Бухгалтерский аутсорсинг
Любому бизнесмену поневоле приходится озадачиться организацией учета, ведь бухгалтерский учет необходим с самого начала деятельности и до полной ликвидации бизнеса. Работа бухгалтерии компании нужна не только для формирования отчетности в нужные инстанции, но и самому бизнесмену, так как достоверные учетные данные помогут ему оценить в целом эффективность деятельности компании и своевременно принять важные управленческие решения.
Все основополагающие моменты бухгалтерского учета прописаны в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ от 06.12.2011г. В частности, в нем установлено, что руководитель компании обязан организовать бухгалтерский учет, при этом, предлагается выбор вариантов ведения бухгалтерии, с учетом специфики бизнеса: вести учет самим руководителем, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом.
Выбор того или иного варианта ведения бухгалтерского учета зависит от особенностей ведения бизнеса и тех задач, которые поставлены перед бухгалтерией. Любой вариант имеет свои плюсы и минусы.
Уместно вспомнить поговорку, что хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже, поэтому ориентироваться только на оплату при выборе специалиста не объективно. Возможно, опытный бухгалтер обойдется дороже, но зато можно быть уверенным, что не придется платить штрафы за его ошибки. Преимущество штатного бухгалтера в том, что он всегда «под рукой». Постоянное взаимодействие в работе позволит руководству компании контролировать процессы бухгалтерии, а со стороны бухгалтера это оперативная вовлеченность в работу. При этом есть существенные минусы штатной бухгалтерии.
Самый существенный минус — это дополнительные траты для организации работы бухгалтера, в том числе на оборудование рабочего места, приобретение материалов (канцелярских принадлежностей, носителей информации, и т.п.), приобретение программного обеспечения, расходы на заработную плату и налоги с нее.
Еще один минус то, что штатный бухгалтер может заболеть и ему нужно предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск и может так случится, что заменить бухгалтера в такие периоды будет некем. Штатный бухгалтер защищен нормами ТК РФ.
Самый тревожный минус ведения бухучета своим бухгалтером то, что он может создать проблемы, которые проявятся не сразу, а уже после его ухода из компании. В некоторых случаях такие проблемы могут привести к начислению штрафов и другим неожиданным расходам компании.
Конечно, среднему бизнесу и крупному тем более, не обойтись без отдельно выделенного человека для контроля процессов бухгалтерии. В таких компаниях в день может проходить очень большой объем операций и нужен сотрудник, который будет решать проблемы оперативно здесь и сейчас. Стоит заметить, что небольшим компаниям и ИП бухгалтерскую работу лучше отдавать на аутсорсинг.
В целом аутсорсинг — это передача непрофильных функций компании сторонним организациям. Термин не встречается в российском законодательстве, но широко используется на практике. Работники аутсорсинговой организации, которые будут выполнять переданные функции, не находятся в подчинении у компании заказчика услуг. Взаимоотношения между заказчиком и аутсорсинговой компанией представляет собой обычный договор оказания услуг. При этом передать на аутсорсинг можно как функции, так и целые бизнес-процессы, в том числе работу бухгалтерии.
Бухгалтерский аутсорсинг представляет собой возложение выполнения функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности на стороннюю компанию. Компания заказчик платит только за выполненную по договору работу.
Выделяют несколько видов бухгалтерского аутсорсинга. Работа выстраивается обычно так: компания заказчик предоставляет доступы и документы для организации и выполнения работ, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета. В свою очередь аутсорсер подхватывает все процессы, благодаря тому, что они отлажены, автоматизированы, сотрудники обучены стандартам, работают по четким регламентам. Причем услуги не ограничиваются ведением налогового и бухгалтерского учета.
Комплексный бухгалтерский аутсорсинг. При этом, бухгалтерский учет, отчетность и расчеты полностью передают на аутсорсинг, т.е. компания не имеет своей бухгалтерской службы.
