|
У руководителей предприятий и индивидуальных предпринимателей с момента найма сотрудников возникает обязанность в соблюдении требований, установленных трудовым законодательством РФ. Сегодня каждый работник знает о существовании своих прав и случаи жалоб в трудовую инспекцию весьма участились. В силу этого, мы подготовили материал о проверках трудовых инспекций и как работодателю максимально себя обезопасить от возможных штрафов за различного рода нарушения.
Начнем с того, какие виды проверок существуют и чем они характеризуются:
1) Плановая проверка. Может быть произведена однократно в течение трех лет. На сайте Роструда есть возможность ознакомиться с ежегодным планом проведения плановых проверок.
2) Внеплановая проверка. Основным поводом для внепланового визита служит полученная от заинтересованных лиц информация о нарушениях трудового законодательства. У инспекторов нет обязанности уведомлять о предстоящей проверке, поэтому они могут прийти неожиданно, и вы не сможете отказать в доступе на территорию организации.
Проверки бывают выездные и документарные. Документарная проверка проводится по месту нахождения отделения трудовой инспекции и, как и выездная, может быть плановой и внеплановой. При документарной проверке, инспекторы запрашивают необходимые документы, срок предоставления которых - 10 дней. Оригиналы предоставлять не обязательно, достаточно заверенных копий.
Выездная проводится проводится на территории проверяемой организации. Перед началом проверки инспектор обязан предъявить следующие документы: служебное удостоверение; распоряжение и приказ руководителя трудовой инспекции о назначении проверки. В свою очередь, руководитель организации обязан предоставить возможность ознакомиться с документами, связанными с целями выездной проверки, а также обеспечить доступ проводящих проверку инспекторов на территорию предприятия, в том числе на иные используемые в рамках профессиональной деятельности организации объекты.
Срок проведения проверки- не более 20 рабочих дней. Общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия в год.
Какими полномочиями наделены инспекторы при осуществлении проверочных действий ?
Инспекторы труда имеют право:
1) беспрепятственно посещать в целях проведения инспекции любые организации, любых организационно-правовых форм и форм собственности;
2) осуществлять проверки и расследование причин нарушений законодательства РФ о труде и охране труда;
3) изымать образцы используемых на производстве материалов и веществ с целью проведения диагностики (изъятие образцов должно сопровождаться составлением соответствующих актов );
4) расследовать несчастные случаи на производстве;
5) запрашивать документы организации, объяснения, сведения и любую другую информацию, необходимую для осуществления полномочий в рамках своих компетенций;
6) предъявлять предписания об устранении нарушений законодательства РФ о труде и охране труда или предписания об отстранении от должности;
7) привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства РФ о труде и охране труда;
8) передавать материалы в правоохранительные органы для привлечения виновных лиц к уголовной ответственности, а также предъявлять иски в суд;
9) участвовать в судебном заседании в роли экспертов.
Разглашение инспекторами сведений полученных в процессе исполнения ими своих обязанностей строго запрещается. Кроме того, информация о заявителе может остаться конфиденциальной, если заявитель выразит такое желание.
Работник инспекции не имеет права требовать документов, образцов продукции или проб обследования объектов производственной среды, если они не входят в перечень предметов проверки.
Проверяем состояние кадрового учета предприятия перед визитом инспектора
Для проверки необходимо собирать все имеющиеся кадровые документы и разложить их "по полочкам". Для удобства, рекомендуем составить реестр документов, позволяющий наглядно видеть состояние дел для дальнейшего восстановления имеющихся пробелов.
Для начала следует проверить наличие копий документов сотрудников организации:
1) паспорт или документ удостоверяющий личность;
2) документы воинского учета (для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву);
3) документ об образовании или квалификации (диплом или свидетельство об окончании курсов) - если работа требует специальных знаний или подготовки;
4) СНИЛС;
5) ИНН (не обязательно);
6) Справка о зарплате с прежнего места работы (не обязательно);
7) Если работа требует медицинских справок, то - медицинская справка.
