Кадровое делопроизводство с нуля: порядок ведения документооборота

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы их предприятия, обязаны вести кадровый учет, который подразумевает документальное оформление трудовых отношений между работодателем и работником в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Организация и ведение кадрового делопроизводства

Работа с персоналом сопровождается оформлением множества кадровых документов. Правильное и своевременное оформление документов по учету персонала – гарантия отсутствия претензий как со стороны контрольно-надзорных органов, так и со стороны сотрудников.

Ошибки, допущенные при ведении кадрового учета, могут привести к судебным разбирательствам и крупным штрафам.

В зависимости от объема работы и численности штата сотрудников может быть принято решение о необходимости создания кадровой службы. В компаниях с небольшой численностью вести кадровый учет обычно поручают сотруднику, для которого эта работа является дополнительной, он может не обладать профессиональными знаниями в сфере кадрового делопроизводства, что может подвергнуть компанию рискам при проверках.

В более крупных компаниях кадровую функцию передают кадровику или создают кадровую службу. В этом случае работодателю требуются дополнительные расходы на персонал, организацию рабочих мест, налоги.
Оптимизировать расходы и снизить риски, возникающие при ненадлежащем ведении кадрового учета, поможет передача данной функции на аутсорсинг.

Задачи кадрового делопроизводства

Основная задача, которую решает кадровое делопроизводство, – это оформление документов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, а в случае возникновения трудовых споров позволяющих работодателю отстоять свою позицию в судебном разбирательстве.

Документооборот в кадровом делопроизводстве

Кадровый документооборот включает в себя:

оформление движения кадров (прием на работу, перевод на другую должность, увольнения, отпуска, командировки и т. п.);
оформление поощрений и дисциплинарных взысканий;
учет рабочего времени;
составление штатного расписания и изменений к нему;
формирование необходимой отчетности и представление ее в соответствующие надзорные органы.

В рамках кадрового документооборота происходит подготовка, подписание, регистрация и хранение кадровых документов.

Можно выделить список основных кадровых документов:

штатное расписание;
трудовой договор;
приказы по всем вопросам, касающимся трудовой деятельности работников (прием, перевод, увольнение, отпуск и т. д.);
табель учета рабочего времени.

Обязательные локальные нормативные акты и документы

Локальный нормативный акт (ЛНА) — это документ, принимаемый работодателем, который содержит нормы трудового права и регламентирует трудовые отношения работника с работодателем. При разработке и принятии ЛНА работодателю следует учитывать, что они не должны ухудшать положение работников по сравнению с нормами, установленными законодательством. Со всеми ЛНА, действующими у работодателя, работники должны быть ознакомлены под подпись.

Все локальные нормативные акты, издаваемые работодателем, разделяются:

На обязательные ЛНА – акты, наличие которых предусмотрено законодательством, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами и соглашениями.
Факультативные ЛНА – акты, принимаемые на усмотрение работодателя в рамках его компетенции.

К обязательным ЛНА относятся:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Закон придает большое значение ПВТР. Фактически это инструмент, с помощью которого работодатель может регулировать все вопросы, касающиеся работы компании. Грамотно составленные ПВТР позволят предотвратить многие конфликтные ситуации, которые могут возникнуть в процессе выполнения работниками трудовых обязанностей.

Положение об оплате труда.

Наличие единого документа с четко сформулированными алгоритмами системы оплаты труда, датами и местом выплаты заработной платы, способами выдачи расчетных листков и т. п. снижает риски конфликтных ситуаций.

Положение о защите персональных данных работников.

Статья 88 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает работодателя принять ЛНА, определяющий порядок обработки, передачи и хранения персональных данных работников в организации, определить права и обязанности работника и работодателя в этой области.

Штатное расписание.

Штатное расписание, которое является первичным учетным документом. Штатное расписание содержит следующие основные элементы:

перечень структурных подразделений;
наименование должностей, профессий;
сведения о количестве штатных единиц;
сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы;
график отпусков.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязательно соблюдать и работнику, и работодателю. Действующим законодательством предусмотрены категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Факультативные локальные нормативные акты и документы

Помимо обязательных ЛНА, работодатель может принимать иные документы, необходимые для регулирования трудовых отношений. Например, это могут быть:

положение о соблюдении работниками коммерческой тайны;
правила этики и служебного поведения работниками организации;
положение о структурных подразделениях согласно утвержденной структуре компании;
положение о командировках;
положение о порядке разработки, утверждения и применения документации;
порядок взаимодействия сотрудников с клиентами компании и иные.

Сложности и проблемы при кадровом учете

Компании, не уделяющие должного внимания кадровым вопросам, неизбежно сталкиваются с рядом проблем.

Среди прочего это возникает, если:

кадровые задачи поручают непрофильным специалистам (например, секретарю или бухгалтеру);
отсутствуют ресурсы для повышения профессионального уровня сотрудников, осуществляющих работу по ведению кадрового учета.

Как можно понять из изложенного выше, ведение кадрового делопроизводства – это сложный процесс, требующий экспертных знаний в области трудового законодательства и постоянного отслеживания изменений, вносимых в него. Незнание нормативных правовых актов приводит к формальному подходу в оформлении кадровой документации и, как следствие, к нарушениям в системе учета кадров и штрафам за нарушение трудового законодательства. При принятии решения руководителем компании о приеме в штат кадрового работника либо о передаче кадровых функций на аутсорсинг необходимо учитывать положительные и отрицательные стороны каждого из вариантов.

Специалист по кадрам в штате

Плюсы:

сотрудник всегда доступен.

Минусы:

расходы на организацию рабочего места, выплата заработной платы;
зависимость от сотрудника (например, болезнь, отпуск, увольнение).

Передача кадровых функций на аутсорсинг

Плюсы:

работа с профессионалами;
отсутствие зависимости от одного конкретного специалиста, т. к. работает целая команда;
оптимизация расходов по организации рабочих мест, выплате заработной платы.

Передавая ведение кадрового учета на аутсорсинг, бизнес получает возможность сосредоточить свое внимание на основной деятельности компании.

Кадровый аутсорсинг представляет собой профессиональное решение кадровой оптимизации основной целью которого является передача соответствующих функций специалистам с разносторонним опытом работы в сфере кадрового делопроизводства. Вследствие такого сотрудничества улучшаются финансовые показатели и снижаются риски компании, связанные с проверками госорганами.

Штрафы за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства

Законодательство устанавливает жесткие требования к наличию и оформлению кадровых документов. За их нарушение работодателю может грозить не только штраф, но и приостановка деятельности организации, а в некоторых случаях – дисквалификация руководителя.
Ведение кадрового делопроизводства регламентируется не только Трудовым кодексом, но и иными законодательными актами, в которых непрофессионалу разобраться достаточно сложно.

Обращаясь в нашу компанию, вы не только передадите текущие вопросы, связанные с документальным оформлением трудовых отношений с работниками вашей компании, но и получите любую профессиональную консультацию о применении трудового законодательства. Мы готовы провести аудит кадровой документации, дать правовую оценку, выявить и устранить все ошибки в оформлении кадровых документов и тем самым исключить риски административных санкций.

ДАВАЙТЕ ОБСУДИМ ВАШ ВОПРОС

ОСТАВИТЬ КОНТАКТЫ