Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный учетный документ. Его назначение — подтвердить целевое расходование денежных средств.

В статье мы расскажем, как заполнить авансовый отчет, приведем образец заполнения.

Нередко персоналу выдаются деньги для выполнения рабочих задач. Случаи бывают разными: водитель должен заправить служебную машину, уборщица — купить бытовую химию, работники — приобрести канцелярские принадлежности.

Выдают деньги под отчет на основании либо заявления сотрудника, либо распорядительного документа руководителя. Регулирует порядок выдачи пункт 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

Для того чтобы подтвердить использование средств по назначению, сотрудник должен оформить авансовый отчет.

Существует определенная последовательность действий, как заполнить авансовый отчет:

• Подотчетное лицо заполняет свою часть документации и подписывает ее. Затем работник сдает отчет вместе с полученными при покупках актами, накладными, кассовыми и товарными чеками.
• Бухгалтер проверяет информацию, поданную подотчетным лицом, с приложенными документами, заполняет свою часть документа, отдает на подпись руководителю.
• Руководитель утверждает сумму отчета подписью.

Однако на практике схема работает по-другому: работник предоставляет бухгалтеру документацию, а тот вносит информацию в программу и распечатывает. Затем все участники ставят подписи.

Составить и сдать авансовый отчет необходимо в сроки, указанные в документах на выдачу средств. Исключением является авансовый отчет по командировке, его должны составить в течении 3-х дней со дня возвращения.

Согласно законодательству, вы можете предоставить деньги под отчет даже в том случае, если сотрудник компании еще не отчитался по предыдущим полученным средствам.

Для заполнения отчета можно воспользоваться или привычным бланком AO-1, или придумать свой (его нужно обязательно утвердить в приказе об учетной политике). В документе обязательно должны быть следующие поля:

• наименование документа, его дата;
• название компании или ИП;
• суть операции;
• сумма в рублях;
• должности, подписи, фамилии и инициалы всех ответственных лиц.

Как мы уже говорили, документ заполняют подотчетное лицо и бухгалтер. Приводим образец, как заполнить авансовый отчет по чекам.

На лицевой стороне работник заполняет:

• наименование ИП или компании;
• дату;
• ФИО, структурное подразделение, занимаемую должность;
• назначение аванса (цель выдачи и траты подотчетных денег — почтовые, командировочные, хозяйственные, иные расходы);
• в левой части таблицы — остаток или перерасход денег с предыдущего авансового отчета (при отсутствии проставляются прочерки);
• в какой форме получен аванс — наличными, на банковскую карту (корпоративную, зарплатную или личную);
• сумма полученных средств;
• сумма израсходованных средств.

Если подотчетное лицо потратило меньше средств, чем выдано, то разница должна быть вписана в строку «Остаток». Если средств не хватило и сотруднику пришлось потратить свои, то в строку «Перерасход». Во втором случае работник должен написать заявление с просьбой компенсировать свои расходы.

Просматривая представленный образец, как правильно заполнить авансовый отчет, не пропустите пункт, в котором указывается количество подтверждающих документов. Это могут быть:

• накладные;
• товарные и кассовые чеки;
• акты выполненных работ и услуг;
• авиа или ж/д билеты и т.д.

Стандартной практикой стало наклеивание чеков на лист А4 таким образом, чтобы была возможность прочесть всю информацию. Каждый документ нумеруется в хронологическом порядке и прикрепляется к отчету.

Конкретный перечень подтверждающих документов приводится в графах 1-6 на оборотной стороне. Каждая покупка должна быть пронумерована и датирована. Здесь же указывается наименование расхода и сумма (если это была заграничная командировка, то в иностранной валюте).

Под этой информацией подотчетное лицо расписывается и расшифровывает подпись. Затем он передает отчет бухгалтеру или руководителю.

Главная задача бухгалтера — проверить правильность внесения данных. Специалист присваивает отчету номер и вписывает в него табельный номер сотрудника. Сумма ставится прописью на лицевой стороне — для этого есть строка «к утверждению в сумме». Эта информация также дублируется цифрами и на обратной стороне в графе «принято к учету».

Если документация оформляется компанией, то в правой части таблиц специалист должен прописать бухгалтерские счета. В случае с ИП счета можно и не расписывать.

Не нужно несколько документов для учета — достаточно только одного экземпляра. Сотрудник получает расписку, которую заполняет бухгалтер.