Далее внимательно проверяем наличие других обязательных документов и сопоставляем всю дублирующуюся информацию
I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы
- Заявление и приказы о приеме работников на работу
- Приказы о переводе на другую работу
- Приказы на увольнение
- Приказы о поощрении работника
- Приказ о предоставлении отпуска работнику и уведомления о предстоящем отпуске
- Приказы о направлении работников в командировки
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
- Трудовые книжки (с внесением данных о приеме и переводе)
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
3. Информационно-расчетные документы
- Личная карточка работника
- Табель учета рабочего времени
- Штатное расписание
- График отпусков
- Расчетная ведомость и Платежная ведомость или Расчетно-платежная ведомость
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
- Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником
- Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
- Листки о временной нетрудоспособности
- Командировочные документы
4. Внутренняя служебная переписка
- Все заявления работников которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.
II. Внутренние нормативные акты по труду
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение об оплате труда
- Положение о премировании
- Положение о защите персональных данных работников
- Должностные инструкции работников
- Положение о коммерческой тайне
- Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов
- Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
- Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
Содержание вышеупомянутых документов не должно противоречить реальной картине дел в организации, важно сопоставить всю полученную информацию и исключить какие-либо расхождения. Исходя из специфики деятельности организации, может потребоваться и другая документация, выше рассмотрен один из типичных примеров.
Следует особо внимательно отнестись к штатному расписанию и выплатам заработной платы. Соберите все что содержит информацию о каких-либо перечислениях, а именно: ведомости, приказы, заявления, расчетные лист, внутренние расчеты и т.д. Чем больше источников, тем проще будет разобраться в прошлых периодах. Благодаря этому, мы сможем увидеть даты перечисления заработной платы, авансов, отпускных, премий и других выплат. Эту информацию следует сопоставить с договорами, локальными нормативными актами, приказами и прочими внутренними документами. Кроме того, необходимо проследить и проверить документальную фиксацию изменения которые могли быть, а именно: изменение окладов, введение новых штатных единиц, исключение штатных единиц, увольнения и приемы сотрудников и др. Не следует забывать о внесении и проверке содержания вышеупомянутой информации в личных карточках. Так же, не следует забывать об обязанности документально зафиксировать круг лиц, ответственных за документы и сделать соответствующие приказы.
Кроме того, не следует забывать про специальную оценку рабочих мест и охрану труда, так как большинство выявленных нарушений связано именно с этой областью. Среди основных нарушений которые встречаются в организациях (в том числе производственных), можно выделить:
1. Отсутствие специалиста по охране труда, нет службы по охране труда
2. Для работников не проведен инструктаж по технике безопасности и охране труда
3. Работники не обеспечены средствами индивидуальной защиты
4. На предприятии не проведена специальная оценка условий труда (аттестация рабочих мест)
5. В организации не проводятся обязательные медицинские осмотры
6. Работникам, занятым на участках с вредными и опасными условиями труда, не предоставляются гарантии
Для их предупреждения в организации необходимо разработать и утвердить:
- инструкции по охране труда (на основе межотраслевых или отраслевых типовых инструкций по охране труда);
- перечень инструкций по охране труда, действующих в данной организации;
- журналы регистрации инструктажа: вводного, первичного и повторного (при необходимости - внепланового и целевого);
- журнал регистрации инструкций по охране труда для работников;
- журнал учета выдачи инструкций по охране труда работникам;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- личные карточки сертифицированных средств индивидуальной защиты;
- график периодических медицинских осмотров;
- положение о порядке выдачи работникам средств коллективной и индивидуальной защиты и др.
Перечень документов будет зависеть от специфики деятельности организации. Инструкция по охране труда утверждается приказом. Работники должны быть ознакомлены с данной инструкцией под роспись. Как правило, для этого заводится отдельный журнал. Ознакомление производится в момент принятия работника на работу либо после издания документа по организации.
Как мы видим, деятельность даже небольшой компании сопровождается большим количеством документации. За отклонение от норм трудового законодательства могут назначаться внушительные штрафы. Например за уклонение от оформления, либо ненадлежащее оформление трудового договора влечет за собой штраф в размере до 100 000 руб. (за первое нарушение) или до 200 000 руб. (за повторное нарушение), нарушение требований охраны труда - штраф до 80 000 руб. (при первом нарушении) или до 200 000 руб. (за повторное нарушение), непроведение специально оценки условий труда - до 80 000 руб. (за первое нарушение), до 200 000 руб. (при повторном нарушении), допуск к работе сотрудника, не прошедшего обучение по охране труда или медосмотр - до 130 000 руб. (при первом нарушении) или до 200 000 руб. (при повторном нарушении).
