Должностной оклад - как правильно сформировать

Оклад — фиксированная часть зарплаты, и именно с него начинаются почти все споры с трудовой инспекцией. Статья 129 ТК РФ определяет его как фиксированный размер оплаты труда за исполнение трудовых обязанностей в течение календарного месяца, без компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Мы ведём кадровый учёт и расчёт зарплаты с 2010 года и разбираем здесь, как собрать ставку так, чтобы она держалась и в проверке, и в переговорах с кандидатом.

Оклад и зарплата — не одно и то же

В зарплату по той же статье 129 входит вознаграждение за труд, компенсационные выплаты и стимулирующие. Оклад только первая часть. Поэтому фраза «зарплата 80 000» без расшифровки ничего не значит, пока не ясно, сколько из этого фиксировано, а сколько зависит от результата.

А разница эта всплывает в отпуске и на больничном. Премия начисляется по своим правилам, а средний заработок считается из всего, что человек фактически получил, поэтому структура выплат напрямую влияет на отпускные.

Нижняя граница — МРОТ, но сравнивают не оклад

Статья 133 ТК РФ говорит, что месячная зарплата работника, который полностью отработал норму времени и выполнил нормы труда, не может быть ниже МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 ₽, это установлено Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ.

И сравнивают с МРОТ всю зарплату целиком, а не голый оклад. То есть оклад может быть ниже, если доплаты дотягивают месячную сумму до минимума. Ошибка обратного толка встречается чаще: работодатель ставит оклад ровно на уровне МРОТ, а потом удивляется, что человек с двумя доплатами за совмещение получает столько же, сколько новичок без них.

Но в регионе может действовать свой минимум, и он не бывает ниже федерального. В Москве и области он выше, и для компаний, которые присоединились к региональному соглашению, обязателен именно он.

Из чего собирается ставка

Мы советуем заказчикам идти от трёх опор.

Начинаем с рынка. Соберите 10–15 актуальных вакансий по своей должности, отрасли и городу, отбросьте крайние значения и посмотрите на середину. Вилки годовой давности брать бессмысленно, за год они сдвигаются заметно.

Дальше смотрим на внутреннюю справедливость. Оклады сотрудников, которые делают работу сопоставимой сложности, должны быть сопоставимы. Статья 132 ТК РФ прямо запрещает дискриминацию при установлении условий оплаты, а разница «потому что этот пришёл, когда был дефицит» в суде ничем не обосновывается.

И третья опора это соотношение фиксированной и переменной части. У бухгалтера или кадровика разумно держать 80–90% в окладе, потому что их результат сложно привязать к проценту. У менеджера по продажам фиксированная часть обычно меньше, но опускать её ниже уровня, на котором человек может прожить месяц, значит гарантированно получить текучку.

Документы, в которых оклад живёт

Мы фиксируем размер оклада в трёх местах сразу. Штатное расписание задаёт структуру и суммы по должностям. Положение об оплате труда описывает, из чего складывается переменная часть и за что её снижают. Трудовой договор фиксирует условия конкретного человека, и по статье 57 ТК РФ условия оплаты относятся к обязательным.

Расхождение между этими документами нам попадается почти в каждом кадровом аудите. В штатном расписании стоит 60 000, в договоре 55 000, а по факту платят 65 000 с премией, которая нигде не описана.

Когда оклад приходится менять

Пересмотр ставки внутри года обычно случается по трём причинам. Человек взял на себя новый участок, рынок ушёл вверх и сотрудник начал смотреть вакансии, либо повысился МРОТ и нижние ставки перестали в него попадать. Первые два случая решаются соглашением сторон, а третий требует действий от работодателя независимо от его желания.

Повышение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом, а штатное расписание меняется отдельным приказом. Устная договорённость про «с марта платим больше» не работает: при проверке смотрят документы, а при споре с работником суд тоже смотрит их.

Сроки выплаты

Статья 136 ТК РФ требует платить не реже чем каждые полмесяца, а конкретная дата выплаты устанавливается не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата. Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, и если день выплаты совпал с выходным, деньги переводят накануне.

А формулировка «с 10 по 15 число» в правилах внутреннего трудового распорядка не подходит: нужны конкретные даты, а не диапазон.

Во что обходятся ошибки

Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ стоит организации от 30 000 до 50 000 ₽, должностному лицу от 1 000 до 5 000 ₽. За повторное нарушение по части 2 юридическое лицо платит от 50 000 до 70 000 ₽, а руководителя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.

Дороже обходится ненадлежащее оформление трудового договора. По части 4 той же статьи организация платит от 50 000 до 100 000 ₽, и именно сюда попадает договор, в котором условие об оплате написано расплывчато.

Как мы это делаем

В наших проектах по кадровому учёту мы сначала сверяем эти три документа между собой, потом проверяем, дотягивает ли месячная сумма до МРОТ у всех, кто отработал норму, и только затем считаем зарплату. Такой порядок снимает большую часть замечаний ещё до того, как они станут предметом проверки.

Расчёт зарплаты, ведение кадрового учёта и восстановление документов можно передать нам целиком или по участкам. Стоимость зависит от числа сотрудников и сложности расчётов, и мы называем её после разбора вашей ситуации.

Требуются услуги экспертов Efix-Group?
Получите бесплатную консультацию по телефону +7 (499) 444-20-65.