Сначала в отчете свою подпись ставит работник, затем бухгалтер и главбух. Заканчивается все проставлением подписи руководителя в правом верхнем углу документа.

Если сотрудник фирмы возвращает остаток или, наоборот, получает компенсацию, то бухгалтер заполняет соответствующие строки: «Остаток внесен» или «Перерасход выдан». Также указывается информация отчетного документа.

Часто авансовые отчеты заполняются именно по командировкам. Для этого также используется бланк АО-1, а информация тоже вносится подотчетным лицом и бухгалтером.

Документация предоставляется как в электронном виде, так и в бумажном. К электронной версии отчета прилагаются сканы и файлы.

Для того чтобы подтвердить расходы и заполнить авансовый отчет по билетам, нужны следующие документы:

• счета;
• договоры оказания услуг;
• чеки;
• билеты;
• накладные и т.д.

Если командировка была за границу, то форма отчета не меняется. Однако нужно перевести подтверждающие документы построчно и приложить данные на дополнительном листе. Это можно сделать как самостоятельно, так и воспользоваться услугами переводчика.

Предоставить отчетную документацию и заполнить авансовый отчет по билетам можно и в электронной форме. Сотруднику понадобятся:

• посадочный талон и маршрутная квитанция — если был перелет на самолете;
• контрольный купон к электронному билету — если поездка осуществлялась на поезде.

Оплата такси и общественного транспорта осуществляются из суточных, которые начисляются для дополнительных расходов.

Находясь в командировке, сотрудник может проживать как в гостинице, так и в съемном жилье. В любом случае к отчету нужно прикрепить различные подтверждающие документы.

• Если сотрудник проживал в гостинице, то нужно прикрепить договор оказания услуг вместе с кассовым чеком.
• Если для проживания использовалось съемное жилье, то договор найма жилого помещения или расписку от собственника жилья.

Если расходы не могут быть подтверждены какими-либо документами, а их обязательно нужно учесть и возместить, то нужно издать специальный приказ. Это позволит правильно заполнить авансовый отчет по билетам.

Не всегда получается правильно заполнить авансовый отчет по командировке — случаются ошибки. Мы разберем наиболее распространенные из них.

Закон не обязывает их разрабатывать, однако практика свидетельствует о том, что они очень полезны и пригодятся как работникам, так и работодателям. Все стороны будут знать регламент работы с отчетами, соблюдать сроки и правила.

Специалисты рекомендуют разработать Положение о расчетах с подотчетными лицами. Оно будет особенно полезно для разрешения конфликтных ситуаций внутри организации, защитит права как работодателя, так и работника.

Ошибка связана с внесением некорректных данных в отчетную документацию. Исправить ее можно следующим образом:

• согласовать внесение исправлений со всеми лицами, которые составляют и подписывают отчет;
• аккуратно зачеркнуть ошибочную запись;
• рядом указать верные данные;
• указать дату исправления;
• заверить запись подписями.

В законодательстве нет определенного перечня документов, которые работник должен приложить к авансовому отчету. Однако есть требования к ним.

В документах обязательно должны быть реквизиты. Если их нет, то их принимать к учету нельзя, как и возмещать расходы по ним.

Бухгалтер не должен принимать приложенные документы, если:

• они повреждены или выцвели, а реквизиты в них нельзя прочесть;
• в них приведена информация об операциях, не соответствующих характеру отчетности (дата оплаты услуг не совпадает с датами командировки).

Если подтверждающих документов нет, то можно учесть только один вид командировочных — суточные.

Авансовые отчеты относятся к категории первичных документов. Они хранятся в течение 5 лет с момента создания.

Может возникнуть ошибочное мнение, что авансовый отчет не нужен. Может быть, вы не хотите учитывать некоторые расходы или они просто не нужны для расчета налога.

Если сотрудник не вернул предоставленные ему средства и не дал отчет, то проверяющая организация может посчитать эту сумму его доходом. Соответственно, ваша компания должна была удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но она этого не сделала, и вам придется заплатить штраф в размере 20% от суммы доначислений.

Неправильная работа с первичной документацией (отчет не сдан в срок, комплект документов неполный) грозит штрафом в размере 10 тысяч рублей. Если ситуация будет допущена повторно — то в размере 20 тысяч рублей.

Мы рассказали, как заполнять авансовый отчет правильно. Внимательно относитесь к отчетной документации, и у вашего бизнеса никогда не будет проблем с контролирующими органами.