Для подготовки к проверкам трудовой инспекции и во избежание крупных штрафов, рекомендуем Вам доверять упомянутые выше участки вашего бизнеса профессионалам и более внимательно относиться к требованиям законодательства. Кроме того, периодически следует проводить внутренний аудит текущей документации и следить за изменениями в законодательствами. Желаем удачи !
Начнем с того, какие виды проверок существуют и чем они характеризуются:
1) Плановая проверка. Может быть произведена однократно в течение трех лет. На сайте Роструда есть возможность ознакомиться с ежегодным планом проведения плановых проверок.
2) Внеплановая проверка. Основным поводом для внепланового визита служит полученная от заинтересованных лиц информация о нарушениях трудового законодательства. У инспекторов нет обязанности уведомлять о предстоящей проверке, поэтому они могут прийти неожиданно, и вы не сможете отказать в доступе на территорию организации.
Проверки бывают выездные и документарные. Документарная проверка проводится по месту нахождения отделения трудовой инспекции и, как и выездная, может быть плановой и внеплановой. При документарной проверке, инспекторы запрашивают необходимые документы, срок предоставления которых - 10 дней. Оригиналы предоставлять не обязательно, достаточно заверенных копий.
Выездная проводится проводится на территории проверяемой организации. Перед началом проверки инспектор обязан предъявить следующие документы: служебное удостоверение; распоряжение и приказ руководителя трудовой инспекции о назначении проверки. В свою очередь, руководитель организации обязан предоставить возможность ознакомиться с документами, связанными с целями выездной проверки, а также обеспечить доступ проводящих проверку инспекторов на территорию предприятия, в том числе на иные используемые в рамках профессиональной деятельности организации объекты.
Срок проведения проверки- не более 20 рабочих дней. Общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия в год.
Какими полномочиями наделены инспекторы при осуществлении проверочных действий ?
Инспекторы труда имеют право:
1) беспрепятственно посещать в целях проведения инспекции любые организации, любых организационно-правовых форм и форм собственности;
2) осуществлять проверки и расследование причин нарушений законодательства РФ о труде и охране труда;
3) изымать образцы используемых на производстве материалов и веществ с целью проведения диагностики (изъятие образцов должно сопровождаться составлением соответствующих актов );
4) расследовать несчастные случаи на производстве;
5) запрашивать документы организации, объяснения, сведения и любую другую информацию, необходимую для осуществления полномочий в рамках своих компетенций;
6) предъявлять предписания об устранении нарушений законодательства РФ о труде и охране труда или предписания об отстранении от должности;
7) привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства РФ о труде и охране труда;
8) передавать материалы в правоохранительные органы для привлечения виновных лиц к уголовной ответственности, а также предъявлять иски в суд;
9) участвовать в судебном заседании в роли экспертов.
Разглашение инспекторами сведений полученных в процессе исполнения ими своих обязанностей строго запрещается. Кроме того, информация о заявителе может остаться конфиденциальной, если заявитель выразит такое желание.
Работник инспекции не имеет права требовать документов, образцов продукции или проб обследования объектов производственной среды, если они не входят в перечень предметов проверки.
Проверяем состояние кадрового учета предприятия перед визитом инспектора
Для проверки необходимо собирать все имеющиеся кадровые документы и разложить их "по полочкам". Для удобства, рекомендуем составить реестр документов, позволяющий наглядно видеть состояние дел для дальнейшего восстановления имеющихся пробелов.
Для начала следует проверить наличие копий документов сотрудников организации:
1) паспорт или документ удостоверяющий личность;
2) документы воинского учета (для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву);
3) документ об образовании или квалификации (диплом или свидетельство об окончании курсов) - если работа требует специальных знаний или подготовки;
4) СНИЛС;
5) ИНН (не обязательно);
6) Справка о зарплате с прежнего места работы (не обязательно);
7) Если работа требует медицинских справок, то - медицинская справка.
Далее внимательно проверяем наличие других обязательных документов и сопоставляем всю дублирующуюся информацию
I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы
- Заявление и приказы о приеме работников на работу
- Приказы о переводе на другую работу
- Приказы на увольнение
- Приказы о поощрении работника
- Приказ о предоставлении отпуска работнику и уведомления о предстоящем отпуске
- Приказы о направлении работников в командировки
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
- Трудовые книжки (с внесением данных о приеме и переводе)
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
3. Информационно-расчетные документы
- Личная карточка работника
- Табель учета рабочего времени
- Штатное расписание
- График отпусков
- Расчетная ведомость и Платежная ведомость или Расчетно-платежная ведомость
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
- Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником
- Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
- Листки о временной нетрудоспособности
- Командировочные документы
4. Внутренняя служебная переписка
- Все заявления работников которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.
