Как повысить эффективность удалённой работы

Удалёнка, как явление, главный тренд 2023 года, поэтому бизнес вынужден пересмотреть возможность дистанционной работы. Этому есть несколько объяснений:

  • Отказ от аренды офиса в пользу экономии;
  • Пожелания сотрудников;
  • Исследования эффективности удалённой работы;

Еще не так давно работать из любой точки мира было мечтой.

Сегодня — это одно из преимуществ работодателя.

Организация удаленной работы: эффективные способы повысить продуктивность


Когда осуществляешь свою работу дистанционно, она приобретает совсем иной характер. И пусть сложности удалёнки раньше казались людям выдуманными, пандемия на личном опыте заставила столкнуться со всеми плюсами и минусами. Для эффективной удалённой работы, удалёнщикам следует учитывать следующие моменты:

  • Соблюдение режима дня — работа вне офиса расслабляет, поэтому рекомендуем просыпаться заранее, чтобы не включаться в задачи через 30 секунд после подъёма, а сделать необходимые гигиенические процедуры, приготовить чашечку кофе, а может даже сделать зарядку;
  • Всегда быть на связи — ваш телефон под рукой, а сообщения в рабочих чатах не игнорируются;
  • Организованное рабочее место — это не обязательно личный кабинет, но чёткое зонирование мест, где вы работаете, отдыхаете или обедаете;
  • Правила дома — все члены семьи должны быть предупреждены, что можно и нельзя, когда вы заняты (особенно дети);
  • Тайм-менеджмент и приоритеты — составление планов помогает не потеряться в моменты высоких нагрузок и всё успеть;
  • Время на отдых — работая из дома, сотрудники боятся лишний раз отвлекаться на чай или кофе, а по завершению дня испытывают сильнейшее переутомление, поэтому важно выделять время для эмоциональной разгрузки, пусть даже пару минут каждый час работы;

Инструкция для удаленных сотрудников: какие правила прописать


Самое сложное при переходе организации на дистанционную работу — составить руководство, в котором прописаны все правила и запреты. Инструкция должна содержать следующие пункты:

  • Организация рабочего места;
  • Проведение ежедневных планерок;
  • Дресс-код;
  • Рабочее общение;
  • Планирование;
  • Запреты.

Учитывайте, что удалённая работа — серьёзный стресс для специалистов всех уровней, поэтому данный документ не должен выглядеть как свод запретов и обязательств. Также не забывайте про идеи организацию неформального общения, поддержание командного духа, систему премирования за эффективную работу. Компания будет готова перейти на дистанционную работу только когда нацелится на результате, а не на контроле.

Как правильно организовать доступ к рабочей технике


Одним из вызовов при переходе на дистанционную работу может стать наращивание мощностей по удаленному доступу, так как он рассчитан на полноценную работу только некоторого процента персонала, который находится, например, в командировках. С начала пандемии и в этом году потребность только росла.

Еще одна из проблем — недостаточная осведомлённость сотрудников о том, что такое удаленный доступ, какие варианты существуют и как это работает. Необходимо, чтобы служба ИТ в организации могла в любой момент ответить на вопрос коллег или клиентов, как через корпоративные каналы (портал, рассылки), так и в личном общении. У нас процессы выстроены именно так: при возникновении вопросов или технических неполадок специалист объясняет, как можно их решить самостоятельно, либо устраняет при помощи дистанционного программного обеспечения.

Также при переводе сотрудников на удалённую работу стоит развеять миф, что полноценный доступ возможен только с корпоративного ноутбука. Предоставить возможность эффективно работать с любого устройства или подключиться к своему рабочему компьютеру/серверам, на которых установлено необходимое программное обеспечение, а иногда достаточно настроить мобильный почтовый клиент на телефоне. Тем, кто обычно выполнял работу на стационарных компьютерах с специализированными программами, организуйте возможность забрать их домой.

Какие инструменты использовать для удаленной работы


  • Trello, Jira, Slack, Bitrix. Эти инструменты, которыми начали массово пользоваться компании, решают главную задачу — дистанционные соединения людей;
  • Использование ботов. Например, GeekBot, задающий вопросы о ключевых результатах и планах, объединяет данные в отчёты и размещает в общем канале;
  • Удалённый формат требует переход на электронный документооборот (ЭДО);
  • Zoom, Teams, Skype Business — все это разные решения, которые позволяют организовать массовые собрания;
  • CRM-системы/тайм-трекеры. В своей работе мы используем Google Timesheets.