Передача отдельных участков учета на аутсорсинг. При этом на сторону передаются только отдельные части учета, сохраняя в штате главного бухгалтера. Обычно аутсорсерам передают участки по расчету заработной платы, обработку первичных документов, учет экспортно-импортных операций, расчеты с контрагентами и другие. Такой вид аутсорсинга позволяет оптимизировать расходы на ведение наиболее трудоемких процессов, ведение которых не требует знаний на уровне главного бухгалтера.
Передача на аутсорсинг только руководство бухгалтерией. При этом на аутсорсинг передается управление бухгалтерией, но сохраняется штат бухгалтерии. Такой вид аутсорсинга приемлем в компаниях малого бизнеса, которые не могут позволить себе высококвалифицированного главного бухгалтера, но специфика бизнеса не позволяет полностью отказаться от бухгалтерии.
Консультирование. У компаний часто возникают вопросы по ведению бизнеса, такая опция позволяет оперативно получить качественные ответы на любые вопросы. Аутсорсинговые компании обычно предлагают всестороннюю экспертную поддержку, что значительно дешевле предлагаемой правовыми справочными системами.
Стартапы. Начинающему бизнесу важно сосредоточится на налаживании бизнес-процессов, не отвлекаясь на такие непростые вопросы как ведение бухгалтерского учета, а содержание собственной бухгалтерии на данном этапе не всегда эффективно.
МСП и ИП. Высококвалифицированный штатный бухгалтер затратное решение для малого бизнеса, поэтому удаленная бухгалтерия будет для него самым оптимальным вариантом, позволяющим оптимизировать расходы.
Холдинги. Крупному бизнесу имеет смысл передать на аутсорсинг наиболее рутинные и трудоемкие участки учета, что позволит сэкономить на инфраструктуре и снизить текущие издержки.
Иностранный бизнес. Иностранным компаниям и представительствам сподручнее доверить бухгалтерский учет российской аутсорсинговой компании, чем углубляться в тонкости российского законодательства, учета и специфику бизнес-процессов.
Специфический бизнес. Под такой бизнес всегда сложно и дорого подобрать узких специалистов с профильным опытом, обладающих неординарными знаниями и разбирающимися в тонкостях учета, а в аутсорсинговых компаниях такие специалисты всегда есть.
Сезонная деятельность. Компаниям, имеющим сезонный характер работы, невыгодно иметь постоянную бухгалтерию. Компаниями АПК, туристического бизнеса аутсорсинг бухгалтерских услуг востребован.
Компании с двумя и более учредителями. Передача бухгалтерии на сторону обеспечивает равный доступ пользователей к результатам учета, устраняет влияние человеческого фактора в случае конфликта интересов собственников бизнеса.
Плюсы:
Минусы:
К выбору потенциального аутсорсера нужно отнестись с максимальным вниманием, при отборе аутсорсера бухгалтерских услуг нужно учитывать следующие важные нюансы:
Все основополагающие моменты бухгалтерского учета прописаны в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ от 06.12.2011г. В частности, в нем установлено, что руководитель компании обязан организовать бухгалтерский учет, при этом, предлагается выбор вариантов ведения бухгалтерии, с учетом специфики бизнеса: вести учет самим руководителем, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом.
Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше
Выбор того или иного варианта ведения бухгалтерского учета зависит от особенностей ведения бизнеса и тех задач, которые поставлены перед бухгалтерией. Любой вариант имеет свои плюсы и минусы.
Уместно вспомнить поговорку, что хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже, поэтому ориентироваться только на оплату при выборе специалиста не объективно. Возможно, опытный бухгалтер обойдется дороже, но зато можно быть уверенным, что не придется платить штрафы за его ошибки. Преимущество штатного бухгалтера в том, что он всегда «под рукой». Постоянное взаимодействие в работе позволит руководству компании контролировать процессы бухгалтерии, а со стороны бухгалтера это оперативная вовлеченность в работу. При этом есть существенные минусы штатной бухгалтерии.