II. Внутренние нормативные акты по труду
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение об оплате труда
- Положение о премировании
- Положение о защите персональных данных работников
- Должностные инструкции работников
- Положение о коммерческой тайне
- Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов
- Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
- Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
Содержание вышеупомянутых документов не должно противоречить реальной картине дел в организации, важно сопоставить всю полученную информацию и исключить какие-либо расхождения. Исходя из специфики деятельности организации, может потребоваться и другая документация, выше рассмотрен один из типичных примеров.
Следует особо внимательно отнестись к штатному расписанию и выплатам заработной платы. Соберите все что содержит информацию о каких-либо перечислениях, а именно: ведомости, приказы, заявления, расчетные лист, внутренние расчеты и т.д. Чем больше источников, тем проще будет разобраться в прошлых периодах. Благодаря этому, мы сможем увидеть даты перечисления заработной платы, авансов, отпускных, премий и других выплат. Эту информацию следует сопоставить с договорами, локальными нормативными актами, приказами и прочими внутренними документами. Кроме того, необходимо проследить и проверить документальную фиксацию изменения которые могли быть, а именно: изменение окладов, введение новых штатных единиц, исключение штатных единиц, увольнения и приемы сотрудников и др. Не следует забывать о внесении и проверке содержания вышеупомянутой информации в личных карточках. Так же, не следует забывать об обязанности документально зафиксировать круг лиц, ответственных за документы и сделать соответствующие приказы.
Кроме того, не следует забывать про специальную оценку рабочих мест и охрану труда, так как большинство выявленных нарушений связано именно с этой областью. Среди основных нарушений которые встречаются в организациях (в том числе производственных), можно выделить:
1. Отсутствие специалиста по охране труда, нет службы по охране труда
2. Для работников не проведен инструктаж по технике безопасности и охране труда
3. Работники не обеспечены средствами индивидуальной защиты
4. На предприятии не проведена специальная оценка условий труда (аттестация рабочих мест)
5. В организации не проводятся обязательные медицинские осмотры
6. Работникам, занятым на участках с вредными и опасными условиями труда, не предоставляются гарантии
Для их предупреждения в организации необходимо разработать и утвердить:
- инструкции по охране труда (на основе межотраслевых или отраслевых типовых инструкций по охране труда);
- перечень инструкций по охране труда, действующих в данной организации;
- журналы регистрации инструктажа: вводного, первичного и повторного (при необходимости - внепланового и целевого);
- журнал регистрации инструкций по охране труда для работников;
- журнал учета выдачи инструкций по охране труда работникам;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- личные карточки сертифицированных средств индивидуальной защиты;
- график периодических медицинских осмотров;
- положение о порядке выдачи работникам средств коллективной и индивидуальной защиты и др.
Перечень документов будет зависеть от специфики деятельности организации. Инструкция по охране труда утверждается приказом. Работники должны быть ознакомлены с данной инструкцией под роспись. Как правило, для этого заводится отдельный журнал. Ознакомление производится в момент принятия работника на работу либо после издания документа по организации.
Как мы видим, деятельность даже небольшой компании сопровождается большим количеством документации. За отклонение от норм трудового законодательства могут назначаться внушительные штрафы. Например за уклонение от оформления, либо ненадлежащее оформление трудового договора влечет за собой штраф в размере до 100 000 руб. (за первое нарушение) или до 200 000 руб. (за повторное нарушение), нарушение требований охраны труда - штраф до 80 000 руб. (при первом нарушении) или до 200 000 руб. (за повторное нарушение), непроведение специально оценки условий труда - до 80 000 руб. (за первое нарушение), до 200 000 руб. (при повторном нарушении), допуск к работе сотрудника, не прошедшего обучение по охране труда или медосмотр - до 130 000 руб. (при первом нарушении) или до 200 000 руб. (при повторном нарушении).
Для подготовки к проверкам трудовой инспекции и во избежание крупных штрафов, рекомендуем Вам доверять упомянутые выше участки вашего бизнеса профессионалам и более внимательно относиться к требованиям законодательства. Кроме того, периодически следует проводить внутренний аудит текущей документации и следить за изменениями в законодательствами. Желаем удачи !