Как отслеживать время, потраченное сотрудником на работу


Отслеживание времени, использованного в работе, важно как для руководителей, так и сотрудников. Опираясь на цифры, можно оценить эффективность удалённой работы в течение года и принять меры по улучшению показателей. Из наиболее известных решений для учета рабочего времени стоит выделить:

  • Yaware Time Tracker — сервис мониторинга, который контролирует присутствие на рабочем месте, время прихода и ухода, переходы на сайты, не используемые для работы;
  • CrocoTime — система учета, использующаяся в среднем и крупном бизнесе, фиксирует звонки и встречи, считает затраченное время и разбивает посещаемые сайты и программы как полезные и непродуктивные;
  • Тайм Доктор — онлайн-программа для учета рабочего времени, которая не только следит за работой сотрудников, но и выполняет разбивку времени, использованного на конкретный проект или клиента, также делает скриншоты для контроля;
  • Kickidler — программа, объединяющая информацию о том, какие сайты и инструменты применялись сотрудником и как долго, также перехватывает нажатия клавиш;
  • StaffCounter — система для HR для контроля продуктивности в течение дня, запоминающая посещаемые сайты и приложения, анализирует напечатанный текст, автоматически уведомляет о нарушениях;
  • Timesheets и Timex — для создания таблиц/графиков, установки статусов и отслеживания эффективности

Как менеджерам контролировать удалённую работу


Когда сотрудники постепенно адаптируются к новым условиям — на это может уйти от одной до нескольких недель, — менеджерам предстоит одна из важнейших проблем: как проконтролировать бизнес-процессы, при этом сохранив эффективность удалённой работы? Сейчас растёт спрос на платформы Process Intelligence. Они помогают в режиме реального времени анализировать, что происходит в организации: как выполняются задачи, соблюдаются ли дедлайны и прочее. Они основываются на данных, которые сотрудники фиксируют в информационных системах. Поэтому для подобных решений неважно местоположение коллег: в офисе или дистанционно.

Как решать конфликтные ситуации в коллективах на удалёнке


Конфликтные ситуации в коллективе — это нормально, и дистанционная работа не исключение. Если научиться правильно преодолевать разногласия между сотрудниками, то можно превратить это в точки роста для них и всей компании в совокупности.

Чтобы разрешить спор, попробуйте попросить стороны конфликта написать свои претензии на бумаге. Так эмоциям будет куда выйти, и это поможет конструктивно высказаться. Уровень психологического состояния также можно измерять удаленно. Интересуйтесь жизнью своих коллег вне работы. Проявляя личный интерес, можно хоть немного разгрузить собеседника и снизить стресс.

Золотое правило — если мы будем интересоваться состоянием друг друга, то это облегчит нам всем жизнь.

Как бороться с выгоранием сотрудников на удалёнке


Выгорание — большая проблема. В среднем в мире более 40% сотрудников пребывают в ранней или поздней стадии выгорания. Для профилактики этой проблемы можно использовать следующие решения:

  • Четкие инструкции;
  • Организация досуга в нерабочее время;
  • Развитие сотрудников;
  • Корпоративная культура.

Сотрудник должен ощущать себя частью коллектива, что он не один и все возникающие сложности реально решить вместе с коллегами. Если в коллективе всё строится на доверии и работа не только для получения прибыли, но и для достижения успеха в общем деле, — это переводит компанию на качественно новый уровень.

Как поддерживать командный дух и ощущение сплоченности


Руководителям важно поддерживать позитивный настрой с коллегами. Можно отправить сотрудникам в рабочий чат шутку или мем. Иногда можно даже писать вещи, которые не имеют прямого отношения к работе, но могут поднять настроение или найти отклик у кого-то из присутствующих. Это расслабляет и позволяет объединить воедино рабочее и неформальное общение. Задача руководителя — поддерживать, создавать правильную атмосферу, даже дистанционно.

Попробуйте организовать регулярные ежедневные и еженедельные встречи. Это могут быть короткие встречи — на 20-30 минут каждый день в определенное время. Если подключиться немного заранее, то используйте это время для общения. Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками-собаками, погодой, чем угодно. Это неотъемлемая часть работы удалённой команды.

Важно: неформальное общение повышает уровень окситоцина и вазопрессина — гормонов счастья, которые усилят вовлеченность и командный дух.
Другие статьи