Самый существенный минус — это дополнительные траты для организации работы бухгалтера, в том числе на оборудование рабочего места, приобретение материалов (канцелярских принадлежностей, носителей информации, и т.п.), приобретение программного обеспечения, расходы на заработную плату и налоги с нее.
Еще один минус то, что штатный бухгалтер может заболеть и ему нужно предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск и может так случится, что заменить бухгалтера в такие периоды будет некем. Штатный бухгалтер защищен нормами ТК РФ.
Самый тревожный минус ведения бухучета своим бухгалтером то, что он может создать проблемы, которые проявятся не сразу, а уже после его ухода из компании. В некоторых случаях такие проблемы могут привести к начислению штрафов и другим неожиданным расходам компании.
Конечно, среднему бизнесу и крупному тем более, не обойтись без отдельно выделенного человека для контроля процессов бухгалтерии. В таких компаниях в день может проходить очень большой объем операций и нужен сотрудник, который будет решать проблемы оперативно здесь и сейчас. Стоит заметить, что небольшим компаниям и ИП бухгалтерскую работу лучше отдавать на аутсорсинг.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
В целом аутсорсинг — это передача непрофильных функций компании сторонним организациям. Термин не встречается в российском законодательстве, но широко используется на практике. Работники аутсорсинговой организации, которые будут выполнять переданные функции, не находятся в подчинении у компании заказчика услуг. Взаимоотношения между заказчиком и аутсорсинговой компанией представляет собой обычный договор оказания услуг. При этом передать на аутсорсинг можно как функции, так и целые бизнес-процессы, в том числе работу бухгалтерии.
Бухгалтерский аутсорсинг представляет собой возложение выполнения функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности на стороннюю компанию. Компания заказчик платит только за выполненную по договору работу.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Выделяют несколько видов бухгалтерского аутсорсинга. Работа выстраивается обычно так: компания заказчик предоставляет доступы и документы для организации и выполнения работ, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета. В свою очередь аутсорсер подхватывает все процессы, благодаря тому, что они отлажены, автоматизированы, сотрудники обучены стандартам, работают по четким регламентам. Причем услуги не ограничиваются ведением налогового и бухгалтерского учета.
Комплексный бухгалтерский аутсорсинг. При этом, бухгалтерский учет, отчетность и расчеты полностью передают на аутсорсинг, т.е. компания не имеет своей бухгалтерской службы.
Передача отдельных участков учета на аутсорсинг. При этом на сторону передаются только отдельные части учета, сохраняя в штате главного бухгалтера. Обычно аутсорсерам передают участки по расчету заработной платы, обработку первичных документов, учет экспортно-импортных операций, расчеты с контрагентами и другие. Такой вид аутсорсинга позволяет оптимизировать расходы на ведение наиболее трудоемких процессов, ведение которых не требует знаний на уровне главного бухгалтера.
Передача на аутсорсинг только руководство бухгалтерией. При этом на аутсорсинг передается управление бухгалтерией, но сохраняется штат бухгалтерии. Такой вид аутсорсинга приемлем в компаниях малого бизнеса, которые не могут позволить себе высококвалифицированного главного бухгалтера, но специфика бизнеса не позволяет полностью отказаться от бухгалтерии.
Консультирование. У компаний часто возникают вопросы по ведению бизнеса, такая опция позволяет оперативно получить качественные ответы на любые вопросы. Аутсорсинговые компании обычно предлагают всестороннюю экспертную поддержку, что значительно дешевле предлагаемой правовыми справочными системами.
Кому подходит бухгалтерский аутсорсинг
Стартапы. Начинающему бизнесу важно сосредоточится на налаживании бизнес-процессов, не отвлекаясь на такие непростые вопросы как ведение бухгалтерского учета, а содержание собственной бухгалтерии на данном этапе не всегда эффективно.
МСП и ИП. Высококвалифицированный штатный бухгалтер затратное решение для малого бизнеса, поэтому удаленная бухгалтерия будет для него самым оптимальным вариантом, позволяющим оптимизировать расходы.
