Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг означает, что учёт компании ведёт сторонняя организация по договору. Не фрилансер на подхвате, а команда с распределёнными участками работы и ответственностью, прописанной документом.

Смысл модели в том, что вы покупаете результат, а не рабочее время сотрудника. Отчётность сдана в срок, первичка проведена, зарплата рассчитана. Как именно исполнитель это обеспечил, распределив работу между специалистами, вас уже не касается.

Три формата, которые встречаются на практике

Полный цикл. Исполнитель забирает функции бухгалтерии целиком. Обработка первичных документов, ведение бухгалтерского и налогового учёта, расчёт зарплаты, сдача всей отчётности в ФНС и СФР. Самый частый вариант для малого и среднего бизнеса, потому что закрывает участок полностью и не оставляет зон, за которые никто не отвечает.

Частичный формат. Компания оставляет что-то у себя, а сложное отдаёт наружу. Обычно внутри остаётся ввод первички, а на сторону уходят налоговый учёт, отчётность или расчёт зарплаты. Мы часто видим этот вариант там, где в штате есть бухгалтер на документы, но нет главного бухгалтера.

Разовые задачи. Восстановление учёта за прошлый период, сопровождение камеральной или выездной проверки, подготовка отчётности к сделке, консультация по конкретной операции. Постоянного ведения тут нет, есть помощь в момент, когда она нужна.

И между форматами можно переходить. Компания часто начинает с разовой задачи вроде восстановления учёта, а после переходит на постоянное сопровождение.

От чего зависит стоимость

Единого прайса в этой услуге не существует, потому что цена привязана к трудозатратам. А трудозатраты складываются из нескольких вещей.

Первое и главное — система налогообложения. УСН дешевле общей системы, и разрыв здесь принципиальный. На ОСНО добавляются НДС с книгами покупок и продаж, налог на прибыль, ежеквартальные сверки с контрагентами.

Второе — объём документооборота. Число накладных, актов, счетов-фактур и банковских операций в месяц прямо переводится в часы работы. Оборот при этом почти ничего не значит: одна крупная сделка дешевле в обслуживании, чем триста мелких.

Третье — отрасль. Внешнеэкономическая деятельность тянет валютный контроль и таможенные документы, производство требует калькуляции себестоимости, розница добавляет кассовую дисциплину.

Четвёртое — сложность структуры. Несколько юридических лиц, филиалы, обособленные подразделения умножают работу почти линейно.

Как устроены тарифы

Большинство подрядчиков продаёт пакеты, привязанные к числу операций и сотрудников. Базовый закрывает минимум для ИП или небольшого ООО, средний добавляет объём операций и участки учёта, верхний рассчитан на компании с несколькими юрлицами и включает выделенного менеджера с консалтингом.

Но сравнивать пакеты по названию бесполезно. Одинаковые слова у разных компаний покрывают разный объём, поэтому смотреть нужно на состав, а не на строчку прайса.

Что обычно не входит в пакет

Здесь прячется главный источник неприятных счетов. За рамками стандартного тарифа чаще всего оказывается восстановление учёта за прошлые периоды, сопровождение выездной проверки, ведение обособленных подразделений, подготовка отчётности по иностранным юрисдикциям, кадровое делопроизводство сверх расчёта зарплаты.

Этот список стоит выяснять до подписания договора, а не по факту первого дополнительного счёта. Прямой вопрос звучит так. Назовите работы, которые тарифицируются отдельно, и их стоимость.

Чем аутсорсинг отличается от штатного бухгалтера по деньгам

Сравнивать оклад с ценой пакета некорректно. К окладу нужно прибавить страховые взносы, НДФЛ, рабочее место, лицензию учётной программы, обучение при изменениях законодательства и замену на время отпуска и больничного.

Есть и разница, которую в деньгах не видно. Один человек уходит в отпуск, болеет и увольняется, а компания при этом остаётся с закрытым доступом к учёту. В аутсорсинге участки распределены между специалистами, и отсутствие одного не останавливает работу. Нам это кажется более весомым аргументом, чем экономия на взносах.

Обратная сторона тоже есть. Внешняя команда работает по договору и в его границах, а штатный сотрудник глубже вникает в текущие дела компании и доступен в любой момент. Для бизнеса с ежедневными нестандартными операциями это может перевесить.

Что происходит при передаче учёта

Переход занимает от нескольких дней до месяца, и длительность зависит не от подрядчика, а от состояния вашего учёта. Сначала исполнитель забирает базу, доступы к банку и электронной подписи, разбирает остатки и сверяется с налоговой по расчётам. Только после этого начинается обычное ведение.

Если предыдущий бухгалтер оставил учёт в порядке, всё проходит быстро. А вот если в базе нет части первички или расхождения с выпиской тянутся с прошлого года, сначала придётся восстанавливать, и это отдельная работа с отдельной ценой.

Именно поэтому у нас работа начинается с бесплатного экспресс-аудита. Сначала смотрим состояние учёта, потом согласовываем пакет и стоимость, и только затем подписываем договор.

Как выбрать формат под свою ситуацию

Начните с объёма. Посчитайте документы за месяц, сотрудников и юрлица, определите систему налогообложения. Если картина стабильная и объём небольшой, подойдёт полный цикл на пакетном тарифе. Если внутри уже есть бухгалтер на первичке, разумнее частичный формат с передачей отчётности и налогов. А когда проблема разовая, вроде запущенного учёта за прошлый год, нет смысла подписываться на постоянное сопровождение до того, как учёт приведут в порядок.