чередование работы в офисе и дистанционно с фиксированными периодами каждого формата.

Выбор режима фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему — это принципиально. Устное или «де-факто» дистанционное взаимодействие без оформления является нарушением трудового законодательства и создает риски при любой проверке и при возникновении трудового спора.

Трудовой договор с дистанционным сотрудником

Трудовой договор с дистанционным работником должен содержать специфические условия: указание на дистанционный характер работы, место работы — адрес проживания сотрудника (именно адрес фактического рабочего места, а не расплывчатое «дистанционно»), порядок взаимодействия — способы коммуникации, сроки ответа на запросы, порядок получения и передачи результатов работы, режим рабочего времени (при постоянной дистанционке работник вправе самостоятельно определять режим, если иное не предусмотрено договором), порядок обеспечения оборудованием (предоставление работодателем или использование личного оборудования с компенсацией).

Заключение трудового договора с дистанционным сотрудником допускается в электронном виде — с использованием квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной неквалифицированной или простой ЭП работника. Это принципиальное удобство: нет необходимости пересылать бумажные оригиналы по почте в другой регион.

Электронный кадровый документооборот (ЭКДО)

С 2022 года работодатели вправе вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге в рамках системы ЭКДО. Для этого необходимо разработать и принять локальный нормативный акт о введении ЭКДО, уведомить работников и получить их письменное согласие, выбрать платформу (собственная система или государственная платформа «Работа России»).

Не все кадровые документы могут быть переведены в электронный вид. Инструктажи по охране труда, акты о несчастных случаях и ряд других документов по-прежнему требуют бумажного оформления. Перед переходом на ЭКДО необходимо тщательно изучить перечень исключений.

Рабочее время и его учёт

При постоянной дистанционной работе работник вправе самостоятельно определять режим рабочего времени, если в трудовом договоре не предусмотрено иное. Это означает, что классическое табелирование по часам теряет практический смысл — акцент переносится с присутствия на результат. Работодателю важно чётко зафиксировать в договоре или должностной инструкции ожидаемые результаты, сроки и критерии их оценки.

При временной дистанционке и комбинированном режиме работодатель вправе установить конкретный режим работы с обязательным присутствием на связи в определённые часы. Это должно быть зафиксировано в договоре. Требование отвечать на сообщения в нерабочее время без документального основания является нарушением права работника на отдых — и за это работодатель может быть привлечён к ответственности.

Компенсация расходов дистанционного сотрудника

Работодатель обязан компенсировать дистанционному сотруднику расходы, связанные с использованием личного оборудования и программного обеспечения в рабочих целях. Размер и порядок компенсации устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. С 2024 года применяется необлагаемый лимит такой компенсации — 35 рублей в день (не более 700 рублей в месяц) без документального подтверждения фактических расходов.

Сотрудник за рубежом: особый случай

Если дистанционный сотрудник работает из-за рубежа, ситуация существенно усложняется. Трудовой кодекс РФ не предусматривает прямого регулирования трудовых отношений, если работник находится за рубежом. ФНС неоднократно разъясняла: если сотрудник проводит за рубежом более 183 дней в году, он утрачивает статус налогового резидента РФ, и ставка НДФЛ для него повышается. Кроме того, могут возникать обязательства по уплате налогов в стране пребывания. Работодателям рекомендуется оформлять таких сотрудников как гражданско-правовых исполнителей (самозанятых или ИП) — с учётом всех ограничений такого подхода.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.