Холдинги. Крупному бизнесу имеет смысл передать на аутсорсинг наиболее рутинные и трудоемкие участки учета, что позволит сэкономить на инфраструктуре и снизить текущие издержки.
Иностранный бизнес. Иностранным компаниям и представительствам сподручнее доверить бухгалтерский учет российской аутсорсинговой компании, чем углубляться в тонкости российского законодательства, учета и специфику бизнес-процессов.
Специфический бизнес. Под такой бизнес всегда сложно и дорого подобрать узких специалистов с профильным опытом, обладающих неординарными знаниями и разбирающимися в тонкостях учета, а в аутсорсинговых компаниях такие специалисты всегда есть.
Сезонная деятельность. Компаниям, имеющим сезонный характер работы, невыгодно иметь постоянную бухгалтерию. Компаниями АПК, туристического бизнеса аутсорсинг бухгалтерских услуг востребован.
Компании с двумя и более учредителями. Передача бухгалтерии на сторону обеспечивает равный доступ пользователей к результатам учета, устраняет влияние человеческого фактора в случае конфликта интересов собственников бизнеса.
Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии
Плюсы:
- конкурентные преимущества, связанные со снижением финансовых рисков и возможностью руководству компаний, сосредоточится на бизнесе;
- экономия на содержании штата и оптимизация расходов. Аутсорсинг небольшой компании обойдется в несколько раз дешевле, чем штатный специалист;
- возможность найти удаленного поставщика недорогих, но качественных бухгалтерских услуг без территориальной привязки;
- возможность сменить аутсорсера, договор на бухгалтерское обслуживание можно не продлевать по его истечении либо расторгнуть его, не дожидаясь окончания срока действия, если результат работ не будет устраивать заказчика;
- отсутствие человеческого фактора, связанного с увольнением сотрудника, т.к. все работники аутсорсинговой компании взаимозаменяемы;
- наличие страхования ответственности у организации аутсорсера, т.е. все штрафы и финансовые потери заказчика услуг гарантировано будут возмещены;
- компетентный пул сотрудников аутсорсера, автоматизация учетных процессов, отлаженный внутренний контроль на всех участках бухгалтерии, что исключает ошибки и риск доначислений;
- заинтересованность в максимальном сокращении сроков на решение задач;
- возможность привлечения таких компаний к взаимодействию по консультированию по вопросам налогового и финансового анализа и планирования;
- условие о конфиденциальности в договоре, что позволяет не волноваться за ситуации, связанные с разглашением коммерческой тайны.
Минусы:
- не все организации могут отказаться от штатной бухгалтерии;
- невозможность полностью исключить ошибку в выборе поставщика услуги;
- аутсорсеры не контактируют с контрагентами клиента;
- отдельный расчет за дополнительные услуги;
- отсутствие контроля над рабочим процессом бухгалтерского учета.
- даже полная передача функций бухгалтерии в обслуживающую организацию не освобождает заказчика от ответственности.
Как выбрать бухгалтерскую аутсорсинговую компанию
К выбору потенциального аутсорсера нужно отнестись с максимальным вниманием, при отборе аутсорсера бухгалтерских услуг нужно учитывать следующие важные нюансы:
- срок работы в бухгалтерском аутсорсинге и остановить свой выбор лучше на компании существующей более 7-10 лет;
- масштаб компании, он характеризует ресурсы компании;
- наличие фактического офиса компании и живого сайта;
- многообразие пула клиентов и их рекомендации, что поможет оценить отраслевой опыт компании;
- уровень квалификации специалистов компании;
- наличие подробных регламентов работы, что позволит судить о том, как налажены процессы в компании, ее стандартах;
- технологичность процессов, серьезные бухгалтерские компании применяют дорогие технологии и программные продукты;
- предлагаемое время реагирования на запросы клиента при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультировании;
- наличие полиса страхования финансовой ответственности.
Другие статьи